為了更好地提升項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力，我們來(lái)學(xué)習(xí)一下高效項(xiàng)目經(jīng)理常用的最佳溝通方法。我們會(huì)了解綜合溝通管理、狀態(tài)報(bào)告、主持會(huì)議、人際關(guān)系技巧，以及常見(jiàn)溝通媒介的最佳用途。
指定主力團(tuán)隊(duì)
為了保證項(xiàng)目溝通的質(zhì)量和一貫性，一定要指定具體的團(tuán)隊(duì)成員來(lái)負(fù)責(zé)正式的項(xiàng)目溝通。在大多數(shù)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)扮演溝通的主要角色。不過(guò)，在大型項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理可能要將某些溝通事項(xiàng)委派給其他人來(lái)做。這可能包括同公司的相關(guān)部門(mén)密切合作，比如人力資源部、市場(chǎng)部/公司通信部等。
利用溝通強(qiáng)項(xiàng)
盡管項(xiàng)目經(jīng)理總是用到很多種溝通方式和媒介，但要利用好自己具備的溝通強(qiáng)項(xiàng)，其他的方法只是用來(lái)支撐這些強(qiáng)項(xiàng)的。
進(jìn)行相關(guān)方分析
溝通計(jì)劃中包含了項(xiàng)目相關(guān)方分析。這項(xiàng)分析應(yīng)弄清楚每個(gè)項(xiàng)目相關(guān)方的需求和動(dòng)機(jī)。此外，根據(jù)這些評(píng)估來(lái)確認(rèn)，要采用哪種類(lèi)型的項(xiàng)目溝通才能恰當(dāng)?shù)刂С置總€(gè)項(xiàng)目相關(guān)方以及管理他們的期望。
使用推拉策略
高效的項(xiàng)目項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)使用推(傳送)和拉(提供)這兩種溝通方法。隨著中央項(xiàng)目?jī)?chǔ)存庫(kù)的出現(xiàn)，拉的方法越來(lái)越受歡迎。盡管這種方法在處理項(xiàng)目相關(guān)方隨時(shí)需要的信息時(shí)非常好用，但是重要的、緊急的項(xiàng)目溝通最好不要依靠它。遇到重要的、緊急的項(xiàng)目溝通時(shí)，一定要直接發(fā)送(推)給目標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)方。
此外，如果項(xiàng)目經(jīng)理在使用團(tuán)隊(duì)協(xié)作技術(shù)(比如SharePoint)，就可以同時(shí)使用推和拉的方法?？梢宰岉?xiàng)目相關(guān)方訂閱相關(guān)提醒，以便在某項(xiàng)產(chǎn)品更新的時(shí)候自動(dòng)通知他們(推)。提醒的消息包含了一個(gè)鏈接，相關(guān)方可以通過(guò)鏈接來(lái)訪問(wèn)目標(biāo)產(chǎn)品。
讓事情簡(jiǎn)單一些
要想在項(xiàng)目相關(guān)方那里拿高分，就要讓他們很容易理解項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)給他們的東西或者讓他們做的事情，不要讓他們有太多疑問(wèn)和困惑。
項(xiàng)目相關(guān)方整天為很多任務(wù)和重要事項(xiàng)忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，困惑或不確定會(huì)令他們很不痛快。如果項(xiàng)目經(jīng)理能努力去讓他們迅速理解你發(fā)去的東西或者讓他們?nèi)プ龅氖虑?，他們一定?huì)心存感激，這樣也會(huì)提升項(xiàng)目經(jīng)理在整個(gè)項(xiàng)目中的價(jià)值。
保持信息流通
許多高效的項(xiàng)目經(jīng)理都推薦一種簡(jiǎn)單卻有效的方法，就是一定要讓對(duì)的人獲得對(duì)的信息，這樣便于他們扮演好自己的角色。在很多組織里，各個(gè)團(tuán)體之間的信息流通不是很好。高效的項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)找出信息流通不順暢的地方，扮演促進(jìn)信息流通的角色。
認(rèn)真對(duì)待溝通策略
在做溝通決策時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要考慮相關(guān)方的關(guān)系、信息內(nèi)容以及可用媒介?？偟膩?lái)說(shuō)，不同的溝通方法適合不同的情況，高效的溝通者都會(huì)做出明智的選擇。
確保技術(shù)可用
一定要保證用于具體溝通的技術(shù)能正常起作用，還要保證相關(guān)的項(xiàng)目相關(guān)方知道如何正確使用這些技術(shù)。