在一個房地產(chǎn)開發(fā)項目中，總會有很多外購產(chǎn)品或服務(wù)的合同和協(xié)議。如咨詢合同、設(shè)計合同、監(jiān)理合同、施工合同、材料采購合同、設(shè)備供應(yīng)合同等。最容易出麻煩的是供需雙方對需求和提供需求的誤解。這種誤解將導(dǎo)致合作雙方合作氣氛的破壞，更有甚者還將導(dǎo)致項目的失敗。
要準(zhǔn)確的理解需求，一個重要的基本技能是要有傾聽的技巧。當(dāng)項目發(fā)起人或投資人對某項目有投資意向時，作為項目發(fā)起人和投資人所雇傭的咨詢公司或組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的策劃部必須弄清楚投資人對項目的要求，委托方和被委托方或組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的策劃部門在一起明確需求和合適的對應(yīng)措施；如果項目發(fā)起人不能提出明確的需求，則被委托方有責(zé)任進(jìn)行市場調(diào)查，去發(fā)現(xiàn)市場需求。
要準(zhǔn)確的理解需求一般包括四個方面：
需求。項目發(fā)起人提出需求。
明確。咨詢公司或提供需求者準(zhǔn)確地描述他所聽到的需求。明確這一個環(huán)節(jié)非常重要，有相當(dāng)一部分需求提供者在并未完全領(lǐng)會委托人提出的需求的情況下，拿到半截話就跑，回去做了很多工作，將做出來的成果交付給委托人一看，不是委托人想要的東西，要么重來，要么委托人另請高明。要解決這一問題，委托人與被委托人的交談一直要進(jìn)行下去，直到項目發(fā)起人滿意地認(rèn)為咨詢公司或需求提供者已經(jīng)充分理解了自己所提的需求。在這種情況下，雙方就需求已經(jīng)建立了明確的共識。 轉(zhuǎn)貼于：中國項目管理資源網(wǎng)
響應(yīng)。咨詢公司或需求提供者要準(zhǔn)確地說明他們將通過什么措施和手段來滿足委托方所提供的需求。這一點也非常重要，很多委托方將需求提出來后，沒有認(rèn)真關(guān)注需求提供人的反映和響應(yīng)，而是主觀判斷對方已經(jīng)理解了自己所需要的服務(wù)或產(chǎn)品，而不過問需求提供方有無實力、手段、措施和方法提供該服務(wù)和產(chǎn)品，待被委托方交出自己的成果時，總認(rèn)為與所需要的成果相差甚遠(yuǎn)，這種不到位的溝通，造成時間和金錢的損失。
協(xié)議。咨詢公司或需求提供人向項目發(fā)起人說明自己理解的所提供的服務(wù)，這種溝通一直要持續(xù)下去直到需求提供者滿意地認(rèn)為委托方或需求者已充分理解了他所提供的服務(wù)或產(chǎn)品。在這種情況下，委托方和被委托方就需求和服務(wù)才達(dá)成真正的共識。
雙方同意的服務(wù)滿足了雙方同意的需求，在協(xié)議里還需包括一份說明文件，這份說明文件又叫做成功標(biāo)準(zhǔn)，在成功標(biāo)準(zhǔn)里說明何時和如何滿足所提的需求。說明要很具體，不需要再作額外解釋。在一個標(biāo)準(zhǔn)里，結(jié)果只有兩種，要么滿足標(biāo)準(zhǔn)，要么達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，沒有中間答案。
這一步對項目的成功非常重要，但也確實是一個痛苦的過程。對于一個急于開始的項目來說，要建立并雙方一致同意項目將作什么，是較困難的，并且很容易使人失去耐心和熱情。但你必須在是現(xiàn)在痛苦還是將來痛苦中進(jìn)行選擇。千萬不要即使需求很直接，就假設(shè)你已經(jīng)理解了需求，而需求者也理解了你提供的服務(wù)；即使需求直截了當(dāng)，也要用合同或協(xié)議書來確保雙方充分理解了期望。
上述過程的的交付成果就是雙方達(dá)成的滿意條件書，這各滿意條件書是一個動態(tài)文件。因為我們知道，對一個項目的認(rèn)識是一個漸進(jìn)明細(xì)的過程，在整個項目生命周期中，情況在不斷的變化，委托人的需要也在不斷的變化，因而滿意條件書也在不斷變化，所以當(dāng)項目進(jìn)行到關(guān)鍵里程碑點，就要對項目狀態(tài)進(jìn)行評審，此時也要評審項目滿意條件書，看滿意條件書能否適應(yīng)項目需要，如不適應(yīng)就進(jìn)行修改。這種間歇性的修改，應(yīng)該進(jìn)入項目檔案中。與此同時響應(yīng)調(diào)整項目計劃。