有效的溝通可以確保項目的成功。IT信息化項目的溝通管理：溝通是先導(dǎo)、計劃是基礎(chǔ)、通知是號角、檢查是保障為指導(dǎo)原則的，建立“溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾”的溝通機(jī)制。導(dǎo)致IT項目失敗的原因有很多，溝通不善是其中之一。各種IT服務(wù)的實現(xiàn)需要項目管理，對付變更項目管理更是唯一的選擇。
要借助于對用戶方的項目干系人進(jìn)行分析，項目團(tuán)隊可以將用戶的溝通對象劃分為三類：此項目的具體負(fù)責(zé)人和信息部門人員、子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管、各連鎖分店和各部門負(fù)責(zé)人及具體實施人員。由于這三類用戶在項目中的影響和作用不同，因此項目團(tuán)隊采用了不同的溝通原則與他們進(jìn)行溝通。
一、與信息系統(tǒng)供應(yīng)商和此項目的具體負(fù)責(zé)人和信息部門人員的溝通
溝通原則：充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享。有了主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管的實際參與，還需要一位具有一定權(quán)力、懂管理并了解集團(tuán)信息化戰(zhàn)略和子公司業(yè)務(wù)情況的人員擔(dān)任該項目的用戶方負(fù)責(zé)人。此負(fù)責(zé)人最終由子公司的信息主管擔(dān)任，他是主要負(fù)責(zé)人推進(jìn)信息化建設(shè)的主要助手，負(fù)責(zé)將信息化發(fā)展戰(zhàn)略與信息化建設(shè)結(jié)合在一起，進(jìn)行企業(yè)信息化應(yīng)用的總體規(guī)劃和設(shè)計，他負(fù)責(zé)帶領(lǐng)子公司信息部門鼓動和組織子公司各級部門和人員積極參與信息系統(tǒng)的建設(shè)，他是項目團(tuán)隊與企業(yè)之間的橋梁。
項目團(tuán)隊要以充分溝通、換位思考、通力合作，責(zé)任共擔(dān)、成果共享為溝通原則，充分搭建好此負(fù)責(zé)人這座溝通橋梁。項目團(tuán)隊要從新技術(shù)發(fā)展角度出發(fā)，充分理解企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃，提出一些可行的企業(yè)信息化建設(shè)的發(fā)展模式。用戶方項目負(fù)責(zé)人及信息部門要以集團(tuán)信息化總體戰(zhàn)略為引領(lǐng)目標(biāo)，從子公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃角度來看待企業(yè)的信息化建設(shè)。雙方要建立經(jīng)常性舉行會議的制度，共同探討企業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和設(shè)計思路，通報項目的進(jìn)展?fàn)顩r、分析出現(xiàn)的問題，組織經(jīng)驗交流;同時，項目團(tuán)隊努力促進(jìn)子公司信息部門主動地與集團(tuán)和子公司各級部門溝通，將項目任務(wù)和信息傳遞給各級部門并收集各相關(guān)部門的反饋信息。
二、與各部門負(fù)責(zé)人及具體實施人員的溝通
溝通原則：目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障用戶的這類人員是信息系統(tǒng)建設(shè)最直接的受益人和資源的提供者，要在完成自身業(yè)務(wù)的同時，還要支持和參與信息系統(tǒng)的建設(shè)。項目團(tuán)隊與他們的溝通以目標(biāo)為導(dǎo)向、需求為基礎(chǔ)、計劃為指南、指導(dǎo)為手段、檢查為保障為溝通原則，滿腔熱情地向他們宣傳企業(yè)信息化建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，項目團(tuán)隊和用戶方項目負(fù)責(zé)人主動和各級部門溝通，深入基層了解真實有效的信息化需求，收集各級部門提出的建設(shè)性意見。
項目團(tuán)隊在經(jīng)過與用戶的充分溝通和協(xié)商的基礎(chǔ)上制定項目計劃，并以制定的項目計劃作為行動的指南，向用戶的相關(guān)人員傳遞項目行動信息。指導(dǎo)項目工作的進(jìn)行，檢查行動的結(jié)果。分析出現(xiàn)的問題，充分調(diào)動各級部門和人員參與信息化建設(shè)的積極性，形成各級部門和人員在信息化建設(shè)中多出成績的良好競爭與合作局面。
在IT信息化項目中。項目團(tuán)隊要將紛繁復(fù)雜的項目信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的管理，規(guī)定項目團(tuán)隊中的每個人都是溝通的主體，都要嚴(yán)格按照溝通計劃進(jìn)行項目溝通;同時，要指派專人負(fù)責(zé)維護(hù)溝通計劃、收集產(chǎn)生的信息，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)發(fā)布和最終存儲信息，并針對溝通計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行溝通方面的績效考核。
在IT信息化項目的溝通計劃中，建立一個《項目溝通通訊錄》，可以記載用戶主要項目干系人的姓名、職責(zé)、通訊方式、需要收集的信息和需要發(fā)布的信息、溝通的時機(jī)、誰負(fù)責(zé)與他溝通等資料，