上世紀(jì)70年代中期，美國(guó)國(guó)防部曾立題專門研究軟件項(xiàng)目做不好的原因，發(fā)現(xiàn)70%的項(xiàng)目是因?yàn)楣芾聿簧埔鸬模⒉皇且驗(yàn)榧夹g(shù)實(shí)力不夠，進(jìn)而得出一個(gè)結(jié)論，即管理是影響軟件研發(fā)項(xiàng)目全局的因素，而技術(shù)只影響局部?？梢娫谘邪l(fā)項(xiàng)目中管理的重要性。
而筆者在本土軟件公司協(xié)助建立項(xiàng)目管理制度時(shí)發(fā)現(xiàn)，以項(xiàng)目工作形態(tài)為主的企業(yè)，其項(xiàng)目管理之失敗在于缺乏一套有效的運(yùn)作機(jī)制，而不是部門主管缺乏執(zhí)行力。
以研發(fā)項(xiàng)目為例，由于項(xiàng)目管理方法及軟件已經(jīng)相當(dāng)普遍，大部分的項(xiàng)目經(jīng)理都知道如何展開工作計(jì)劃及分配工作項(xiàng)目，比較常遇到的，反而是下列問題：
研發(fā)人員未主動(dòng)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)工作情形與遭遇到的困難，導(dǎo)致項(xiàng)目經(jīng)理無法及時(shí)掌握進(jìn)度，并將問題排除。
項(xiàng)目經(jīng)理未在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間請(qǐng)其它部門提供必要的支持，或是這些支持事項(xiàng)到后來石沉大海，沒有下文，影響到項(xiàng)目的進(jìn)度。
大部分的研發(fā)人員不愿意制作項(xiàng)目管理所需之文件，例如：填寫會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、產(chǎn)出成果文件等，導(dǎo)致后來執(zhí)行類似項(xiàng)目的人員，沒有資料可以參考。
決議事項(xiàng)未被遵守，沒有人執(zhí)行后續(xù)工作，導(dǎo)致事情延宕。
項(xiàng)目相關(guān)文件資料未適當(dāng)整理及保管，甚至遺失。
當(dāng)項(xiàng)目規(guī)模不大，或只是一兩個(gè)項(xiàng)目時(shí)，這些可能只是小問題，項(xiàng)目經(jīng)理只要提高意志力或執(zhí)行力即可解決。一旦項(xiàng)目規(guī)模擴(kuò)增，變成有數(shù)十個(gè)單位共同參與 ，而且同時(shí)有數(shù)十個(gè)項(xiàng)目一起進(jìn)行時(shí)，這些小問題的影響就會(huì)累積成大問題。所以對(duì)于擁有較大規(guī)模研發(fā)團(tuán)隊(duì)的制造業(yè)，必須建立一套項(xiàng)目管理機(jī)制，讓項(xiàng)目管理成為每個(gè)人的責(zé)任，便利各項(xiàng)產(chǎn)品開發(fā)工作的推動(dòng)。
資源管理機(jī)制
X企業(yè)是一家ERP系統(tǒng)開發(fā)公司，接到訂單后，必須依據(jù)客戶要求列出待開發(fā)的功能項(xiàng)目，交由研發(fā)部門執(zhí)行程序開發(fā)，并整合成為系統(tǒng)功能的一部分，再由客服部門提供導(dǎo)入的服務(wù)，工程師協(xié)助客戶安裝系統(tǒng)，以及提供使用者教育訓(xùn)練。
這天，負(fù)責(zé)A客戶系統(tǒng)導(dǎo)入的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人李勇拿著手上的單子，怒氣沖沖地朝著研發(fā)部門走去，原來他已向客戶承諾明天前往安裝新系統(tǒng)功能，但是剛剛手下的工程師通知他研發(fā)部門還沒將功能開發(fā)完成，情急之下就想找研發(fā)主管理論。
李勇見到研發(fā)主管齊威時(shí)，強(qiáng)壓下心中怒火，以還算委婉的語氣詢問兩周前即已提出的功能開發(fā)需求，為何到今天尚未完成。由于李勇面色不善，一向不喜與人爭(zhēng)執(zhí)的齊經(jīng)理耐著性子向李勇解釋：“由于這兩周的開發(fā)項(xiàng)目比較多，其中有大型客戶預(yù)定的開發(fā)項(xiàng)目，必須到下周一才能將A客戶的功能需求完成?！饼R經(jīng)理解釋后，李勇怒氣未消，質(zhì)疑著說依過去的經(jīng)驗(yàn)，A客戶所需的功能只要60個(gè)工作小時(shí)即可完成，研發(fā)部門有那么多人，為何已花了兩個(gè)禮拜的時(shí)間還無法完成。齊經(jīng)理說：A客戶所需功能的開發(fā)時(shí)數(shù)不只60小時(shí)，此外由于研發(fā)人員擅長(zhǎng)的項(xiàng)目不盡相同，而且還有新人要訓(xùn)練，所以研發(fā)部門會(huì)將預(yù)計(jì)開發(fā)的項(xiàng)目與人員的專長(zhǎng)作調(diào)配，再來排時(shí)程，不太可能直接將工作時(shí)數(shù)換算成天數(shù)來交件。另一方面李勇當(dāng)時(shí)只是傳來一張聯(lián)絡(luò)單要求開發(fā)的功能項(xiàng)目及日期，并未與研發(fā)部門進(jìn)一步確認(rèn)這些功能開發(fā)的難易度及時(shí)程。齊威進(jìn)一步質(zhì)疑A客戶的需求早在上個(gè)月中即已收集完畢，李勇為何不早點(diǎn)提出，造成研發(fā)部門上個(gè)月有2名人員閑置，而這個(gè)月所有人員都得加班的不平衡現(xiàn)象，增加其管理上的困擾……
企業(yè)在資源管理方面常遇到下列問題：
規(guī)劃項(xiàng)目應(yīng)完成的工作時(shí)，無法合理估計(jì)需要多少資源，包含：人力、設(shè)備、共同資源及其它輔助單位的支持;項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)，原本預(yù)定的資源遭挪用，由于人力斷層導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度中斷或延后;或是提供支持的部門遲遲無法將工作完成，影響到研發(fā)部門后續(xù)工作