項(xiàng)目和項(xiàng)目管理與人類文明相伴相隨如生，自從有了人類，就有組織的活動(dòng)，就一直執(zhí)行著各種規(guī)模的項(xiàng)目和項(xiàng)目管理。美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)給項(xiàng)目的定義如下：項(xiàng)目是一系列特殊的將被完成的任務(wù)，它是在一定條件（時(shí)間、成本、質(zhì)量、范圍）限制下，滿足特定目標(biāo)的多項(xiàng)相關(guān)工作的總稱。此定義實(shí)際包含三層含義：（１）項(xiàng)目是一項(xiàng)有待完成的任務(wù)，且有特定的環(huán)境與要求；（２）在一定的組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，利用有限資源（人力、物力、財(cái)力等）在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)；（３）任務(wù)要滿足一定性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)等要求。
因此，項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識(shí)體系被劃分為包括項(xiàng)目采購管理在內(nèi)的九個(gè)知識(shí)領(lǐng)域。項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開了這些物質(zhì)資源，再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過采購活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。所謂的項(xiàng)目的采購管理就是從執(zhí)行組織以外通過采購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的，如何合理而有效地使用這些項(xiàng)目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項(xiàng)目的采購管理中所應(yīng)該關(guān)注的問題之一。
梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：
“在采購設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商?！痹诂F(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對(duì)項(xiàng)目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有效地降低采購成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們?cè)陧?xiàng)目采購管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。此處從成本控制的角度來逐一論述在項(xiàng)目采購管理中降低采購成本的一些措施。
一、制定采購預(yù)算與估計(jì)成本
制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。
制定采購預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購行為之前對(duì)項(xiàng)目采購成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。 項(xiàng)目采購管理預(yù)算一般有采購計(jì)劃制定、詢價(jià)計(jì)劃制定、詢價(jià)、渠道的選擇以及合同管理和合同收尾等內(nèi)容。項(xiàng)目采購計(jì)劃決定采購什么、何時(shí)采購。詢價(jià)計(jì)劃是以文件記錄所需要的產(chǎn)品以及確認(rèn)潛在的渠道。詢價(jià)是取得報(bào)價(jià)單、標(biāo)書、要約或訂約提議的過程。渠道的選擇是從潛在的供應(yīng)商（或賣主）中做出選擇的過程合同管理是管理與協(xié)調(diào)利益相關(guān)者契約關(guān)系的過程。合同收尾是合同的完成和解決。
制定項(xiàng)目采購預(yù)算成本的方法有三種：（１）自制／外購分析法，即是利用針對(duì)成本的選擇決策分析或平衡點(diǎn)分析，來確定某種項(xiàng)目所需的資源是依靠自己生產(chǎn)還是依靠外購獲得的一種具體管理技術(shù)方法。自制／外購分析法要充分考慮組織未來發(fā)展和目前需要之間的利益關(guān)系。（２）短期租賃或長(zhǎng)期租賃分析法，即是根據(jù)租金的大小決定項(xiàng)目對(duì)外部資源進(jìn)行租賃的時(shí)限選擇。（３）專家意見法，即是項(xiàng)目組織可以向具有專門知識(shí)經(jīng)驗(yàn)或資格的單位個(gè)人進(jìn)行專業(yè)采購咨詢。
有了采購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從