在ERP項目實施過程中，后院起火是一件非常危險的事情。但是筆者仍然會時常碰到這種事情，讓筆者很難應付?，F(xiàn)在筆者就跟大家分享一下，遇到類似事情時的處理方式。希望這些經(jīng)驗能夠幫助各位項目管理逢兇化吉。
一、 項目實施到關(guān)鍵時刻，項目管理員卻跳槽。
讓筆者印象深刻的最大后院起火事件是在給一家企業(yè)實施ERP項目進入到關(guān)鍵的時刻，這家企業(yè)的項目管理員卻跳槽了。當時讓很多人都措手不及。由于一直以來都是這個項目管理員負責這個ERP項目，特別是流程梳理與優(yōu)化這方面的內(nèi)容，都是由其主導的。他離職后，在一段時間內(nèi)ERP項目處于無序的狀態(tài)之中。那么遇到這種情況，ERP實施顧問該如何面對呢？
自從這件事情之后，筆者就學乖了。即使企業(yè)如何信誓旦旦的保證企業(yè)關(guān)鍵用戶的穩(wěn)定性，我們做為實施顧問仍然不能夠掉以輕心。在幫助企業(yè)組建項目團隊的時候，都建立企業(yè)采取正負責任制。也就是說，項目管理員要設立兩位，分別為正副組長。副組長作為后備，也需要全程參與到ERP項目中來。如此的話，即使正組長因為種種原因最后在中途離開了ERP項目團隊，那么由于副組長參與了整個項目，所以也能夠及時的頂替上來。
這么做的好處，當然是顯而易見的。除此之外，筆者在必要的時候還會跟企業(yè)一把手強調(diào)項目管理員的重要性。特別會指出如果在項目中途項目負責人中途離場可能會給企業(yè)項目帶來的致命打擊。讓一把手真正的重視ERP關(guān)鍵用戶、特別是項目負責人的穩(wěn)定性。防止項目在最后沖刺時，由于關(guān)鍵用戶中途退場而導致后院起火事件。
其次，筆者也會強調(diào)項目過程中書面資料的整理與歸檔。如在流程梳理與優(yōu)化的過程中，筆者會讓企業(yè)用戶將整理好的流程通過書面的形式記錄下來，并要求有企業(yè)一把手或者項目負責人的簽字。如此，即使后續(xù)有關(guān)鍵用戶或者項目負責人離職，憑借這些書面的資料，新的接班人也可以順利接手。最終的是，通過這些書面資料，可以防止新官上任三把火。將前任項目負責人的工作成果全部推翻。這意味著很多工作將從頭再來，大大的影響ERP項目的進度。
由于項目負責人或者關(guān)鍵用戶中途退出項目團隊，會給ERP項目帶來很大的負面影響，甚至是致命的影響。故無論是實施顧問還是企業(yè)一把手，在ERP項目開始之前都要能夠清楚的明白這一點。然后根據(jù)筆者上面提的一些意見，做好相關(guān)的防護措施。最大程度上消除這個后院起火事件給ERP項目帶來的不利影響。
二、 系統(tǒng)跑的正歡，卻發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有嚴重的錯誤。
三分軟件，七分實施，十二分數(shù)據(jù)。這是專家們對ERP項目實施方法論的高度總結(jié)。從中可以看出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對ERP項目的重要性。但是在實際工作中，我們往往會遇到系統(tǒng)跑的正歡，卻發(fā)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)嚴重錯誤的情況。這是繼項目管理員跳槽的第二大后院起火事件。
如筆者以前給一家企業(yè)實施ERP項目的時候，就遇到這種情況。他們有一個泡殼的原材料，是存放在包裝材料倉庫中的。但是由于其價值比較大，在統(tǒng)計材料成本的時候，確是計算在零件成本中的。但是企業(yè)用戶在產(chǎn)品基本信息整理的時候，沒有發(fā)現(xiàn)這個問題。他們將原材料分為包裝材料與零件兩部分。而倉庫也對應的設置為包裝材料倉庫與零件倉庫兩個倉庫。在產(chǎn)品信息導入到系統(tǒng)中的時候，就是按照這個關(guān)系來導入的。后來在系統(tǒng)模擬運行的時候，成本會計就發(fā)現(xiàn)了問題。系統(tǒng)中產(chǎn)品的零件價格要比實際的低，而包裝材料成本卻比實際的要高出不少。
經(jīng)過一番查找與分析，才發(fā)現(xiàn)是這個地方出了問題。由于現(xiàn)在系統(tǒng)已經(jīng)處于模擬運行階段，即最后的沖刺階段，卻發(fā)生了這種后院起火的時間，讓大家都有點措手不及。最后，根據(jù)企業(yè)這個實際情況，為了最大程度的減少損失，筆者只好采取了一個折中的處理方案。