你代表項(xiàng)目組正在給CEO作項(xiàng)目匯報(bào)，會(huì)議室里，認(rèn)識(shí)的，不認(rèn)識(shí)的，坐滿了人。每個(gè)人都在忙活著，有的人在筆記本上若有其事地記著什么，有的人盯著自己的電腦屏幕，還有些人看著投影幕布卻顯然在走神，當(dāng)然也也有的人貓?jiān)谝粋€(gè)角落，眼睛似閉非閉地養(yǎng)著神。
你站在投影幕布前，手里拿著無(wú)線翻頁(yè)筆，提足了精神試圖讓聽(tīng)眾對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度更感興趣，也要獲得他們對(duì)項(xiàng)目已取得的成果的認(rèn)同和支持，只是似乎作用不明顯。
突然CEO打斷了你的匯報(bào)，指著幕布上一個(gè)數(shù)問(wèn)道：這個(gè)數(shù)據(jù)是怎么得來(lái)的?所有人都抬起了頭，目光先是游移到幕布上的那個(gè)數(shù)值，而后齊刷刷地聚向了你，期待一場(chǎng)大戲的上演。你稍做鎮(zhèn)定，給了CEO一番詳細(xì)的解釋，包括基本的數(shù)據(jù)來(lái)源，最終數(shù)據(jù)的計(jì)算方法，和其中采用的假設(shè)。聽(tīng)完之后他沉默了一會(huì)兒，而后似有所悟地點(diǎn)說(shuō)：所以，這個(gè)數(shù)據(jù)是估算(猜)的吧?
你心里明白，CEO并沒(méi)有完全理解，但一時(shí)半會(huì)兒又很難解釋清楚，無(wú)奈之下只得說(shuō)是的。其實(shí)，CEO是將估算和猜測(cè)劃了等號(hào)。
項(xiàng)目管理中估算是必不可少的，盡管出于各種原因(例如上面例子中的情況，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)給不了解項(xiàng)目情況的管理層解釋)，項(xiàng)目經(jīng)理都盡量避免討論和解釋估算的依據(jù)，但是它卻始終是一個(gè)難以繞開(kāi)的重要話題。無(wú)論是劃定具體項(xiàng)目活動(dòng)的執(zhí)行周期，還是編制項(xiàng)目的成本計(jì)劃，抑或是安排各個(gè)專業(yè)的人工時(shí)等等，項(xiàng)目經(jīng)理都或多或少地會(huì)使用估算的方法。
問(wèn)題是項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該用什么樣的估算方法，又需要注意一些什么。
在項(xiàng)目的背景下，我們通常將估算分為Estimate和Guesstimate兩種。
其中，Estimate一般指有依據(jù)的估算。依據(jù)可以是過(guò)往同類項(xiàng)目的實(shí)際運(yùn)行數(shù)據(jù)，可以是行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)值和經(jīng)驗(yàn)公式，可以是利用Delphi估算法獲得的專家意見(jiàn)，也可以是來(lái)自于供應(yīng)商的交付承諾。項(xiàng)目經(jīng)理在搜集到的這些信息和數(shù)據(jù)之后，既可以進(jìn)行整體估算，也可以首先對(duì)各個(gè)細(xì)部進(jìn)行估算再進(jìn)行整合。
比如，要估算暖通專業(yè)設(shè)計(jì)工作的人工時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理既可以通過(guò)類比以往的同類項(xiàng)目的人工時(shí)推算整體的人工時(shí);也可以詳細(xì)列出所有需要準(zhǔn)備的設(shè)計(jì)文件，根據(jù)專家意見(jiàn)得到每個(gè)設(shè)計(jì)文件的人工時(shí)，并整合得出總體的人工時(shí)。
相比之下，Guesstimate的基礎(chǔ)則多是猜測(cè)或是直覺(jué)。且一般情況下，估算所需要的數(shù)據(jù)和信息是缺乏的，或者是不完整的。我們通常所說(shuō)的“拍腦袋”在一定程度上是比較接近Guesstimate的，但是也有區(qū)別。他們之間的不同是，Guesstimate需要建立在個(gè)人的豐富經(jīng)驗(yàn)之上，雖然所得結(jié)論的誤差相比系統(tǒng)性的Estimate所得到的結(jié)果會(huì)差一些，但結(jié)論也不是憑空而來(lái)。“拍腦袋”對(duì)于個(gè)人則沒(méi)有具體要求。
對(duì)于不是很了解項(xiàng)目情況的人而言，要去理解項(xiàng)目的中通過(guò)Guesstimate得到的數(shù)據(jù)，并和“拍腦袋”得到的數(shù)據(jù)作區(qū)分是困難的。這也是項(xiàng)目經(jīng)理大多不愿意向別人解釋估算的依據(jù)，尤其是粗略估算，的一個(gè)主要原因。
那么對(duì)于項(xiàng)目管理而言，Estimate和Guesstimate孰優(yōu)孰劣呢?我認(rèn)為答案并不是簡(jiǎn)單直接的，而是需要從三個(gè)方面考量，分別是：精度，時(shí)限和應(yīng)用場(chǎng)景。
精度 - 估算所得的結(jié)果是具有誤