項(xiàng)目辦公室：2000-至今

　　隨著21世紀(jì)的來(lái)臨，項(xiàng)目辦公室在公司結(jié)構(gòu)體系內(nèi)已十分普遍。雖然分配給項(xiàng)目辦公室執(zhí)行的多數(shù)活動(dòng)沒(méi)有發(fā)生變化，但項(xiàng)目辦公室又被賦予了兩項(xiàng)新的使命：項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)保管所有與項(xiàng)目管理有關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并積極支持企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃工作。

　　當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室服務(wù)于企業(yè)，特別是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃活動(dòng)，而不是著重于某個(gè)客戶。項(xiàng)目辦公室搖身一變，變?yōu)樨?fù)責(zé)控制項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)控制中心。隨著組織內(nèi)部信息量呈指數(shù)倍數(shù)的上升，這種職責(zé)的轉(zhuǎn)變是大勢(shì)所趨。

　　在過(guò)去10年期間，項(xiàng)目辦公室?guī)?lái)的收益已經(jīng)越發(fā)一目了然，這包括：
　　 運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化；
　　 公司決策，而不是部門(mén)決策；
　　 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃（即：資源分配）；
　　 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息；
　　 消除或減少公司各門(mén)各派的數(shù)量；
　　 運(yùn)作更加高效、有效；
　　 對(duì)重組的需求減少；
　　 占用高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時(shí)間的會(huì)議次數(shù)減少；
　　 工作優(yōu)先排序更加切合實(shí)際；
　　 未來(lái)接班人的發(fā)展。

　　所有這些收益都直接或間接與項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)有關(guān)。為保存項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)，項(xiàng)目辦公室必須維持一些工具，用以收集信息和向各個(gè)干系人分發(fā)信息。這些工具包括企業(yè)項(xiàng)目管理局域網(wǎng)、項(xiàng)目網(wǎng)站、項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)和項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。因?yàn)轫?xiàng)目管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進(jìn)行項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。
　　項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
　　當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室作為項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)神，就必須設(shè)立匯集這些信息的工具和過(guò)程。這些信息可以通過(guò)四個(gè)信息系統(tǒng)收集，具體如圖2所示。每個(gè)信息系統(tǒng)都可以通過(guò)公司的局域網(wǎng)進(jìn)行更新和管理。

　　掙值測(cè)量信息系統(tǒng)幾乎是所有項(xiàng)目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以下兩個(gè)問(wèn)題：項(xiàng)目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項(xiàng)目未來(lái)的結(jié)果。

　　該系統(tǒng)可以獲取或計(jì)算工作活動(dòng)的計(jì)劃值和實(shí)際值、實(shí)際成本、成本和進(jìn)度偏差（以小時(shí)或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時(shí)間以及完工百分比和趨勢(shì)。

　　第二個(gè)信息系統(tǒng)為風(fēng)險(xiǎn)管理提供數(shù)據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)（RMIS）儲(chǔ)存與風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的數(shù)據(jù)并允許進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索。 該系統(tǒng)可以為報(bào)告的編制提供輸入信息，它肩負(fù)著存放與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的所有當(dāng)前和歷史信息的重要作用。其中存放的信息包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別文件（通過(guò)使用模板文件）、風(fēng)險(xiǎn)定性和定量評(píng)估文件、合同可交付成果（如果適用）以及其它風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。項(xiàng)目管理辦公室將使用該系統(tǒng)的信息，編制提交給高層管理層的報(bào)告并檢索日常項(xiàng)目管理所需要的信息。通過(guò)使用風(fēng)險(xiǎn)管理模板文件，每個(gè)項(xiàng)目都可以編制一套標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)告，用以定期匯報(bào)使用，并且能夠針對(duì)特殊要求編制特殊報(bào)告。該信息與失敗報(bào)告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)信息系統(tǒng)息息相關(guān)。剛才講到的最后兩個(gè)系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細(xì)地描述。 圖2

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