當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理接手一個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候，首先要做的是做一個(gè)項(xiàng)目的日程安排是必須的，不要被項(xiàng)目管理所誘惑馬上進(jìn)行工作又或者對(duì)任務(wù)進(jìn)行隨意安排，因?yàn)檫@是決定項(xiàng)目是否成功完成的最重要任務(wù)之一。
下面給出這6個(gè)步驟，可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理創(chuàng)建一個(gè)成功的項(xiàng)目日程計(jì)劃表。
1、考慮到所有的團(tuán)隊(duì)成員
讓項(xiàng)目中的團(tuán)隊(duì)成員參與到項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃表的討論中會(huì)更加有效，因?yàn)檫@將確保所有項(xiàng)目成員的權(quán)益。一人計(jì)短二人計(jì)長(zhǎng)，項(xiàng)目經(jīng)理通過這種方式可以避免出現(xiàn)考慮問題不到位的情況，以及對(duì)計(jì)劃中出現(xiàn)的可能問題進(jìn)行偏差糾正。
2、面面俱到的項(xiàng)目范圍
從項(xiàng)目章程到項(xiàng)目的范圍說明，項(xiàng)目經(jīng)理要確保客戶以及主要利益相關(guān)者的每個(gè)請(qǐng)求都包括在內(nèi)，形成一個(gè)所有的活動(dòng)列表是一個(gè)好辦法，通過看各項(xiàng)任務(wù)活動(dòng)以及相互依賴的順序，基本上就可以初步搭建出一個(gè)日程計(jì)劃的框架，建議先從最困難或最重要的任務(wù)開始做起。
3、創(chuàng)建里程碑
當(dāng)項(xiàng)目中從開始到完成階段性工作的時(shí)候，在完成的點(diǎn)設(shè)置成為一個(gè)里程碑，這樣就提供了很大的機(jī)會(huì)來檢查項(xiàng)目是否在按照正常的軌道進(jìn)行，以及是如何進(jìn)行的。通過創(chuàng)建項(xiàng)目里程碑，可以讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員始終保持專注和對(duì)階段性任務(wù)完成的積極性。
4、花點(diǎn)時(shí)間去做時(shí)間評(píng)估
雖然在做日程計(jì)劃的時(shí)候，對(duì)于任務(wù)的時(shí)間分配最好的方式是參考?xì)v史信息或者其他人的經(jīng)驗(yàn)，這也是為什么把創(chuàng)建項(xiàng)目日程計(jì)劃作一項(xiàng)重要任務(wù)的原因所在，沒有對(duì)時(shí)間進(jìn)行評(píng)估，就無法進(jìn)行下一步的動(dòng)作。
當(dāng)通過團(tuán)隊(duì)成員內(nèi)部討論達(dá)成共識(shí)后，就會(huì)根據(jù)進(jìn)度進(jìn)行任務(wù)分解和資源投入，后續(xù)想要進(jìn)行更改將會(huì)是一個(gè)艱難的挑戰(zhàn)，所以一定要在前期把時(shí)間評(píng)估正確。
5、分配任務(wù)給團(tuán)隊(duì)成員
現(xiàn)在已經(jīng)完成了日程計(jì)劃表的定制，該是給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員分配任務(wù)。不要指望項(xiàng)目成員100%的生產(chǎn)率，任務(wù)也不會(huì)從分配下去對(duì)方就能一直完成的，項(xiàng)目成員總是會(huì)被文書工作、會(huì)議、臨時(shí)性的溝通打斷，這些都需要額外的時(shí)間，所以最好把它們包含在你的進(jìn)度估算中。
一旦項(xiàng)目成員被分配任務(wù)，那么整個(gè)日程安排就應(yīng)該進(jìn)行審查看是否存在沖突，這也確保了每個(gè)成員希望按照個(gè)人的情況來實(shí)現(xiàn)在這個(gè)項(xiàng)目的動(dòng)機(jī)和目標(biāo)。
6、預(yù)見時(shí)間和項(xiàng)目范圍的變化
不管項(xiàng)目最初是如何精心的創(chuàng)建項(xiàng)目范圍以及確定項(xiàng)目的起始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，這些都是基于安全的假設(shè)和規(guī)范的操作。
但在實(shí)際過程中，項(xiàng)目前進(jìn)的道路會(huì)出現(xiàn)令人猝不及防的變化，為了適應(yīng)這些變化，明智的做法是留出一些額外的時(shí)間，這樣在項(xiàng)目到達(dá)截止日期前會(huì)有一定的緩沖余地。