標準化能夠幫助實現(xiàn)項目過程的成本控制,包括項目管理程序、工作規(guī)則、工作模板等一系列的標準化工作有利于提高項目管理水平。
有種觀點認為,標準化不適合研發(fā)型項目管理。這種觀點認為研發(fā)型項目不同于一般的項目,研發(fā)項目過程所需要的創(chuàng)造性與標準化是相矛盾的,項目管理標準化會限制項目成員的創(chuàng)造性,最終影響項目質量和項目績效。而且,研發(fā)型項目所具有的項目文化不同于其他組織文化,二者之間存在巨大差異,這種項目文化不適合采用非常正式的項目管理方法,不需要詳細的項目計劃。還有一種觀點也認為,因為研發(fā)項目的高度不確定性,導致這類項目難以計劃、預知和優(yōu)化,這樣一來,也就很難采用規(guī)范化的項目管理方法。那么,研發(fā)型項目到底需不需要標準化?標準化對于研發(fā)型企業(yè)項目管理帶來哪些影響?研發(fā)型項目該如何標準化?
研發(fā)型項目管理是否需要標準化
很多研發(fā)型企業(yè)均存在這樣問題:項目質量參差不齊,既有100分的項目,又存在60分的項目,項目質量完全取決于項目經理及項目成員的個人能力;明明招了很多專業(yè)人員,可還是不夠用,大家都喊太忙,十個項目九個拖期。
以下是我們針對某一研發(fā)型企業(yè)項目管理現(xiàn)狀所進行的調查問卷結果。
從問卷分析中,我們發(fā)現(xiàn)造成企業(yè)項目拖期的主要原因除了甲方因素,還表現(xiàn)在對項目事先估計不足,缺少嚴格的項目計劃等方面。更深層次的原因在于企業(yè)內部在項目管理方面缺少必要的標準化、規(guī)范化支持。
很多研發(fā)型企業(yè)的項目管理沒有實行標準化的項目管理方法,造成了大量的時間和資源的浪費和重復。不斷變化的競爭環(huán)境對企業(yè)提出了挑戰(zhàn),迫使其去改進項目管理,提高過程效果和效益。項目管理標準化,可以提高企業(yè)溝通效果與項目管理水平,最終會將企業(yè)里面原先項目管理水平參差不齊的項目管理統(tǒng)一到同一個較高的水平上。如圖3所示。
標準化對研發(fā)型企業(yè)項目績效的影響
研發(fā)型項目是需要經過多個工作階段較為復雜的技術和管理工作,各個階段又由諸多工作環(huán)節(jié)組成,環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)之間錯綜復雜,如有一個或幾個環(huán)節(jié)不到位或不協(xié)調,就足以拖延整個項目工作進度,甚至中途夭折。然而,對項目型運作的企業(yè)來說,項目管理是企業(yè)重要的、重復進行的工作內容,在工作程序方面,實際又存在可以遵循的客觀規(guī)律性,按照標準化重復性工作原理,完全有必要,也有可能作為標準化對象,采用裝訂企業(yè)標準和貫徹標準的手段,使其達到工作程序管理標準化。
項目管理標準化,就是一個用標準化的規(guī)則去管理項目的過程。標準化的度量就是在執(zhí)行這些規(guī)則時的變異程度。變異程度越小,標準化程度就越高。標準化的項目過程可以反復使用,而不管客戶期望和競爭環(huán)境的變化。標準化分為結構標準化(項目管理流程、組織、信息技術)、系統(tǒng)標準化(項目管理方法和成果評價標準)、文化標準化(組織文化和領導風格)三個部分。結構標準化、系統(tǒng)標準化、文化標準化對項目目標的實現(xiàn)都有一定的影響。組織中的項目管理標準化有利于項目目標的實現(xiàn),特別是對于研究型的組織。項目管理標準化可以帶來幾個方面的改進,如,可以增加效率、提高項目可預測性,增加達到目標的可能性,縮短項目周期,改進項目成本等。
Liker,J.K.,Collins,P.D&Hull,F.M指出,當環(huán)境穩(wěn)定,任務是常規(guī)性的、可規(guī)劃的時候,機械式的組織是非常有效的,通常帶有廣泛的規(guī)則、標準化的程序、清晰的高度專業(yè)化分工,嚴格的命令鏈,主要是垂直交流。在一個快速變化的環(huán)境,任務要求是變動和不確定的,有機的組織是有效的,授權的員工,水平式的交流。標準化能夠幫助實現(xiàn)項目過程的成本控制