[關(guān)鍵字]項(xiàng)目組合管理 項(xiàng)目辦公室
許多組織都在努力尋找一種方法，將其戰(zhàn)略性商業(yè)目標(biāo)與其按合約履行的一個(gè)個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目關(guān)聯(lián)起來(lái)。戰(zhàn)略級(jí)項(xiàng)目辦公室(以下簡(jiǎn)稱SPO)能夠解決這個(gè)問(wèn)題。SPO是一個(gè)組織實(shí)體，負(fù)責(zé)將戰(zhàn)略反映到項(xiàng)目中去，并監(jiān)控項(xiàng)目和組合(portfolio), 以確保這些項(xiàng)目和組合可以持續(xù)地用于獲得戰(zhàn)略上的主動(dòng)權(quán)，特別是當(dāng)這些主動(dòng)權(quán)隨時(shí)間而變化時(shí)。SPO是主管層的看法與企業(yè)的工作之間的關(guān)鍵鏈接。
項(xiàng)目辦公室通常具有下列六個(gè)項(xiàng)目管理職能中的某幾個(gè)或全部：項(xiàng)目支撐；選擇并維護(hù)項(xiàng)目管理軟件工具；實(shí)施并維持項(xiàng)目管理過(guò)程、標(biāo)準(zhǔn)和方法；提供項(xiàng)目管理培訓(xùn)；提供項(xiàng)目管理咨詢和指導(dǎo)；管理和培養(yǎng)項(xiàng)目管理人員。
SPO是一個(gè)相比較而言規(guī)模不大，但卻是高端的和戰(zhàn)略級(jí)的工作組，它將一個(gè)組織所從事的工作與主管層的看法聯(lián)結(jié)在一起。SPO可以履行傳統(tǒng)的項(xiàng)目辦公室的職能，但與此同時(shí)，它還有戰(zhàn)略性的職能，包括：評(píng)估和提升項(xiàng)目管理成熟度；創(chuàng)建項(xiàng)目文化；在全企業(yè)內(nèi)整合過(guò)程和系統(tǒng)；保證全企業(yè)內(nèi)項(xiàng)目的質(zhì)量；管理項(xiàng)目和組合所用到的資源；以及進(jìn)行項(xiàng)目組合管理。
最后一項(xiàng)職能，即項(xiàng)目組合管理，可能是SPO唯一的一項(xiàng)重要程度最高的職責(zé)，包括如下任務(wù)：
1.將公司的戰(zhàn)略與大型項(xiàng)目和項(xiàng)目關(guān)聯(lián)起來(lái)。SPO負(fù)責(zé)確保各個(gè)項(xiàng)目反映了由高級(jí)管理層所建立的各項(xiàng)戰(zhàn)略目標(biāo)。
2.項(xiàng)目選擇及優(yōu)先次序排定。SPO根據(jù)項(xiàng)目相應(yīng)的優(yōu)先級(jí)和相關(guān)性，將它進(jìn)行混合和匹配。各個(gè)項(xiàng)目之間的相互依賴性，只有從SPO的角度才能看到。
在一些組織中，將戰(zhàn)略與項(xiàng)目關(guān)聯(lián)起來(lái)是一種革命性的想法。在一個(gè)組織中設(shè)置若干人員，負(fù)責(zé)將戰(zhàn)略目標(biāo)與進(jìn)行中的項(xiàng)目關(guān)聯(lián)起來(lái)進(jìn)行考慮，這種作法對(duì)許多組織而言還是個(gè)全新的概念。令人欣慰的是有些組織正在建立戰(zhàn)略級(jí)項(xiàng)目辦公室，以糾正原先的疏忽。
組合管理開始于對(duì)組合的選擇。主管級(jí)指導(dǎo)委員會(huì)必須做出決策，在資源有限的條件下，應(yīng)當(dāng)選擇眾多機(jī)會(huì)中的哪一個(gè)，而SPO則是主管級(jí)指導(dǎo)委員會(huì)的”項(xiàng)目之音”。 授權(quán)執(zhí)行某個(gè)項(xiàng)目的決策是復(fù)雜的，取決于許多因素，如投資的回收、與當(dāng)前的組合是否適配、引進(jìn)新的生產(chǎn)線的需求、資源的可用性等。
這是一個(gè)典型的主管級(jí)決策，包括許多決策準(zhǔn)則和備選方案。委員會(huì)的第一個(gè)任務(wù)是選擇一個(gè)決策支持工具，以幫助構(gòu)造和簡(jiǎn)化決策過(guò)程。一旦委員會(huì)決定選擇某個(gè)機(jī)會(huì)，就要與可用的資源進(jìn)行比較，以決定在限定的資源下，有多少所需要的項(xiàng)目能夠?qū)嵤?/P>
選擇過(guò)程包括識(shí)別機(jī)會(huì)；評(píng)估組織的適配性；分析成本、收益和風(fēng)險(xiǎn)，以及規(guī)劃和選擇一個(gè)組合。組合管理所關(guān)心的是適配、效用和平衡。如果有效地予以實(shí)施，組合管理將確保人員和資源的最佳使用。
一個(gè)組織可以先識(shí)別機(jī)會(huì)；然后評(píng)估組織是否合適利用這個(gè)機(jī)會(huì)，分析成本、收益和風(fēng)險(xiǎn)；最后規(guī)劃和選擇一個(gè)組合。幾乎每個(gè)組織都用這樣的思路去構(gòu)造一個(gè)項(xiàng)目的組合，只是所用的方法和技術(shù)有所不同。所有組織的相同之處是，在對(duì)事情的了解到達(dá)某種程度時(shí)，都會(huì)理解他們項(xiàng)目的適配和效用，并且試圖建立項(xiàng)目的混合。
適配。組合管理的第一個(gè)主要內(nèi)容是識(shí)別機(jī)會(huì)，并且確定這些機(jī)會(huì)與公司的戰(zhàn)略方向是否吻合。某種意義上說(shuō)，這是在進(jìn)行深入分析之前對(duì)項(xiàng)目所進(jìn)行的識(shí)別和初步審查。需要提出的問(wèn)題有：項(xiàng)目是什么?項(xiàng)目與你的組織所關(guān)注的焦點(diǎn)、商業(yè)戰(zhàn)略及各種目標(biāo)是否適配? 需要考慮的事情有：建立一個(gè)過(guò)程來(lái)識(shí)別機(jī)會(huì)，并使這個(gè)過(guò)程易于掌握；建立一個(gè)模板用于判別項(xiàng)目，并將這個(gè)模板作為過(guò)程的一部分；建立最低接受條件，并將其作為過(guò)程的一部分；鼓勵(lì)出主意和提建議---在應(yīng)當(dāng)贊揚(yáng)時(shí)給予贊揚(yáng)；確保已經(jīng)建立明確