實施ERP是一個驚人的工程,投資之大足以令最鎮(zhèn)靜的CFO有點發(fā)慌。在ERP開始產(chǎn)生效益之前,除了軟件成本預(yù)算外,財務(wù)經(jīng)理還應(yīng)該考慮咨詢、返工、集成測試以及一長串其他費用。低估對員進(jìn)行新工作流程的培訓(xùn)費用;沒有考慮數(shù)據(jù)庫集成需要;忽略需要額外的軟件去復(fù)制舊的報告格式;不像實施其他信息系統(tǒng),在做預(yù)算和做計劃時的疏忽可能使實施ERP的成本急劇上升,甚至不可控制。
毫無疑問,制定預(yù)算時,不同的公司有不同的困難。實施過ERP(也稱企業(yè)資源管理軟件,ERM)的公司都有相同的經(jīng)驗,經(jīng)常會低估或漏掉某些成本。根據(jù)這個行業(yè)經(jīng)驗人士的觀點,以下五個方面是最可能導(dǎo)致預(yù)算超支的。
一、培訓(xùn)實施過ERP的人一致認(rèn)為,培訓(xùn)費用是最難控制的預(yù)算項目。
一般來說,這些人不會完全忽視培訓(xùn)費用,但往往會低估培訓(xùn)費用。Elf Atochem北美公司的副總裁、CIO,也是積極贊同引進(jìn)SAP R/3系統(tǒng)的Robert M.Rubin提出了一條估計ERP培訓(xùn)費用的不變規(guī)則;"即使你堅持我的規(guī)則,花在SAP系統(tǒng)上的培訓(xùn)費用和時間仍將遠(yuǎn)超過你的預(yù)期。
"培訓(xùn)費用之所以高是因為除了學(xué)習(xí)軟件界面外,幾乎每個員工都必須學(xué)一套全新的流程。以一位在Monsanto工廠裝卸碼頭負(fù)責(zé)接收運來的原材料的職員為例,Cissell說,"在SAP系統(tǒng)中,那位職員現(xiàn)在變成了會計員。"因為這位職員是將新存貨直接鎖進(jìn)了一個活的系統(tǒng),一丁點錯誤都將立即對帳簿產(chǎn)生影響。一旦每位接受員工都有權(quán)進(jìn)入系統(tǒng),工廠的數(shù)據(jù)復(fù)核員不能像以前那樣簡單地成批地查看數(shù)據(jù);如果需要的話,現(xiàn)在他們必須要能夠查明每一筆數(shù)據(jù)錄入的來源去證明其正確性,各級員工必須承擔(dān)不同的責(zé)任。Cissell說,"ERP的技術(shù)實施不是很多,軟件安裝雖然工作量很大,但它不是很難。然而,它強(qiáng)迫你在管理上要做許多改變。"這種管理改變所需的費用包含在培訓(xùn)費用預(yù)算內(nèi)。
當(dāng)必須要壓縮開支時,人們往往是最先壓縮培訓(xùn)費用,這是一個最大的錯誤。Gartner Group的商業(yè)應(yīng)用軟件研究部主管Chris jones說,一次成功的培訓(xùn),其費用至少應(yīng)占到整個項目預(yù)算的10%。最好占15%。那些在培訓(xùn)費用上太克扣的公司以后將為此付出更高的成本。
盡管不能也不應(yīng)該避免培訓(xùn)費用,但仍有方法控制其成本。Curwood Group是一家為快餐、干酪、蜜餞及其他易包裝的產(chǎn)品生產(chǎn)包裝紙的公司。該公司通過"培訓(xùn)培訓(xùn)員"(t rain the trainer)的方式,使當(dāng)?shù)氐穆殕T負(fù)責(zé)為公司14個生產(chǎn)網(wǎng)點的員工培訓(xùn)ERP軟件。每一網(wǎng)點的培訓(xùn)員負(fù)責(zé)評估各自的培訓(xùn)需求,并通過與職工一同實際操作的方式進(jìn)行指導(dǎo)。通過安全管理他們做雙倍的工作,并有權(quán)使用ERP軟件,按照Curwood公司MIS主管Carlo s monssen的看法,這對Marshall軟件來說是一個相對容易的任務(wù)。
二、集成和測試
負(fù)責(zé)Monsanto公司的SAP實施的IT主管Gary Banks說,"SAP系統(tǒng)比較復(fù)雜,它們運行良好,但與它接口很難。"測試ERP與公司其他軟件之間的連接,這種連接必須建在多個案例的基礎(chǔ)上,在作成本預(yù)算時,測試連接費用常常被公司遺漏。Monsanto公司有針對后勤、稅收、生產(chǎn)計劃、條形碼等方面的專用附加軟件。Banks說,那些軟件與ERP的連接工作消耗的時間和費用均超出開始時的預(yù)算。轉(zhuǎn)貼于：中國項目管理資源網(wǎng)
一般情況下,不要去想修改ERP產(chǎn)品的核心代碼,除非用戶認(rèn)為:為了與某個關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程相匹配而修改軟件,將會產(chǎn)生非常大的具體的經(jīng)濟(jì)利益;否則程序修改一旦開始,集成、測試和維護(hù)系統(tǒng)的成本開