不少工程項(xiàng)目存在管理不規(guī)范、實(shí)施流程不完善問題，“邊設(shè)計(jì)、邊施工”以及“趕進(jìn)度、拼時(shí)間”是其典型特征。本案例便是項(xiàng)目監(jiān)理具體操作過程中面臨的棘手難題，其實(shí)質(zhì)是規(guī)范管理與粗放管理的矛盾。
顯然，對(duì)于一個(gè)監(jiān)理單位或監(jiān)理工程師而言，如果生硬照搬監(jiān)理規(guī)范、管理流程，將使這類項(xiàng)目的推進(jìn)一事無(wú)成；但是如果不按照規(guī)矩來管理，又會(huì)使監(jiān)理單位背上監(jiān)管不力的“黑鍋”。因此，以監(jiān)理規(guī)范為基礎(chǔ)，變通管理辦法，是可控項(xiàng)目監(jiān)理的解決之道，最終實(shí)現(xiàn)業(yè)主單位和監(jiān)理單位的“雙贏”。
認(rèn)清工程文檔管理
工程文檔是保障信息系統(tǒng)正常運(yùn)行和維護(hù)的重要基礎(chǔ)，是記錄工程活動(dòng)、檢查項(xiàng)目實(shí)施績(jī)效的憑證。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，工程文檔管理和信息管理貫穿整個(gè)工程實(shí)施的各個(gè)階段。
項(xiàng)目實(shí)施過程的每個(gè)工作日的各個(gè)方面都會(huì)發(fā)生一系列的事件，匯集各種各樣的信息，需要通過文字載體由監(jiān)理工程師確認(rèn)和傳遞。每周的周例會(huì)、工程的檢查會(huì)、工程的協(xié)調(diào)會(huì)、每月的月報(bào)表、工程驗(yàn)收會(huì)等都以文字報(bào)告或表格形式上報(bào)業(yè)主單位或相關(guān)單位。
業(yè)主單位在建設(shè)過程中對(duì)有關(guān)進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用、合同等方面的批復(fù)意見與要求，供貨商提供的設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、到貨時(shí)間及有關(guān)廠家資料，承建單位施工過程中經(jīng)常發(fā)生一些情況，并向業(yè)主單位、本監(jiān)理單位、其他單位發(fā)出的信函、文件，也通過文字信息傳遞。
文檔管理不僅要求承建單位切實(shí)記錄工程建設(shè)過程，保證工程建設(shè)文檔的完整，而且要求業(yè)主單位認(rèn)真做好文檔管理，保證系統(tǒng)建設(shè)各項(xiàng)相關(guān)活動(dòng)的可追溯性。為了加強(qiáng)工程文檔管理，監(jiān)理單位必須建立有效的信息管理及工程文檔管理制度，其管理范圍有：
◆ 現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員日記和大事記
◆ 承建單位（承建單位）施工人員工程實(shí)施日記
◆ 各種設(shè)備、系統(tǒng)的測(cè)試報(bào)告
◆ 各種工程施工計(jì)劃
◆ 各種施工圖紙、技術(shù)說明
◆ 每周和每月的例行會(huì)議紀(jì)要
◆ 現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要
◆ 做好項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)、技術(shù)專題會(huì)的會(huì)議紀(jì)要
◆ 承建單位（承建單位）向監(jiān)理工程師所作的各種報(bào)告（進(jìn)度、質(zhì)量報(bào)告）
◆ 監(jiān)理工程師所作的工作報(bào)告
◆ 監(jiān)理工程師向承建單位（承建單位）所發(fā)出的各種通知
所有這些信息必須分類整理保存，作為信息工程項(xiàng)目執(zhí)行的完整檔案和事實(shí)依據(jù)，供有關(guān)單位和部門參考。同時(shí)，信息檔案也是對(duì)信息工程項(xiàng)目目標(biāo)及工程任務(wù)進(jìn)行有效管理的主要工具。
在工程文檔管理中，監(jiān)理工程師必須理清各種文檔的類型、地位和作用，有些文檔是工程開工的前提，有些文檔是過程中可以補(bǔ)充完善的。在工程準(zhǔn)備階段，以下文檔是必須的：
1、 需求規(guī)格說明書；
2、 設(shè)計(jì)文件；
3、 實(shí)施方案；
4、 承建合同。
但是，這些文件往往項(xiàng)目開工時(shí)均不具備，如何在前置條件不滿足的情況下，有所作為，不耽誤工程進(jìn)度呢？
適時(shí)補(bǔ)充文檔
在某種情況下，監(jiān)理單位必須采用可變通的監(jiān)管方法，推動(dòng)和管理工程實(shí)施，主要做法包括：
第一、 以招標(biāo)文件為基礎(chǔ)，先行展開各項(xiàng)工作
在本案例中，監(jiān)理單位在項(xiàng)目可研階段便已介入，協(xié)助業(yè)主單位分析需求，編寫項(xiàng)目招標(biāo)文件的技術(shù)部分，并經(jīng)過公開招標(biāo)程序后，確定了系統(tǒng)承建商。事實(shí)上，工程項(xiàng)目都經(jīng)過了招標(biāo)程序確定承建單位，并以此簽訂合同。投標(biāo)文件從總體上明確了：
項(xiàng)目需求、方案設(shè)計(jì)、實(shí)施計(jì)劃等，這些要素是日后承建單位詳細(xì)設(shè)計(jì)和施工方案的基礎(chǔ)和前提。因此，監(jiān)理單位完全可以以招標(biāo)文件為依據(jù)，盡快展開監(jiān)理工作，對(duì)于一些文檔進(jìn)行適時(shí)補(bǔ)充完善。
第二、 監(jiān)督管理好項(xiàng)目總承包商
與本案例類似，大多數(shù)項(xiàng)目由一個(gè)總承包商（集成商）與業(yè)主單位簽訂承建合同，再由若干分包商（施工隊(duì)）與總承包商簽訂分包合同，分別承擔(dān)相關(guān)建設(shè)子項(xiàng)。顯然，總承包商是項(xiàng)目的總體合
同責(zé)任方，由他負(fù)責(zé)對(duì)分包商的管理和協(xié)調(diào)，包括各種工程文檔的編寫和提交。因此，監(jiān)理單位必須通過監(jiān)督管理好總承包商，作為統(tǒng)一接口，實(shí)現(xiàn)便捷、有效的工程監(jiān)理。
第三、 對(duì)承建單位進(jìn)行必要的培訓(xùn)
工程項(xiàng)目特別是信息工程項(xiàng)目監(jiān)理的引入是近年的事，許多承建單位缺乏對(duì)監(jiān)理的理解，因此，與監(jiān)理單位進(jìn)的配合可能會(huì)有些困難，特別是在過程文檔的編寫和提交方面，需要得到監(jiān)理單位的培訓(xùn)。
在項(xiàng)目實(shí)施過程中，工程文檔管理和信息管理貫穿整個(gè)工程實(shí)施的各個(gè)階段。