第四步對項(xiàng)目進(jìn)行評估,確定項(xiàng)目組合
? 對每個項(xiàng)目進(jìn)行評估,以最終確定項(xiàng)目組合的具體內(nèi)容;
? 評估項(xiàng)目的商業(yè)價值和項(xiàng)目預(yù)算,并確定項(xiàng)目的行動級別;
表 1 項(xiàng)目級別表
級別 |
狀態(tài) |
下一步工作 |
開始 |
通過 |
根據(jù)優(yōu)先順序開始項(xiàng)目 |
確認(rèn)后開始 |
提議 |
確認(rèn)流程 |
需要研究后確認(rèn) |
提議 |
進(jìn)一步研究 |
短期內(nèi)不會開始 |
提議 |
保留至項(xiàng)目組合,待資源允許再開展工作 |
長期內(nèi)不會開始 |
延遲 |
明年或等待下次審批 |
第五步項(xiàng)目組合管理,項(xiàng)目組合不通過管理將是一個空的概念。
? 建立項(xiàng)目組合管理委員會,由企業(yè)高層組成;
? 定時反饋項(xiàng)目組合情況以及各項(xiàng)目運(yùn)作情況;
? 對新的項(xiàng)目需求進(jìn)行審批和評估,根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整項(xiàng)目組合情況;
在項(xiàng)目組合管理的過程中,有多種工具可以借鑒:
項(xiàng)目組合管理漏斗
在列出項(xiàng)目清單之后,通過項(xiàng)目組合漏斗逐漸的篩選符合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的項(xiàng)目,并進(jìn)行分類組合。
圖 2 項(xiàng)目組合管理漏斗
每個階段的評審標(biāo)準(zhǔn)關(guān)系到漏斗的“流量”,如果審批嚴(yán)格,將能迅速限制項(xiàng)目數(shù)量,減少不必要的資源投入,但也容易導(dǎo)致一些優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目的淘汰;如果審批寬松,則能保證大多數(shù)項(xiàng)目通過多次評估,保證優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目的保留,但這樣就沒有發(fā)揮出漏斗的真正效用,增加了資源的浪費(fèi)。
另外有一個核心原則是項(xiàng)目組合管理過程中應(yīng)該遵守的:企業(yè)高層對項(xiàng)目組合的影響(審批、決策等)應(yīng)盡量提前。
圖 3 項(xiàng)目組合管理在不同階段高層的影響力與資源投入
從上圖可以看出,項(xiàng)目組合管理委員會對項(xiàng)目組合的影響力隨著項(xiàng)目的進(jìn)度逐漸降低,而項(xiàng)目的累計(jì)投入逐漸增加。項(xiàng)目組合管理委員會對項(xiàng)目的影響盡量提前,保證在項(xiàng)目投入不大的時候進(jìn)行方向性的指導(dǎo),而不至于出現(xiàn)后期改變帶來的大量資源損失。
項(xiàng)目評估矩陣
項(xiàng)目評估矩陣用于評估項(xiàng)目在收益和風(fēng)險方面的關(guān)系,決定項(xiàng)目是否屬于項(xiàng)目組合中,達(dá)到平衡項(xiàng)目組合的目的。
圖 4 項(xiàng)目評估矩陣
項(xiàng)目評估矩陣從項(xiàng)目收益和項(xiàng)目風(fēng)險兩個維度對項(xiàng)目進(jìn)行評估,并將項(xiàng)目對應(yīng)于四個象限中,以增加決策者對項(xiàng)目的認(rèn)識和決策。根據(jù)追求高收益,降低風(fēng)險的原則,可以看出處于左上區(qū)域的項(xiàng)目將被移出組合,而處于右下區(qū)域的項(xiàng)目則需要被保留。然而,項(xiàng)目往往是高風(fēng)險高收益或者低風(fēng)險低收益的,那么對它們的評估則顯得不那么顯而易見,則需要用到項(xiàng)目評估矩陣。
表2、3列舉了兩個項(xiàng)目案例,A是低風(fēng)險低收益的項(xiàng)目,B是高風(fēng)險高收益的項(xiàng)目。通過風(fēng)險和收益兩個維度的評分可以看出,圖5中A處于左上區(qū)域,應(yīng)該從項(xiàng)目組合中去除;B處于右下區(qū)域,應(yīng)該保留在項(xiàng)目組合中。另外,項(xiàng)目的選擇并不能依靠這樣定量的分析方法,還需要綜合考慮定性分析最終確定項(xiàng)目組合。
表 2 風(fēng)險舉例表
風(fēng)險類型 |
權(quán)重 |
項(xiàng)目A |
項(xiàng)目B |
項(xiàng)目按時完工的風(fēng)險 |
25% |
1 |
5 |
多組織管理的風(fēng)險 |
20% |
2 |
4 |
技術(shù)應(yīng)用的風(fēng)險 |
20% |
1 |
7 |
項(xiàng)目行動的風(fēng)險 |
25% |
|
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