下面這個小故事可能很多人都看著眼熟：公司里有4個人，名字分別叫“所有人”“某個人”“任何人”和“沒有人”。每當(dāng)公司有重要的工作需要完成時，“所有人”被要求去做?！八腥恕焙艽_定“某個人”會去做，而且“任何人”也可以做，但結(jié)果往往是“沒有人”去完成。于是“某個人”很生氣，因為這是“所有人”的工作?！八腥恕闭J(rèn)為“任何人”也可以做，但是“沒有人”了解，“所有人”是不會去做的。最后的結(jié)果往往是，“所有人”指責(zé)“某個人”，“沒有人”去做“任何人”可以做的事!這個故事給我們描繪了一幅生動的項目活動畫面：職責(zé)不清導(dǎo)致相互之間的推諉。
活動中職責(zé)、分工明確的重要性無須多言，生活中也有生動的例子。比如在高水平的羽毛球雙打比賽中，隊友之間的默契配合就非常重要。不論對手的球從哪個方向來，都要有人及時、準(zhǔn)確地接起。要想贏得比賽，最關(guān)鍵的是不能有兩人爭搶同一個球，或來球落地卻無人接的情況發(fā)生。
在項目活動中， 為了使相關(guān)工作的職責(zé)得到明確落實，經(jīng)常會使用一種非常便捷的工具——責(zé)任分配矩陣，有時也稱責(zé)任矩陣。責(zé)任分配矩陣的樣式很簡單，左列是待執(zhí)行的工作活動，通常表現(xiàn)為被分解出的工作包。最上邊一行是參與活動的團(tuán)隊成員，通常是個人，也可以被表達(dá)為相關(guān)小組、部門。但是為了能讓待執(zhí)行的工作職責(zé)得到切實分配、落地，在小組、部門獲得了相應(yīng)職責(zé)后，也需要在內(nèi)部繼續(xù)將責(zé)任分解到個人。矩陣表格中使用特定的標(biāo)記方式，將相關(guān)職責(zé)分配給對應(yīng)的人力資源。
比較常見的是RACI責(zé)任分配矩陣，它將工作活動中的4種職責(zé)以不同的字母來表示，分別是 R(Responsible) —— 負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的人員; A (Accountable)——管理、領(lǐng)導(dǎo)、對任務(wù)負(fù)全責(zé)的人員;C(Consult)——輔助執(zhí)行任務(wù)的人員;I(Inform )——擁有知情權(quán)，應(yīng)及時得到通知的人員。
通過RACI責(zé)任分配矩陣(見圖1)，團(tuán)隊成員在具體項目活動中的職責(zé)能夠得到清晰劃分，這對工作的順利執(zhí)行非常重要。責(zé)任分配矩陣這種工具雖然看起來不復(fù)雜，但是在使用過程中，有一些關(guān)鍵的原則需要掌握，否則它的效果可能會打折扣。
圖1 RACI責(zé)任分配矩陣示例
在現(xiàn)實工作中，有些項目經(jīng)理習(xí)慣采取“派工”的方式，即根據(jù)自己對工作任務(wù)和團(tuán)隊成員的理解，親自為每個人分配任務(wù)職責(zé)。而實踐中，采取這種辦法的項目經(jīng)理會發(fā)現(xiàn)，這些工作職責(zé)往往很難被“派”下去!造成這種結(jié)果的原因很簡單：項目經(jīng)理缺乏權(quán)力。雖然在項目章程中，作為項目工作的負(fù)責(zé)人，項目經(jīng)理會被賦予一定的權(quán)力，用以在項目期間調(diào)用資源、管理團(tuán)隊，并最終實現(xiàn)目標(biāo)。但是項目經(jīng)理只是一項具體任務(wù)的負(fù)責(zé)人，通常都不具有更高的行政職務(wù)，只是經(jīng)驗豐富、能力突出的普通員工或基層負(fù)責(zé)人，所以在實際工作中，他們主要依靠出色的溝通、協(xié)調(diào)能力來達(dá)到目的，而不是通過運(yùn)用權(quán)力發(fā)號施令。
為了能讓每個人的責(zé)任落地，編制責(zé)任分配矩陣的活動應(yīng)該集體完成，即在項目經(jīng)理的帶領(lǐng)下，團(tuán)隊成員共同參與，最理想的情況是每個人主動認(rèn)領(lǐng)工作職責(zé)。結(jié)合工作特點(diǎn)和自身的能力、條件，自己主動承擔(dān)責(zé)任，這相當(dāng)于一種承諾，會得到更認(rèn)真的對待和執(zhí)行。
當(dāng)然，通常也會有一些工作活動，由于復(fù)雜性高、難度大，未必會有人愿意主動承擔(dān)，這時項目經(jīng)理可以適當(dāng)使用硬性分派的方式，輔以必要的解釋和鼓勵：“××活動確實比較有難度，但是也需要有人牽頭負(fù)責(zé)。小張，要不你就把這個任務(wù)承擔(dān)一下，你來牽頭，具體實施中遇到了問題我