鄧肯這兩天煩躁不安，他是公司的CIO，在美元兌匯人民幣的嚴(yán)峻考驗(yàn)下，公司高層決定進(jìn)行業(yè)務(wù)流程改善BPR項(xiàng)目，利用IT技術(shù)從運(yùn)作中節(jié)省成本。該項(xiàng)目涉及到多個(gè)相關(guān)部門(mén)，由鄧肯領(lǐng)導(dǎo)的IT部門(mén)負(fù)責(zé)主導(dǎo)，業(yè)務(wù)部門(mén)和生產(chǎn)部門(mén)及其它部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)助。同時(shí),為此BPR項(xiàng)目構(gòu)建由各部門(mén)組成的臨時(shí)跨部門(mén)合作團(tuán)隊(duì)。
在BPR項(xiàng)目開(kāi)展后,鄧肯感到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)讓他有力不從心的感覺(jué)。例如負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的副總裁和生產(chǎn)部門(mén)的廠長(zhǎng)與財(cái)務(wù)部的副總經(jīng)理等, 這些部門(mén)主管職務(wù)都比他職位高，他的命令很難得到貫徹。
一、疲于奔命的跨部門(mén)溝通
“三分技術(shù)，七分業(yè)務(wù)，十二分協(xié)調(diào)”這句話充分地體現(xiàn)了協(xié)調(diào)在BPR推進(jìn)中的重要地位?！捌叻謽I(yè)務(wù)”說(shuō)明了業(yè)務(wù)是核心，而“十二分協(xié)調(diào)”表達(dá)了要順利推進(jìn)跨部門(mén)BPR項(xiàng)目，團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)是關(guān)鍵。
老板剛一進(jìn)辦公室的門(mén)，業(yè)務(wù)總監(jiān)就急匆匆地敲門(mén)進(jìn)來(lái)，抱怨工作中遇到的問(wèn)題：“我們好不容易把客戶(hù)流程改善了，現(xiàn)在需要IT部門(mén)的支持和配合，可是IT部具體負(fù)責(zé)此事的小王，總是強(qiáng)調(diào)他上司交辦的工作還沒(méi)有完成，等做完手頭的事后再幫助我們業(yè)務(wù)部，催了幾次了都是不緊不慢的，老板能不能給他們部門(mén)總監(jiān)下個(gè)命令，再拖下去，客戶(hù)處理流程保不準(zhǔn)會(huì)出大問(wèn)題，這種現(xiàn)象不止一次了”。
“這當(dāng)IT部門(mén)的真倒霉!他們還老說(shuō)‘你們IT部門(mén)部多好哇，一切資源、投入都是你們優(yōu)先。我們IT部門(mén)累個(gè)半死時(shí)就沒(méi)人看見(jiàn)，而且誰(shuí)都能沖著我們喊”。而生產(chǎn)部的人則說(shuō)：“好像就他們工作重要，別人都是閑著沒(méi)事的，每次讓我們幫忙的時(shí)候就好像是在下命令，稍微配合慢了一點(diǎn)，就大喊大叫，讓人心里特不舒服?！?/P>
這些是鄧肯在BPR項(xiàng)目中經(jīng)常遇到的典型跨部門(mén)溝通問(wèn)題，跨部門(mén)合作的艱難是常人難以想象的，常常為做好一件小事都要“求爹爹，求娘娘”。有位BPR項(xiàng)目專(zhuān)家曾說(shuō)：“團(tuán)隊(duì)的成功，除了團(tuán)隊(duì)本身的努力之外，如何與公司其它部門(mén)協(xié)調(diào)合作更是關(guān)鍵?！?/P>
對(duì)于跨部門(mén)項(xiàng)目主管CIO鄧肯來(lái)說(shuō)，跨部門(mén)溝通是一件令人頭痛的麻煩事。盡管小心再小心，不斷聯(lián)系、再確認(rèn)，但各種大大小小的問(wèn)題卻是一波未平、一波又起，讓人疲于奔命。
二、跨部門(mén)項(xiàng)目為什么總是這么難做?
團(tuán)隊(duì)劃分如果按照?qǐng)F(tuán)隊(duì)成員構(gòu)成的來(lái)源，可將團(tuán)隊(duì)分為直線項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和跨部門(mén)團(tuán)隊(duì)?？绮块T(mén)團(tuán)隊(duì)是根據(jù)項(xiàng)目需求，由各跨職能部門(mén)具有互補(bǔ)知識(shí)和技能的人員組成。跨部門(mén)團(tuán)隊(duì)打破了原有的部門(mén)職能界限，突破了企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)業(yè)和層次的界限，目的在于加強(qiáng)橫向溝通和協(xié)作。
直線項(xiàng)目結(jié)構(gòu)反映的是部門(mén)上下級(jí)之間的領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系?？绮块T(mén)結(jié)構(gòu)是指同級(jí)部門(mén)之間的分工協(xié)作，跨部門(mén)結(jié)構(gòu)中各部門(mén)有各自的職責(zé)范圍和相應(yīng)的權(quán)限?？绮块T(mén)團(tuán)隊(duì)之間不可避免會(huì)存在職責(zé)重疊、邊界不清，甚至還會(huì)有職責(zé)缺失的情況。這些結(jié)構(gòu)性問(wèn)題的解決一般都需要跨部門(mén)協(xié)調(diào)，否則各部門(mén)之間很難實(shí)現(xiàn)有效協(xié)作，容易出現(xiàn)“縱強(qiáng)橫弱”的格局。主要是以下這幾個(gè)方面:
(1)缺乏協(xié)作精神，無(wú)法正常溝通
在跨部門(mén)溝通過(guò)程中，誰(shuí)都知道要本著協(xié)作的精神進(jìn)行合作。但是當(dāng)真正遇到問(wèn)題的時(shí)候，部門(mén)經(jīng)理往往會(huì)先本位主義一下。本位主義有時(shí)利于部門(mén)的保護(hù)和發(fā)展，但是過(guò)于本位，就會(huì)在部門(mén)周?chē)鷺?shù)立高大的墻壁，以致無(wú)法與其他部門(mén)進(jìn)行正常的溝通。
跨部門(mén)項(xiàng)目的合作是個(gè)令人十分頭痛的問(wèn)題。有時(shí)跨部門(mén)項(xiàng)目受到某些客觀因素影響，使得本來(lái)很簡(jiǎn)單的溝通變得復(fù)雜。各部門(mén)象一座座山頭，人人只掃自家門(mén)前雪，例如過(guò)分注重部門(mén)目標(biāo)，部門(mén)利益大于項(xiàng)目總體利益。遇到部門(mén)間接口問(wèn)題時(shí)彼此信任不夠，只以自己部門(mén)立場(chǎng)為出發(fā)，部門(mén)間相互推卸責(zé)任，使職責(zé)黑洞常有發(fā)生?；蛘卟蝗ブ鲃?dòng)溝通與解決，而是等