什么是流程設(shè)計(jì)
所謂流程設(shè)計(jì)，是指運(yùn)用工具來了解及分析企業(yè)的作業(yè)活動(dòng)，并將了解與分析的結(jié)果記錄下來。
什么是流程圖
所謂流程圖是流程設(shè)計(jì)的成果，用來顯示特定輸入項(xiàng)目轉(zhuǎn)換成預(yù)期的產(chǎn)出過程中的一系列作業(yè)活動(dòng)。
執(zhí)行流程設(shè)計(jì)的工作，至少有以下三個(gè)目的：
*在改進(jìn)流程之前，必須先了解流程。
*過去美國(guó)流程再造的經(jīng)驗(yàn)指出，流程過于復(fù)雜以及對(duì)流程的了解不足，是導(dǎo)致管理者無法改善流程的最主要因素。
*流程分析與設(shè)計(jì)的技巧不便有助于了解流程內(nèi)容，也是討論溝通最重要的工具。
流程設(shè)計(jì)的方法
一個(gè)有效的流程設(shè)計(jì)，至少必須執(zhí)行下列方法項(xiàng)目：
*將部門功能與職掌的描述，轉(zhuǎn)化為流程式的描述。
*在設(shè)計(jì)每一個(gè)作業(yè)活動(dòng)時(shí)，必須描述的6個(gè)內(nèi)容項(xiàng)目
*在設(shè)計(jì)流程時(shí)，檢視流程圖是否有效的10個(gè)項(xiàng)目;
*在繪制流程時(shí)，7個(gè)必須注意的事項(xiàng);
*在分析流程時(shí)，6個(gè)必須注意的流程問題;
*逐步展開1、2、3階流程的方式;
*藉由流程展開程序、訓(xùn)練數(shù)據(jù)、角色與責(zé)任、職責(zé)說明、系統(tǒng)功能規(guī)格、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、績(jī)效指標(biāo)、導(dǎo)入計(jì)劃等8個(gè)項(xiàng)目的方法。
由于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的關(guān)系，我們無法在此說明每個(gè)細(xì)部方法的詳細(xì)內(nèi)容，不過只要是專業(yè)的流程顧問團(tuán)隊(duì)，如五大管理顧問公司及埃森哲，都會(huì)具備這些方法。
流程設(shè)計(jì)的效益
一個(gè)有效的流程設(shè)計(jì)，可以產(chǎn)生數(shù)不盡的效益，因?yàn)橛行У牧鞒淘O(shè)計(jì)可以針對(duì)工作事項(xiàng)不同的層面指出許多改善重點(diǎn)，其效益至少包括：
1 在了解作業(yè)活動(dòng)內(nèi)容方面
流程設(shè)計(jì)可以讓企業(yè)內(nèi)的所有人員(而不是一兩個(gè)人)了解組織中的各項(xiàng)作業(yè)活動(dòng)是如何進(jìn)行的，而且可以看到在每個(gè)作業(yè)活動(dòng)中，不同人員參與工作的情形，如果能有效掌握特定作業(yè)活動(dòng)的內(nèi)容和作業(yè)活動(dòng)與各功能單位的關(guān)系，對(duì)于各級(jí)主管制定決策有很大的幫助，部門間比較能進(jìn)行良性的溝通與對(duì)話，不會(huì)因?yàn)榛ハ嗔私舛吵梢粓F(tuán)。
2 在確認(rèn)資源的使用狀況方面
流程設(shè)計(jì)可以協(xié)助各級(jí)主管，以最有效率的方工分配人力及設(shè)備資源，流程設(shè)計(jì)鼓勵(lì)那些涉入作業(yè)活動(dòng)最深的人員，共同參與以決定如何讓資源的運(yùn)用更為有效，例如流程設(shè)計(jì)的結(jié)果可能指出某些員工擁用特殊才能，然而這些員工卻被指派來執(zhí)行檢查性質(zhì)的工作，而不是研究發(fā)展性質(zhì)的工作，重新調(diào)整職責(zé)將會(huì)讓他們的創(chuàng)造力獲得更大的發(fā)揮。
3 訓(xùn)練程序
流程設(shè)計(jì)產(chǎn)出的成果文件，可用來編制極佳的訓(xùn)練教材，訓(xùn)練的對(duì)象包含主管及一般員工，文件清楚地描述，一份工作的完成會(huì)包含哪些作業(yè)活動(dòng)以及活動(dòng)執(zhí)行的順序，流程設(shè)計(jì)的文件對(duì)新上任的主管特別有用，文件記載了各單位如何達(dá)成工作目標(biāo)。
4 改進(jìn)工作流程
藉由檢驗(yàn)流程設(shè)計(jì)的成果，主管能決定如何改進(jìn)工作流程，例如檢驗(yàn)之后可能發(fā)現(xiàn)某些作業(yè)毫無理由的重復(fù)發(fā)生，此時(shí)只要?jiǎng)h除不必要的重復(fù)性工作，即可達(dá)到改進(jìn)流程的效果，此外檢驗(yàn)之后也可能發(fā)現(xiàn)如果投入一些資金，購(gòu)買自動(dòng)化設(shè)備來取代某些工作項(xiàng)目，效率會(huì)更高。
流程圖的種類
如前所述，流程圖的功用在于顯示企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)運(yùn)作的情形，由于一家公司里有不同層及的人員，不同的功能單位，不同性質(zhì)的作業(yè)活動(dòng)，要解決管理問題也不同，因而為了確保流程設(shè)計(jì)的效果，滿足各種使有需求，必須有不同類型的流程圖，針對(duì)使用者的需求提供不同的信息，在傳統(tǒng)的方法論中，將流程圖分成以上四類：
1 基本流程圖
基本流程圖是由很簡(jiǎn)單的“起點(diǎn)”、“終點(diǎn)”、“決策判斷點(diǎn)”、“工作而目”所組成，我們常?？梢栽谄髽I(yè)的ISO文件或是內(nèi)部控制制度中看到這類型的