現(xiàn)在眾多企業(yè)都趨于扁平化，使得跨部門之間的溝通更加頻繁。部門之間地位平等，不存在上下級(jí)關(guān)系，按說溝通應(yīng)該比較容易。但現(xiàn)實(shí)的情況是，部門之間協(xié)調(diào)的成本相當(dāng)高昂，這種溝通成本不僅存在于大規(guī)模組織內(nèi)，同樣也困擾著中小型公司。
許多事情，其實(shí)并不復(fù)雜，而是相互之間的溝通不暢，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司來協(xié)調(diào)。繞了大大的圈子，走了長(zhǎng)長(zhǎng)的彎路，耽誤了你我他的寶貴時(shí)間。俗話說，浪費(fèi)時(shí)間就是浪費(fèi)金錢，這其實(shí)就是高昂的溝通成本。有句話說得很直接，搬出上司來協(xié)調(diào)，就是你我他的溝通無能。有效的溝通，能節(jié)約大家的時(shí)間，避免占用上司的時(shí)間。
那么，造成跨部門溝通如此高昂的成本原因何在呢?原因可能有三：一、職能部門未能將各自的目標(biāo)有效地整合在組織目標(biāo)之下——盡管各自制定的目標(biāo)似乎都無懈可擊，但都各自為政。如A部門在某件事情上做出讓步，對(duì)B部門有利、對(duì)組織整體也有利，但對(duì)A部門不利，則跨部門溝通就不好協(xié)調(diào)了。二、由于部門不同，大家在認(rèn)知上難免有差異。如果再加上溝通的信息不對(duì)等、不能及時(shí)反饋等因素，就會(huì)導(dǎo)致目的或結(jié)果預(yù)期的不同。三、組織所倡導(dǎo)和形成的文化氛圍及員工的互動(dòng)方式，決定了溝通效率的差別。
在公司里，員工和中級(jí)主管花在內(nèi)部溝通的時(shí)間大約占其工作時(shí)間的40%～50%，而對(duì)于高層主管，這個(gè)比率會(huì)更高。如何提高公司內(nèi)部跨部門溝通的運(yùn)營(yíng)效率呢?
一、有效整合部門目標(biāo)
有部門就必然存在部門利益、小團(tuán)體利益，這是不爭(zhēng)的事實(shí)。盡管大家理論上都知道要摒棄小團(tuán)體利益，要從公司整體來考慮問題;但一旦公司利益侵犯到部門利益時(shí)，這個(gè)部門一般都會(huì)自覺不自覺地維護(hù)部門利益，而不是簡(jiǎn)單地首先犧牲小團(tuán)體利益。這是人的自利本性造成的;即使部門經(jīng)理不想這么做，但迫于部門基層員工的壓力也不得不這么做。這個(gè)問題的根子在于兩者利益的不一致性，或者說是兩者的目標(biāo)是不一致的。
為此，我們應(yīng)該整合那種各自為政的部門目標(biāo)，使部門的各個(gè)目標(biāo)與組織的總目標(biāo)同心。如很多大企業(yè)給部門設(shè)定預(yù)算目標(biāo)時(shí)，都采取企業(yè)內(nèi)部的計(jì)算依據(jù);這樣便于考核，但顯然這種內(nèi)部的計(jì)算依據(jù)是不面向市場(chǎng)的，也就是說部門的預(yù)算目標(biāo)不是面向市場(chǎng)，而企業(yè)是面向市場(chǎng)的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設(shè)置的指揮棒方向性不一致，直接導(dǎo)致部門和企業(yè)的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。
二、換位思考
在溝通過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對(duì)于一個(gè)部門經(jīng)理來說，換位思考也即應(yīng)該多了解其他部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作情況，多從其他部門的角度考慮問題，要理解其他部門的難處。這樣才能溝通無極限。當(dāng)其它部門不配合你的工作時(shí)，你應(yīng)該檢討自己，站在對(duì)方的角度去看問題，而不能一味地埋怨、抱怨。
那么，企業(yè)能為員工的換位思考做些什么?首先是可以制定一些制度，為員工創(chuàng)造一些條件跨部門溝通，也可以成立跨部門的項(xiàng)目小組進(jìn)行工作。不過，最常做的也是最有效的一招就是實(shí)行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規(guī)律告訴我們，公司內(nèi)部80%的信息交流與溝通發(fā)生在20%的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內(nèi)部溝通的“關(guān)鍵少數(shù)”。所以，應(yīng)該鼓勵(lì)崗位輪換，請(qǐng)業(yè)務(wù)背景的人員擔(dān)當(dāng)支持部門的主管，請(qǐng)業(yè)務(wù)鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學(xué)習(xí)到多種知識(shí)，很好地規(guī)劃他們的職業(yè)生涯，也可以讓各部門的員工站在更高的一個(gè)職位角度思考問題，使團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神得以發(fā)揮。
三、注重非正式溝通
企業(yè)內(nèi)部溝通中有正式溝通和非正式溝通。正式溝通很普遍，在跨部門溝通時(shí)經(jīng)常被運(yùn)用，如會(huì)議溝通。但我們需注意，部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會(huì)議前私下解