日常工作中，面對需要處理、優(yōu)先級排序以及跟蹤手頭上的任務，每個人可能都需要付出很多努力，比如電子郵件、會議、即時消息，非正式的溝通等等，特別是在項目中，各種各樣的任務會通過各種渠道送到項目經(jīng)理的手上。管理這些大量的任務請求是需要耗費大量的時間。
隨著公司規(guī)模的擴大，項目業(yè)務變得越來越復雜，任務就會變得越來越讓項目經(jīng)理承受更多的負擔，難以持續(xù)下去。下面提供的這些建議可以幫助項目經(jīng)理為即將到來的工作帶來秩序性的安排，可以幫助項目經(jīng)理在重大項目上節(jié)省出更多的時間，同時也可以確定在接下來的工作中有的放矢，避免浪費時間在不重要的工作上面。
1、所有任務請求必須以正式的方式提交
即使是在會議中討論了一個新的項目，然后再喝咖啡的非正式時間里提到，或者通過電子郵件討論，但如果沒有采取正式的方式提交任務，那這些任務就只能是處于討論的狀態(tài)，不會有任何進展和實質(zhì)性的內(nèi)容。
項目經(jīng)理要和團隊達成一致，列出可以接收的任務類型以及完成任務所需要的信息，形成一個正式的工作請求流程，然后確保內(nèi)外部各利益相關者都了解這個新的流程，并確切的知道在什么地方查找到相關的請求文檔如請求模板或電子流之類的信息。
這樣當項目經(jīng)理堅持采取正式的工作接收流程時，就會知道這個任務的所有細節(jié)，從而減少返工和對任務的猜測，此外，還可以知道誰有什么樣的問題，或者可以找誰澄清。
將所有傳入的任務請求保存在一個可訪問的固定位置
所有新的任務請求應該自動存放在一個中心位置，可以使網(wǎng)盤、網(wǎng)頁或者一個項目管理系統(tǒng)中，這樣可以方便所有和任務相關的人都可以在文件夾中找到相應的任務優(yōu)先級和當前的任務狀態(tài)。
當與所有的任務信息都保存在同一個地方的時候，就可以避免相關的想了解任務的人從分散的電子郵件或不同格式的留言中或電子表格中去查找，這樣也可以避免任何信息被遺漏或丟失。
而且也很容易找到到底是誰在負責每個任務的請求和狀態(tài)，任何重復的任務也可以輕松的識別出來從列表中清除。
2、對接收的任務進行整理歸檔
項目經(jīng)理在完成一個任務之后并準備好進行下一個任務時，不需要去重新對所有的任務進行審核，而是根據(jù)提交的任務優(yōu)先級來進行下一步的任務安排。
這樣可以避免浪費精力到非重點的工作任務中去，當然，對于任務的重要性排序也是要按照一定的原則來進行整理，否則都是重要的任務，那就失去了進行排序整理歸檔的意義。
通過這種方式將會始終保持高級別的任務能夠被有限處理，也能讓團隊更加快速的處理單一的任務，因為他們可以確切的看到他們應該關注的工作，而不是靠相互之間的猜測來判斷自己的工作的任務是不是最重要的或者需要等待高級別的人來做出決定和指示。
但需要注意的是避免有些任務可能長期被拖延，最終導致原本的低優(yōu)先級別的任務會由于時間的影響成為高優(yōu)先級的任務。
3、設置一個責任人進行監(jiān)控
不論是項目中的小組長，項目經(jīng)理還是部門負責人，一定要有一個人對以正式方式提交的任務請求來進行優(yōu)先級設置，用以保持項目交付團隊在任務處理方面的一致性，這是至關重要的一個環(huán)節(jié)，這樣可以避免任務出現(xiàn)沖突或混亂的情況出現(xiàn)。
責任人對于任務的監(jiān)控要按照一定的原則來進行，和當前項目的交付相關度以及關聯(lián)性來進行綜合判定，通過人工的方式來對提交的任務進行調(diào)整，而不是過多的依賴于系統(tǒng)或任務提交者對于任務屬性的判斷，通過設置責任人可以有效地對任務進行
篩選，減少無效任務，同時干預系統(tǒng)帶來的誤判。
4、將接收的任務映射到戰(zhàn)略目標
項目經(jīng)理作為項目管理的責任人，也需要為所有任務的最終結(jié)果負責，那么就需要定期舉行會議(按周、月或季度)來審查任務是否符合目標要求，并對未來的工作進行規(guī)劃，根據(jù)任務的優(yōu)先級和資源請求來找出最符合部門和公司戰(zhàn)略目標的任務。
這種映射可以將任務與戰(zhàn)略目標相關聯(lián)起來，同時也可以把戰(zhàn)略目標作為路標，不斷地朝著目標前進，一般情況下，戰(zhàn)略目標短期內(nèi)不會更改，但是任務可能會隨著內(nèi)外部環(huán)境的變化而變化，這個時候，就像前面所說的，要進行定期的審視，更新任務并再次進行戰(zhàn)略目標的映射。