溝通失敗常常是項(xiàng)目——特別是IT項(xiàng)目——成功的最大的威脅。溝通是保持項(xiàng)目順利進(jìn)行的潤(rùn)滑劑。溝通計(jì)劃編制包括信息發(fā)送、績(jī)效報(bào)告和管理收尾，它需要確定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求。溝通管理計(jì)劃應(yīng)該是為所有項(xiàng)目創(chuàng)建的。項(xiàng)目溝通中的項(xiàng)目干系人分析，有助于確定項(xiàng)目中各種參與人員的溝通需求。
發(fā)送項(xiàng)目信息有幾種不同的方法，包括正式的、非正式的、書面的和口頭的方式。確定哪種方式是發(fā)送各種項(xiàng)目信息最適當(dāng)?shù)姆绞?，是很重要的。?xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)溝通項(xiàng)目信息時(shí)，應(yīng)注重建立關(guān)系的重要性。當(dāng)需要溝通的人員數(shù)目增加時(shí)，溝通的復(fù)雜性也隨之增加。
績(jī)效報(bào)告包括收集和發(fā)送有關(guān)項(xiàng)目朝預(yù)定目標(biāo)邁進(jìn)的狀態(tài)信息。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以使用掙值分析表和其他形式的進(jìn)展信息，來(lái)溝通和評(píng)價(jià)項(xiàng)目績(jī)效。狀態(tài)評(píng)審會(huì)議是項(xiàng)目溝通、監(jiān)督和控制的重要一部分。
管理收尾包括生成、收集與發(fā)送相應(yīng)的信息，使項(xiàng)目或階段正式完成。項(xiàng)目的主要客戶應(yīng)當(dāng)正式接受項(xiàng)目產(chǎn)生的一項(xiàng)或多項(xiàng)產(chǎn)品。建立項(xiàng)目檔案和完成吸取的教訓(xùn)報(bào)告，應(yīng)該是管理收尾工作的一部分。
為了改善項(xiàng)目的溝通，項(xiàng)目經(jīng)理及其團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)發(fā)展良好的沖突管理技能和其他溝通技能。沖突 解決是項(xiàng)目溝通管理的一個(gè)重要部分。項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中促使沖突產(chǎn)生的主要因素是進(jìn)度、優(yōu)先次序、人員安排、技術(shù)選擇、程序、成本和個(gè)性。面對(duì)沖突的方法或問(wèn)題解決的方法，通常是最好的方法。其他一些改善項(xiàng)目溝通的建議包括：學(xué)習(xí)如何召開(kāi)更加富有成效的會(huì)議;使用項(xiàng)目溝通報(bào)告模板;建立溝通基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)。
Microsoft Project 有幾項(xiàng)項(xiàng)目溝通功能。用戶可以把信息轉(zhuǎn)換成超文本(HTML)，發(fā)布在網(wǎng)絡(luò)上，或?qū)⒊?jí)鏈接插入到相關(guān)的文件中。工作組功能使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更容易地通過(guò)電子郵件發(fā)送信息。