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如何避免不可能完成的任務

2011/4/18 9:02:39 |  3063次閱讀 |  來源:哈佛商業(yè)評論   【已有0條評論】發(fā)表評論

如果你筋疲力盡,毫無疑問你會感覺到。當你消耗掉的資源和能量比你得到的要少,那么你就會筋疲力盡。這種狀態(tài)不僅僅是工作辛苦的問題,因為最好的時侯你會覺得很激動,充滿動力。筋疲力盡是指你正在耗盡枯竭,無論你是否在辛苦地工作。

在辦公室,一種很常見的筋疲力盡模式是績效懲罰(performance punishment)。菲莉斯·梅奧(Phyllis Mayo)是我的以前的很了不起的老板,他是這樣來解釋懲罰的:當你在獎金或是鼓勵的驅使下,在令人難以想象的緊迫時間里完成了任務,下一次你就會被“獎給”一個更具挑戰(zhàn)性的項目,要求你在更緊迫的時間里完成。接下來,你會得到更加難以完成的任務。這種狀態(tài)會不斷循環(huán)往復,直到有一天你失敗了,或者為了避免失敗而筋疲力盡。最糟糕的地方在哪兒呢?績效懲罰陷阱容易使那些受挑戰(zhàn)和成就激勵,或者說最具潛力、在緊迫感之下最容易發(fā)揮出聰明才智的人陷入苦惱,備受折磨。

這種循環(huán)不僅會導致筋疲力盡,而且還是名副其實的職業(yè)殺手。我認識一個銀行的副總,他常常需要在很緊的時間限制內完成很大的項目。在一段時間里,他竭盡全力地工作,并讓自己的團隊不斷地加班加點(副總會反復強調最后的時間期限,逼著員工工作,這是促使團隊拼命加班的唯一因素),終于勉強完成了任務。但是,這位副總沒有得到希望中的升職,他還因此得到了奴役型經理的臭名,于是他不得不去另外的銀行工作了。

這是否聽起來很耳熟?即使你的故事有所不同,但幾乎每一個績效懲罰的案例最后都會面臨同樣的結果——失敗、筋疲力盡,或者兩者兼具。如果你已經陷入了這種循環(huán),你需要改變自己的行為,而不是你的經理的行為。如果你繼續(xù)這樣接受任務,你的老板為什么要做出改變呢?下面是一些行動指南,可以幫你從這種循環(huán)模式中破解出來:

1. 小心自己被分配了不可能完成的任務。如果你了解這種模式,你將能更好地加以處理。你要小心下面這些奉承性的好話,例如“只有你能應對這樣的挑戰(zhàn)”。當你在對這樣的請求做出回應時,永遠不要用“不”這個詞,但是也不要馬上同意。要保持積極的心態(tài),不要爭論或抱怨。為保險起見,你可以這樣說,“我真的很想承擔這個任務。我能不能過幾天來找你?到時候我會拿出做這件事的最好方案?!?/SPAN>

2. 花些時間來好好地準備這個計劃;一項不需要你的團隊和你一周工作80個小時的計劃。為了在時間期限內完成任務,在這個計劃中你還應包括所需要的所有資源,例如額外的人手、軟件、顧問等等。試著預測可能出現的瓶頸,并將可能的解決方法寫進你的計劃中去。

3. 和你的老板一起過一遍這個計劃。這個步驟,你一定要做到簡明扼要。你可以試著做四到五張幻燈片,甚或挨著時間表寫一個簡要的大綱。請注意,你應該將不是由你做的任務也囊括進去(例如,“瑪莎的團隊將負責雇用新的金融分析師?!保﹦e忘了把如何突破瓶頸的建議也寫進去(例如,“我們會需要喬治的幫助,以確保任務能及時完成?!保?/SPAN>

4. 為保證在合理的時間期限內完成任務,就所需要的幫助和資源進行磋商。你一定要清清楚楚地說明,如果未能得到所需要的資源,你將如何來做(例如,“再給喬治一個星期,如果他還是不能完成任務的話,我們可能會超出規(guī)定時間兩周?!保?/SPAN>

5. 建立共識。在討論之后,盡可能早地給老板發(fā)一封電子郵件,闡明一下你們雙方達成的一致意見。這樣,如果需要的資源發(fā)生了改變或者時間期限又縮緊了,你就有了可以再次協商的憑證和依據。

當然,在第一次嘗試時,你可能無法使所有的事情都如你所愿,但是,隨著你能夠越來越好地預估時間和資源,你將能更好地談判你所需要的工作條件。這種防止工作越堆越多的方

法是你在不斷變化的企業(yè)環(huán)境中生存的關鍵技能,也是防止筋疲力盡的基本技能。

 

作者:普麗西拉·克拉曼(Priscilla Claman)是職業(yè)生涯策略公司(Career Strategies, Inc)的董事長。該公司位于波士頓,向各類組織提供職業(yè)管理服務,同時也向個人提供職業(yè)訓練。普麗西拉曾擔任人力資源公司的主管,著有ASK: How to Get What You Want and Need at Work一書。

翻譯:錢峰

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