無能為力的定義是缺少行動(dòng)的權(quán)力或能力。在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)可能覺得他們自己處在無能為力的境地，不能讓項(xiàng)目按照目標(biāo)要求的方式來進(jìn)行。
理解
無能為力導(dǎo)致行動(dòng)能力的退化。無能為力經(jīng)常會(huì)演變?yōu)椴荒苡行У剡\(yùn)用可用的權(quán)力或影響力。改錯(cuò)誤將導(dǎo)致任憑時(shí)間流逝，問題發(fā)生，卻不采取行動(dòng)。
項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者有時(shí)能從他人提供的可選方案中受益，而這些可選方案他們之前可能從未考慮過。然而，并不是所有的項(xiàng)目經(jīng)理都愿意接受或采取與自己想法不同的觀點(diǎn)。
案例分析
我被邀請(qǐng)去支持一個(gè)項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)努力工作了數(shù)月以讓他們的客戶滿意。遺憾的是，他們工作越努力，投入的時(shí)間越多，越感覺對(duì)項(xiàng)目交付物、目標(biāo)和結(jié)果的控制力越少。無論他們做什么，似乎都沒有任何積極的結(jié)果。在客戶感覺到項(xiàng)目失控后，項(xiàng)目最終取消——項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)失去了客戶的信任。為該問題付出的代價(jià)包括項(xiàng)目經(jīng)理被免職，對(duì)目標(biāo)、目的、產(chǎn)品和項(xiàng)目能力的重新審核，長(zhǎng)達(dá)6個(gè)月之久的挽救項(xiàng)目的努力宣告失敗，失去合同。
從該案例中吸取的重要教訓(xùn)是：重視和客戶保持緊密聯(lián)系，覺察到問題后立即采取措施。
危險(xiǎn)信號(hào)
無能為力的危險(xiǎn)信號(hào)包括：
①不能就需求優(yōu)先級(jí)達(dá)成一致。
②缺少讓項(xiàng)目朝預(yù)期方向發(fā)展的明確指導(dǎo)。
③不能及時(shí)做出決策。
④沒能主動(dòng)地解決客戶和干系人共同擔(dān)心的問題。
⑤無效的溝通妨礙了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)小組達(dá)成共識(shí)。
⑥沒有向客戶提供信息。
⑦缺乏質(zhì)量控制。
⑧方法不斷改變，沒有堅(jiān)定的目標(biāo)。
⑨太多不協(xié)調(diào)的措施，不能相互結(jié)合、彼此支持。
⑩為改變而改變。
?缺少明確定義的項(xiàng)目方法和方法論。
?事倍功半。
?意外。
?缺少完成工作的技能和知識(shí)。
?錯(cuò)誤方法的運(yùn)用
解決辦法
項(xiàng)目經(jīng)理必須把客戶的真正需求和目標(biāo)放在首位，即使有時(shí)需要幫助客戶弄清楚這些需求和目標(biāo)是什么。如果項(xiàng)目目標(biāo)沒有以滿足所有干系人需求的方式來定義，第一步應(yīng)該與干系人就能真正滿足其需求的交付物和性能方面達(dá)成一致。完成這一任務(wù)的有效機(jī)制是舉行一場(chǎng)由所有關(guān)鍵干系人代表參加的“需求研討會(huì)”。一位有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理能幫助干系人定義項(xiàng)目任務(wù)和目標(biāo)，并就此達(dá)成一致。首先要投入時(shí)間和精力來確定項(xiàng)目任務(wù)和范圍，其次要確定優(yōu)先級(jí)，確保項(xiàng)目工作能首先滿足最重要的需求。
另一個(gè)解決辦法是讓客戶和干系人參與項(xiàng)目的執(zhí)行。舉行項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和干系人代表例會(huì)，分享信息，并確保干系人認(rèn)可正在開展的工作。
請(qǐng)求外部審核是另一個(gè)解決辦法。通過目標(biāo)評(píng)估形成建議和意見，給團(tuán)隊(duì)注入信心，使項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)重新振作。
通過培訓(xùn)來提高技能、知識(shí)和技術(shù)也是有益的。
項(xiàng)目經(jīng)理在開始感覺無能為力時(shí)迅速采取行動(dòng)是至關(guān)重要的——問題解決得越早越好。項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)理、其他項(xiàng)目經(jīng)理和資源可提供幫助。
處理無能為力的技巧
①設(shè)定可行的、明確定義的目標(biāo)和目的。
②開展項(xiàng)目工作前了解客戶真正的需求。起草一份項(xiàng)目任務(wù)和范圍文件。舉行需求研討會(huì)，確立優(yōu)先級(jí)。
③針對(duì)項(xiàng)目中確實(shí)發(fā)生的情況，保持與客戶干系人良好的溝通。
④讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)參與重大的決策，傾聽建議并及時(shí)采取措施。
⑤確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員受過相關(guān)培訓(xùn)并由經(jīng)驗(yàn)。
⑥促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、互相支持。
⑦在與他人打交道和開展項(xiàng)目工作時(shí)不能忽視項(xiàng)目目標(biāo)。