多項(xiàng)目管理區(qū)別于單項(xiàng)目管理的關(guān)鍵在于我們更關(guān)心的是所有項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。多項(xiàng)目管理是一種有效利用企業(yè)資源、確保企業(yè)所有項(xiàng)目目標(biāo)均能實(shí)現(xiàn)的科學(xué)管理方法。除了要解決好單個(gè)項(xiàng)目管理固有的各種問(wèn)題外，還應(yīng)著重解決多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行集中管理而引發(fā)的新矛盾，而在資源有限的情況下，這種矛盾表現(xiàn)得更加突出。
這些新的矛盾包括項(xiàng)目組織或項(xiàng)目經(jīng)理與職能(業(yè)務(wù))部門或部門經(jīng)理之間的矛盾，各項(xiàng)目之間為爭(zhēng)奪資源而引發(fā)的沖突，以及同時(shí)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目實(shí)施管理帶來(lái)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的實(shí)時(shí)性及有效性下降等突出問(wèn)題。
結(jié)合中國(guó)空間技術(shù)研究院及總裝環(huán)境工程部項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀，對(duì)于多項(xiàng)目管理過(guò)程中常見(jiàn)的組織沖突問(wèn)題，或者是項(xiàng)目經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)與職能經(jīng)理(或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人)之間的矛盾問(wèn)題，有必要進(jìn)行研究并提出針對(duì)性的解決措施，從而在實(shí)際工作中對(duì)多項(xiàng)目管理提供指導(dǎo)。
一、存在的問(wèn)題
當(dāng)我們接到新的型號(hào)任務(wù)后，將選擇一位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作為項(xiàng)目經(jīng)理，接下來(lái)還要從各個(gè)部門中抽調(diào)人員及其它資源為項(xiàng)目工作，這時(shí)除了固有的“剛性”組織(職能部門或業(yè)務(wù)部門)外，又誕生了一個(gè)“柔性” 組織(項(xiàng)目團(tuán)隊(duì))。
在空間技術(shù)研究院，對(duì)于項(xiàng)目管理的組織形式是矩陣式管理，對(duì)于上述兩種組織的表現(xiàn)形式在空間技術(shù)研究院就是項(xiàng)目辦與工程部或廠所的關(guān)系，而在總裝與環(huán)境工程部?jī)?nèi)的表現(xiàn)形式就是項(xiàng)目組和各機(jī)關(guān)或研究室的關(guān)系。
從行政關(guān)系上來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目組織或項(xiàng)目經(jīng)理與職能(業(yè)務(wù))部門或部門經(jīng)理處于同一地位，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)著項(xiàng)目和參與項(xiàng)目的成員;從管理角度來(lái)說(shuō)，便出現(xiàn)了“雙重領(lǐng)導(dǎo)” 的現(xiàn)象，必然導(dǎo)致兩個(gè)組織在涉及到項(xiàng)目?jī)?yōu)先次序、資源配備(包括人員、資金、設(shè)備、場(chǎng)地)等問(wèn)題上出現(xiàn)沖突。
二、解決措施
1.明確項(xiàng)目組織或項(xiàng)目經(jīng)理與職能(業(yè)務(wù))部門的職責(zé)
在矩陣型組織中，項(xiàng)目組織或項(xiàng)目經(jīng)理是企業(yè)與用戶之間的媒介，職責(zé)是確定做什么(工作內(nèi)容、何時(shí)完成、進(jìn)度計(jì)劃)、多少費(fèi)用(預(yù)算)、需要什么資源等問(wèn)題，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)、使用戶滿意，同時(shí)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。他應(yīng)做好工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)，制定進(jìn)度計(jì)劃及預(yù)算，為相關(guān)職能(業(yè)務(wù))部門劃分具體工作任務(wù)、工作界面和預(yù)算，并監(jiān)控項(xiàng)目有關(guān)部門執(zhí)行情況，確保項(xiàng)目目標(biāo)完成。
職能(業(yè)務(wù))部門或部門經(jīng)理的職責(zé)是決定如何完成好項(xiàng)目經(jīng)理分配給本部門的任務(wù)，并確定每項(xiàng)任務(wù)由誰(shuí)負(fù)責(zé)。在組織結(jié)構(gòu)中，每個(gè)部門經(jīng)理要在技術(shù)上指導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目中的本部門工作人員，同時(shí)有責(zé)任確保該部門承擔(dān)的所有任務(wù)都能在給定的時(shí)間和預(yù)算范圍內(nèi)按照項(xiàng)目的質(zhì)量及技術(shù)要求完成。部門經(jīng)理也一定要對(duì)其部門內(nèi)人員的工作任務(wù)保持監(jiān)控，并根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目情況的變化，如進(jìn)度拖延或任務(wù)變更等進(jìn)行重新配置人員。如果項(xiàng)目進(jìn)度落后，無(wú)法按用戶要求日期完成，使項(xiàng)目陷入困境，部門經(jīng)理可以同項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)商，從正常工作的一些項(xiàng)目中調(diào)派人員補(bǔ)充到這些項(xiàng)目中去。同樣，作為儀器、設(shè)備、場(chǎng)地等資源管理的職能部門，也要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況綜合調(diào)配資源。也就是說(shuō)，職能(業(yè)務(wù))部門(或部門經(jīng)理)應(yīng)該加強(qiáng)綜合管理。
2.明確項(xiàng)目組織或經(jīng)理與職能(業(yè)務(wù))部門或經(jīng)理的權(quán)責(zé)
跨部門的項(xiàng)目活動(dòng)由項(xiàng)目組織或項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，職能(業(yè)務(wù))部門內(nèi)的項(xiàng)目活動(dòng)由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)職能部門(業(yè)務(wù)部門)及主要項(xiàng)目人員的激勵(lì)及績(jī)效評(píng)估，部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)部門內(nèi)項(xiàng)目參與成員的激勵(lì)及績(jī)效評(píng)估。項(xiàng)目間的資源調(diào)配由相應(yīng)的職能部門(業(yè)務(wù))經(jīng)理負(fù)責(zé)。若項(xiàng)目組織或項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)各部門的權(quán)責(zé)劃分清晰、合理，而某部門未按要求完成相關(guān)的項(xiàng)目目標(biāo)，則責(zé)任