一名項(xiàng)目經(jīng)理溝通的時間占到工作時間的80%，所以如何提高溝通效率就變成了項(xiàng)目經(jīng)理提高工作效率的重點(diǎn)。
一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，無疑是一個好的溝通者。因?yàn)�，專業(yè)的技能可以使你成為某個領(lǐng)域的專家，但出色的溝通技能，則是你邁向成功管理者的一個關(guān)鍵因素。毫無疑問，溝通作為一種“軟技能”，是項(xiàng)目經(jīng)理所必須具備的。
很多項(xiàng)目經(jīng)理都知道溝通是很重要的，因?yàn)?a href=http://m.opto-elec.com.cn/knowledge/klmore.asp?type=198 target=_blank>項(xiàng)目經(jīng)理工作時間中的80%左右都是在溝通，可是現(xiàn)實(shí)中，有多少個項(xiàng)目經(jīng)理真正花時間去學(xué)習(xí)、去研究過溝通呢?真正了解溝通的本質(zhì)與方法的項(xiàng)目經(jīng)理又有多少呢?這就引發(fā)了一些有趣的話題：為什么溝通這么重要，大家不去研究溝通呢?我們是不是可以得出這樣的結(jié)論：提高溝通效率就可以提高項(xiàng)目經(jīng)理的工作效率。如果結(jié)論成立，那提高溝通效率就應(yīng)該成為項(xiàng)目經(jīng)理提高工作效率的重點(diǎn)。如何提高溝通的效率呢?我建議可以從項(xiàng)目溝通需求分析開始，從培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理自身溝通的好習(xí)慣做起，這樣一定能提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果。
一、做好溝通規(guī)劃，確定溝通目標(biāo)
在項(xiàng)目管理人員之中，有相當(dāng)多的項(xiàng)目經(jīng)理常常都在疲于應(yīng)付那些層出不窮的項(xiàng)目問題，基本上屬于“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的救火隊員，每天忙于溝通但效率低下，雖然也有很多項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常參與各層面的溝通會議，但效果卻不見得有多好。這也是目前很多項(xiàng)目經(jīng)理的工作現(xiàn)狀，無論是管理50人/月、100人/月還是更多的人的項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理都處于責(zé)任大、壓力更大的狀態(tài)下。之所以會出現(xiàn)這種現(xiàn)象，部分是因?yàn)轫?xiàng)目中缺乏行之有效的溝通流程與方法，也有部分是因?yàn)檫@些項(xiàng)目管理人員溝通意識薄弱。
一個公司的項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)員A，在談到項(xiàng)目管理時，感受頗多：“現(xiàn)在跟進(jìn)項(xiàng)目時，一般都是我全程跟蹤，跟各方面溝通，因?yàn)楣卷?xiàng)目多，有時一個項(xiàng)目經(jīng)理要管幾個項(xiàng)目，所以項(xiàng)目經(jīng)理投入到不同項(xiàng)目的時間有限。比如項(xiàng)目進(jìn)行中出現(xiàn)了技術(shù)問題，我會要求項(xiàng)目工程師解決，并要求其給出計劃及時間表，但往往項(xiàng)目工程師遲遲交不了計劃，拖拉幾天后才給計劃，又因?yàn)閯e的部門拖延時間，就會導(dǎo)致計劃又延誤。類似情況我經(jīng)常向項(xiàng)目經(jīng)理反映，他因?yàn)橛泻芏囗?xiàng)目在身，也只能抽空催項(xiàng)目工程師和其他部門，更多時間是讓我來催促。但我對他們既沒有考核權(quán)也沒有命令權(quán)，所以經(jīng)常爭吵不止，而出了問題，項(xiàng)目經(jīng)理通常只會找我負(fù)責(zé)，真的很無奈!”
這個案例中的主要溝通問題是沒有做好溝通規(guī)劃，溝通目標(biāo)不清晰，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該承擔(dān)主要責(zé)任。當(dāng)然這個公司的WBS(工作分解結(jié)構(gòu))也有些問題，責(zé)權(quán)不清。如果該公司項(xiàng)目經(jīng)理能建立信息發(fā)布、績效報告的平臺與系統(tǒng)，區(qū)分了與不同利害關(guān)系者溝通的目的和方法，項(xiàng)目中的溝通問題就會比較容易理順了。項(xiàng)目經(jīng)理還要確定項(xiàng)目溝通通常需要的信息，盡可能化繁為簡地溝通，為此項(xiàng)目經(jīng)理要做好以下幾方面的工作：明確組織機(jī)構(gòu)圖;明確項(xiàng)目組織和利害關(guān)系者職責(zé)關(guān)系;列出項(xiàng)目中涉及的學(xué)科、部門和專業(yè);列出多少人參與項(xiàng)目、在何地參與項(xiàng)目等后勤物流因素;內(nèi)部信息需求分析;外部信息需求分析;利害關(guān)系者信息需求分析。案例中的項(xiàng)目協(xié)調(diào)員在項(xiàng)目中的地位與作用都不及項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理不應(yīng)該讓項(xiàng)目協(xié)調(diào)員承擔(dān)超出他責(zé)任與能力的工作事項(xiàng)。
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文章來源：項(xiàng)目經(jīng)理溝通的四個好習(xí)慣
 締造高效的項(xiàng)目團(tuán)隊課程方案
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