0 引言
對(duì)于項(xiàng)目管理的今天,特別是IT項(xiàng)目,良好的溝通已經(jīng)變得越來越重要,直接影響到項(xiàng)目的成功。聰明的老項(xiàng)目經(jīng)理曾經(jīng)告訴筆者,超過百分之九十的項(xiàng)目問題,他可以追溯到溝通的問題。
口頭溝通,書面溝通和聆聽的技巧常常在非常成功的人士與不如他們成功的人士之間有顯著的區(qū)別。溝通失敗常常是項(xiàng)目—特別是IT項(xiàng)目———成功的最大威脅。
溝通是保持項(xiàng)目順利進(jìn)行的潤(rùn)滑劑。
1 IT項(xiàng)目的特點(diǎn)
人們通常把從事計(jì)算機(jī)專業(yè)的人描繪成書呆子,他們喜歡躲在角落里面擺弄計(jì)算機(jī)。熱衷于游戲,當(dāng)計(jì)算機(jī)專業(yè)與非計(jì)算機(jī)人士進(jìn)行溝通時(shí),就好像他們?cè)谂c另一個(gè)星球來的人交談一樣。
IT領(lǐng)域在不斷的變化,這些變化產(chǎn)生了大量的技術(shù)術(shù)語。盡管使用計(jì)算機(jī)的人越來越多,但是用戶與開發(fā)商之間的差距也隨著技術(shù)進(jìn)步也越來越大。
大多數(shù)學(xué)計(jì)算機(jī)專業(yè)的學(xué)生在學(xué)校里接受的教育都是學(xué)習(xí)技術(shù)技能,很少有溝通(聽、說、寫)心理學(xué)、社會(huì)學(xué)和人文科學(xué)方面的課程。
而且在工作幾年之后,周圍的同事都是類似背景的人,這些溝通方面的“軟技能”更加退化。其實(shí)這些軟技能正是IT專業(yè)人員最需要的,當(dāng)你在運(yùn)作一個(gè)IT項(xiàng)目時(shí)不可能完全把技術(shù)技能和軟技能分開。
為了使項(xiàng)目成功,每個(gè)成員都需要這兩類技能,而且這兩類都應(yīng)該通過正規(guī)教育和培訓(xùn)得到不斷提高。項(xiàng)目是獨(dú)特的一次性任務(wù),項(xiàng)目管理是在各種資源約束下,引導(dǎo)項(xiàng)目組織成員一起完成項(xiàng)目任務(wù)目標(biāo)的過程。
大多數(shù)項(xiàng)目組織是臨時(shí)性的組織,在項(xiàng)目的初期成立,項(xiàng)目任務(wù)完成后組織解散。因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)的需要,項(xiàng)目組織成員來自不同的專業(yè)背景,既有IT專業(yè)人員,也有非IT專業(yè)人員,沒有長(zhǎng)期共同工作的基礎(chǔ)。
這時(shí),只能依靠良好的項(xiàng)目溝通,在組織內(nèi)營(yíng)造出和諧愉快健康高效的溝通氛圍,盡快統(tǒng)一項(xiàng)目成員的工作思想,提高員工的工作積極性,才能很好地完成項(xiàng)目績(jī)效目標(biāo)。
2 IT項(xiàng)目溝通管理過程
在項(xiàng)目管理中,項(xiàng)目溝通管理的目標(biāo)是及時(shí)而適當(dāng)?shù)膭?chuàng)建、收集、發(fā)送、存儲(chǔ)和處理項(xiàng)目的信息。項(xiàng)目溝通管理過程包括:
①溝通計(jì)劃,可以歸結(jié)為這個(gè)關(guān)鍵問題:誰需要什么信息,他們什么時(shí)候需要以及以何種方式;
?、谛畔l(fā)送,包括及時(shí)向各利益相關(guān)者提供所需信息;
?、劭?jī)效報(bào)告,包括收集并發(fā)布有關(guān)項(xiàng)目績(jī)效的信息,包括狀態(tài)報(bào)告進(jìn)展報(bào)告和預(yù)測(cè);
④管理收尾,包括收集和分發(fā)信息階段或項(xiàng)目的完成正規(guī)化。
2.1 IT項(xiàng)目溝通計(jì)劃
溝通計(jì)劃的主要組成部分包括:
①需要和誰溝通;
?、诤螘r(shí)溝通;
?、墼趺礈贤?
④需要溝通什么;
?、荻嗑脺贤ㄒ淮?
?、奘裁磿r(shí)候以團(tuán)隊(duì)形式開會(huì);
⑦什么時(shí)候和利益相關(guān)方溝通,以何種方式;
?、嗍褂檬裁疵浇?什么時(shí)候用,為了什么目的;
⑨團(tuán)隊(duì)溝通,內(nèi)部的,外部的,還是領(lǐng)導(dǎo)層。
“誰”需要“什么”?在任何項(xiàng)目中,都要解決這兩個(gè)主要問題。“誰”描述了利益相關(guān)者與你和你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要?！笆裁础泵枋鏊麄冃枰男畔ⅰ２⒎撬械睦嫦嚓P(guān)者將需要相同的信息。
當(dāng)然,這聽起來很明顯,但你是否曾見過一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理給每個(gè)人發(fā)出了所有的項(xiàng)目信息,甚至僅僅是聽說過這個(gè)的項(xiàng)目的人,這家伙認(rèn)為他得涵蓋所有的人,因?yàn)槊總€(gè)人都有所有信息。
這種方法存在的問題就好比一次性給你的貓整整一袋貓糧:按需所給,否則會(huì)導(dǎo)致混亂。有一個(gè)工具,可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組,以確定誰需要參加溝通。
最困難的部分,是如何規(guī)劃