如何進行流程設計
流程設計與流程圖的功用
當機器動作出現故障時，先得找出是哪里出了問題，然后將故障排除，恢復正常運作，必須先找出問題的所在，才能設法解決。相信讀者都有使有復印機的經驗，最令人討厭的莫過于卡紙，比較好的復印機為了協(xié)助使用者主即排除故障，避免對工作造成影響，會在復印機的顯不器上標明卡紙的位置，告訴使用者應打開機器的哪一部分以便抽出紙張，更好的復印機還會顯不步驟，指示人員如何操作。
同樣，當企業(yè)遇到問題時，必須先顯示其位置，進一步分析問題的原因，才能找出解決問題的方法，進而加以防范，以客戶抱怨為例，一家公司的總經理先得問清楚客戶訂單已執(zhí)行到試產階段進度中斷的原因是部分新料件尚未完成確認手續(xù)，導致無法在整合制造信息系統(tǒng)(CIM)上設定插件作業(yè)，找到問題之后總經理會指示各部門以最快的速度完成新料年的審核及確認手續(xù)，同時協(xié)調制造部門的調整作業(yè)時程，優(yōu)先處理客戶訂單的生產與交件，以挽回客戶對公司的信任，是時避免因逾期而受罰。在解決問題的過程中，必須有流程圖標明訂單進度的位置以及后續(xù)還有哪些工作項目，總經理才能判斷問題該如何解決，從這里讀者們可以了解到流程圖對于問題解決的重要性。
企業(yè)是由個體組成的，每一項作業(yè)都需有人員負責，負責的人員當然應了解其工作執(zhí)行的過程及情形，只是這樣的認知必須透過標準化的方式表達，使其他人員也能獲得一致的了解，國在企業(yè)里容易出問題的地方，往往是不同人員前后工作的交接點，而不是在單一人員執(zhí)行的范圍，舉例來說，研發(fā)部門的助理當然了解該單位所負責產品設計的作業(yè)順序，然而在設計圖會簽的部分，其認知僅止于應將設計圖交付審查的單位，并不清楚審查單位接下來會如何處理，這種情況導致助理將設計圖交給審查單位之后，無法得知審查作業(yè)執(zhí)行的情況，也無法掌控設計審查完畢數據回傳的時間，這往往是企業(yè)無法掌控進度的最大原因。
前面本書曾舉例說明企業(yè)四種不同階層人員負責的作業(yè)流程，在每個階層中，由于作業(yè)范圍的限制，與其他階層只是透過單點聯(lián)結，例如集團負責人對于旗下各公司營業(yè)活動的接觸，主要透過各公司的總經理，因而對于作業(yè)流程的認知都是總經理的層級以上，對總經理以下各部門主管作業(yè)情形及工作內容了解有限，就好像手上握的是整片拼圖中的一小塊。
另一方面層級愈往下，單位愈多而分工愈細，作業(yè)的范圍愈小，好比透過顯微鏡觀察企業(yè)活動的情形，由于視野的狹窄，跨部門的溝通更加困難，下列現象的企業(yè)中司空見慣：
*不清楚其他部門作業(yè)的情形與進度
*無法得知前工序工作何時完成，以安排自己的工作時程。
*無法明確指出問題的位置以及問題與前后作業(yè)項目的關系。
*無法分析作業(yè)效率不彰的原因，流程改善不知從何做起。
一般臺灣的企業(yè)比較少在規(guī)定制式的作業(yè)流程上下工夫，加上很多公司都是實行師徒制的訓練方式，遇到的情形更加嚴重，部門間彼此在溝通問題是，甚至出現雞同鴨講的情形，此時，就必須繪制讓所有人都有共同認知標準的流程圖。
流程圖的功能，在于運用一致的方法，呈現企業(yè)的全貌，作為工作執(zhí)行、部門溝通、進度追蹤、問題尋找以及構思解決方案的依據。流程圖對于企業(yè)，就像是內科大夫的聽診器、骨科醫(yī)師的X光片、心臟醫(yī)師的心電圖、中醫(yī)師的把脈，是企業(yè)解決動作問題的基礎。
為什么大多數的公司不繪制流程圖
根據我們過去的項目經驗，大部分的公司之所以沒有繪制流程圖的由于下列原因：
1 企業(yè)并非以流程來劃分組織架構
大部分的企業(yè)以功能作為部門劃分的依據，這個觀念來自于專業(yè)分工，這是由美國知名的企業(yè)家兼