首先你要找那些讓你提交這些報(bào)告的人，問(wèn)明白他們說(shuō)的這些報(bào)告究竟需要涉及什么內(nèi)容，給什么人看，格式和文檔的風(fēng)格要求是什么。如果他們不能告訴你一個(gè)滿意的答案，就沒有必要給他們一個(gè)他們自己都不知道想不想要的東西。
而實(shí)際上需求分析報(bào)告可以說(shuō)是文檔體系中最沒有必要存在的。當(dāng)然我不是說(shuō)需求分析不重要，而是說(shuō)需求分析太重要，是一個(gè)報(bào)告所不能容納的，而是要有一個(gè)包括數(shù)個(gè)不同內(nèi)容體系的文檔系統(tǒng)。而如果你的項(xiàng)目根本就沒有那么多的資金和資源，你一般就不要?jiǎng)佑眠@樣一個(gè)龐大的系統(tǒng)。你在這個(gè)時(shí)候只需要隨時(shí)記錄你的想法，列出你的關(guān)注點(diǎn)和解決的想法。而當(dāng)然這個(gè)系統(tǒng)雖然龐大，但是還有很多線索要你去掌握它們的建造。首先這個(gè)系統(tǒng)需要有一個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo)分析，也就你的這個(gè)系統(tǒng)要達(dá)到的業(yè)務(wù)目標(biāo)，要結(jié)合具體的企業(yè)環(huán)境進(jìn)行系統(tǒng)分析和論證，這個(gè)文檔的閱讀者基本上屬于最高級(jí)次的決策者。還要有一個(gè)技術(shù)目標(biāo)分析，也就是你的這個(gè)項(xiàng)目將解決什么具體的技術(shù)問(wèn)題，這個(gè)部分也十分的復(fù)雜，基本上需要行業(yè)專家認(rèn)真地分析，這個(gè)文檔的閱讀者屬于管理者。還要有一個(gè)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的報(bào)告，也就是你需要為完成這個(gè)項(xiàng)目動(dòng)用什么技術(shù)，主要是你必須說(shuō)出在這個(gè)項(xiàng)目的幾種可使用技術(shù)方案中你為什么要選擇你目前的這種，這個(gè)文檔的閱讀者基本上就是相關(guān)的技術(shù)人員。而同時(shí)你還需要一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)分析的報(bào)告，把這個(gè)文檔要針對(duì)業(yè)務(wù)/技術(shù)/實(shí)現(xiàn)這三個(gè)層次的問(wèn)題中要遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。這屬于基本的需求分析的基礎(chǔ)文檔系統(tǒng)。
然后你還需要面對(duì)你的具體的情況進(jìn)行具體的項(xiàng)目的規(guī)劃分析。首先如果你的項(xiàng)目是一個(gè)開發(fā)型的項(xiàng)目，你就有必要對(duì)你的業(yè)務(wù)目標(biāo)和技術(shù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行一種設(shè)計(jì)。這個(gè)工作需要大量的市場(chǎng)和人類學(xué)知識(shí)。其次你還需要對(duì)你上面這個(gè)需求的設(shè)計(jì)進(jìn)行分析，以把其轉(zhuǎn)化為開發(fā)者可以接受的文檔格式。然后你還需要對(duì)這些需求進(jìn)行具體的粒度化的劃分，將其細(xì)化為一些原子態(tài)的互相聯(lián)系的部分。在此基礎(chǔ)上你還需要對(duì)這些具體的技術(shù)實(shí)現(xiàn)進(jìn)行規(guī)劃，找出最重要的和最有難度的部分。同時(shí)這個(gè)層次的風(fēng)險(xiǎn)分析也需要有一個(gè)單獨(dú)的文檔說(shuō)明。
最后你還需要對(duì)實(shí)現(xiàn)中具體的細(xì)節(jié)問(wèn)題組織你的需求分析文檔。這些問(wèn)題包括，你使用的具體技術(shù)需要什么要求的人員和設(shè)備等等資源。你的需求需要如果進(jìn)行測(cè)試，以保證你的這些需求能夠被真正的貫徹。你的系統(tǒng)需要如何部署在你的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中。你的人員培訓(xùn)需要采用什么措施。這些問(wèn)題都需要有專門的文檔，而且也都是需求分析方面的。
基本上這樣一個(gè)系統(tǒng)要有10份以上的文檔，而關(guān)鍵在于不同的問(wèn)題應(yīng)該在不同的文檔中說(shuō)明，同時(shí)你還必要在這些文檔的相互關(guān)系中做出一種標(biāo)注。這樣一個(gè)工程，基本上需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)來(lái)專門的進(jìn)行協(xié)調(diào)和維護(hù)。至于書寫則是一個(gè)文檔就要一個(gè)小組，同時(shí)還必須有一個(gè)系統(tǒng)的管理小組。在這樣一個(gè)文檔系統(tǒng)中，基本上可以保證你所有的關(guān)注都在你的文檔中體現(xiàn)了。
當(dāng)然這樣的文檔系統(tǒng)我估計(jì)你在國(guó)內(nèi)根本就看不到，國(guó)外也難找。而國(guó)內(nèi)常見的情況是，這些文檔和垃圾的地位一樣，基本上都是人為的制造的無(wú)用的浪費(fèi)時(shí)間的和精力的廢紙。
還是回到最初的問(wèn)題，你最好還是先去問(wèn)問(wèn)需要這些文檔的人，他們究竟是要什么，有什么具體的要求，肯為這些文檔出什么價(jià)錢。如果他們不能告訴你，你就只需要為自己建立一個(gè)文檔，當(dāng)然有的時(shí)候你會(huì)覺得自己不需要任何文檔，那么你不需要好了。沒有任何文檔也不說(shuō)明什么，到處都是文檔倒是肯定的說(shuō)明這個(gè)組織水準(zhǔn)和開發(fā)能力十分的低劣。