SOW‐4: 容許銷售部門指示庫存工作人員進(jìn)行檢貨，并通知運(yùn)輸部門有關(guān)訂單的運(yùn)送要求。
SOW‐5: 在銷售部門計(jì)算有關(guān)訂單的總金額，運(yùn)送費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)用，并生成發(fā)票送交客戶。
SOW‐6: 自動(dòng)更新倉(cāng)庫貨品儲(chǔ)存量，如有關(guān)貨品低于最低數(shù)時(shí)，建立貨品生產(chǎn)通知單并傳送到生產(chǎn)規(guī)劃部。
SOW‐7: 自動(dòng)通知業(yè)務(wù)點(diǎn)有關(guān)訂單發(fā)貨日期。
SOW‐8: 有關(guān)發(fā)票內(nèi)容自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)會(huì)計(jì)部門，建立有關(guān)應(yīng)收賬款記錄。
SOW 并不是我們所說的系統(tǒng)功能，是在項(xiàng)目完結(jié)后這個(gè)系統(tǒng)所應(yīng)該提供的最終目的。以上的SOW 說明了這個(gè)項(xiàng)目的范圍，包括的有關(guān)部門及現(xiàn)有系統(tǒng)的連接。在客戶確認(rèn)后每一個(gè)SOW 將當(dāng)作一個(gè)ToR處理，這個(gè)ToR 便成為整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目中的一個(gè)子項(xiàng)目(也是子項(xiàng)目名稱的起源)。如何才知道我們建立的SOW 已經(jīng)包含整個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)部門，如何保證這個(gè)范圍能夠有效地提供一套“訂單管理”的系統(tǒng)，這需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)行業(yè)有一定的理解，同時(shí)為保證開發(fā)過程中能夠控制范圍的變動(dòng)，在有關(guān)文檔中明確說明SOW 所包含或不包含那些工作。利用“包含(Inclusive)”和“不包含(Exclusive)”的說明來牢牢地建立一個(gè)固定項(xiàng)目范圍。
在項(xiàng)目規(guī)劃完成后，系統(tǒng)分析師便按照被分派的SOW 采用ToR 的調(diào)查方式進(jìn)行深入調(diào)查，對(duì)有關(guān)工作進(jìn)行訪談，理解有關(guān)SOW 的工作流程后對(duì)有關(guān)流程進(jìn)行分析，并找尋初步的解決方案。如何利用科技取代電話咨詢庫存量，利用科技取代傳真把訂單從業(yè)務(wù)部門傳送回銷售部門，或取代傳真送貨通知單到運(yùn)輸部門，取代內(nèi)部文件傳送發(fā)票副本到會(huì)計(jì)部門等等工作，什么時(shí)候需要進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，需要打印發(fā)票或其它有關(guān)報(bào)告等工作便成為項(xiàng)目的功能需求。
如果在開發(fā)過程中，用戶認(rèn)為需要貨品在運(yùn)送完畢后，收貨單應(yīng)該自動(dòng)確認(rèn)有關(guān)應(yīng)收賬款的作業(yè)流程，或者需要增加萬一退貨后的訂單處理操作流程時(shí)，我們便可以依據(jù)原SOW 來控制項(xiàng)目的范圍變動(dòng)，因?yàn)檫@兩項(xiàng)操作流程并沒有在項(xiàng)目的SOW 中說明。如果用戶認(rèn)為一定需要增加這兩個(gè)操作流程，那么項(xiàng)目的范圍會(huì)變動(dòng)，帶出額外的工作量，額外的開發(fā)時(shí)間，額外的投資預(yù)算，修正系統(tǒng)的架構(gòu)，增加軟件模塊，追加人力資源等等因應(yīng)的后果。有能力的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人會(huì)盡量說服客戶把有關(guān)工作在目前的系統(tǒng)建設(shè)完成后才進(jìn)行處理，避免延誤項(xiàng)目的進(jìn)度和交付日期。
這個(gè)系統(tǒng)集成的項(xiàng)目再一次說明如何從項(xiàng)目范圍中建立有關(guān)功能需求。建立功能需求是軟件從業(yè)人員的責(zé)任，不是客戶或用戶能夠提供的內(nèi)容。在完成人工操作過程分析訂立系統(tǒng)的功能需求后，更要進(jìn)一步考慮如何讓科技提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。也許在設(shè)計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)當(dāng)時(shí)的貨品運(yùn)送流程是從倉(cāng)庫直接送到銷售部門，再由銷售部門安排貨品連同發(fā)票一起送到客戶的指定地點(diǎn)，設(shè)計(jì)師可能考慮是否可以直接從倉(cāng)庫把貨品運(yùn)送到客戶指定地點(diǎn)，銷售部門另外把有關(guān)發(fā)票直接送交客戶?這個(gè)改變會(huì)為企業(yè)帶來多大效率改善?有了確實(shí)的構(gòu)思后便需要說服用戶這個(gè)系統(tǒng)如何能夠更有效地完成有關(guān)貨品運(yùn)送的過程，要說服用戶這些功能可以提升貨品運(yùn)送的效率和客戶滿意度，讓銷售部門和運(yùn)輸部門可以體會(huì)未來的工作流程將有所改變。決定最終解決方案及用戶認(rèn)可后依據(jù)分析師的建議建立有關(guān)系統(tǒng)的功能，交由系統(tǒng)設(shè)計(jì)師對(duì)有關(guān)功能進(jìn)行模塊組合及邏輯設(shè)計(jì)。到這里，我們可以清楚知道系統(tǒng)建設(shè)不是依據(jù)客戶的需求而建設(shè)，是依據(jù)如何達(dá)到項(xiàng)目最終目的和項(xiàng)目的最終交付而建設(shè)。需求不是客戶或用戶提供，是我們作為一個(gè)專業(yè)人員依據(jù)我們要開發(fā)的項(xiàng)目目標(biāo)(如何達(dá)到)和項(xiàng)目的最終交付而制定出來的結(jié)果。沒有項(xiàng)目范圍，我們便不能建立有關(guān)系統(tǒng)的功能。沒有項(xiàng)目范圍，我們便不能控制任務(wù)的工作量，不能預(yù)估完成日期并按時(shí)完成。
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文章來源：中國(guó)項(xiàng)目管理資源網(wǎng)
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