項目辦公室在項目管理中是一個穩(wěn)定的力量，它必須在保持長期目標的同時獲得立即成果?，F(xiàn)實要求項目辦公室必須對組織的需求迅速回應，但是，快速的修正措施并不能持續(xù)很長時間，很快整個組織又陷入混亂狀態(tài)。項目辦公室一旦建立，高級管理層就會想獲得立即成果，即使在形成這種局面之前的好幾年，他們曾經(jīng)忽略、反對它。假如你有一個項目辦公室，你將如何去運營它，項目辦公室的遠景是在組織內部推廣項目管理知識使其成為企業(yè)文化的一部分。以下分享幾大秘訣是：
1、失控項目的控制
為了獲得立即的成果，項目辦公室應該采取的第一個行動是控制失控的項目。失控項目的一些警告跡象如下：
不充分的項目計劃、錯誤的任務管理盟、糟糕的報告和交流、不經(jīng)常的狀態(tài)報告會議、不足的文檔、突然的時間表變更、項目組織渙散、混亂的業(yè)務目標、極端的項目復雜性、不斷上升的投入、過多的項目會議。
假如提供綠燈的話，項目辦公室可以通過許多方式為失控項目提供幫助。首先，項目辦公室可以進行評估并向項目經(jīng)理提交評估結果以利于項目實施。第二，項目辦公室可以為項目團隊共同工作為提出補救計劃并實施這個計劃提供咨詢和指導。
2、幫助啟動項目并建立估算和風險過程
許多組織無法在三個限制的范圍內完成項目，因而項目失控是件常事而非例外。俗話說“一分防勝過十分補”，項目辦公室應該關注正在啟動的項目以防止將來的失敗和補救。因此，項目辦公室必須立即開始幫助新項目的啟動，這樣才能獲得服務有價值的聲譽。
利用WBS結構和自下而上的估算方法是對項目實施一致估算的簡單方式之一。除了估算過程外，項目辦公室應該建立一個簡單的風險過程對事件發(fā)生的順序和發(fā)生的概率進行估算;使用縮寫RAID是一泓簡單的提醒方式以促使項目經(jīng)理開始界定風險、假設、內容和定義。此外，項目辦公室應當負起領導責任尋找能夠滿足組織的估算和風險需求的軟件包;
3、評審并管理項目卷宗
項目辦公室在項目業(yè)務量過程中發(fā)揮著主要租用。項目卷宗管理過程包括兩部分--項目選擇和卷宗評審。建立項目卷宗過程的第一個挑戰(zhàn)就是查清現(xiàn)存的項目以及它們是如何啟動的。
4、進行項目評審和稽核
項目評審和稽核與項目卷宗的審核不同。項目辦公室是將項目評審和稽核與項目作為提高項目運作質量的擁護者。它還具有對潛在的風險提供早期預警的作用。在不斷前進過程中蘊含的導致失敗的趨勢通常易于被非項目管理人所察覺我們獲得的教訓就是我們不吸取教訓)。
5、資源控制
可供使用的人力資源目錄、確定目前誰在管理著人力資源、確定如何管理人力資源、建立一個簡單的人力資源管理過程、向所有的用戶傳播管理過程。
以上列舉的各項說明了一旦達成建立一個集中控制的資源數(shù)據(jù)庫的決定后，項目辦公室應該采取的步驟。沒有對現(xiàn)有可用的人力資源進行分析就選擇并贊成開始一個新項目的做法是愚蠢的。
6、改進項目管理環(huán)境
這個過程是培訓課程和指導計劃的基礎，它對組織的發(fā)展至關重要。項目辦公室推行的有效過程為組織提供穩(wěn)定的項目管理環(huán)境。這個過程包括項目選擇、項目啟動、項目策劃、項目執(zhí)行和項目終結。