項(xiàng)目跟蹤控制的目的是保證項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成。項(xiàng)目周期是重要的項(xiàng)目目標(biāo)，因此進(jìn)度控制是重要的監(jiān)控內(nèi)容，有監(jiān)控但項(xiàng)目仍然延期，或者說仍然達(dá)不到當(dāng)初定義的質(zhì)量和成本要求，原因何在？只跟蹤不控制，只發(fā)現(xiàn)問題不找尋根源和解決問題，只應(yīng)急處理問題而不是提前觀察各種征兆是監(jiān)控中最常見的現(xiàn)象。
進(jìn)度跟蹤中發(fā)現(xiàn)進(jìn)度偏差的根源分析
1.任務(wù)本身的估算問題
任務(wù)本身的工作量估算是否合理？進(jìn)度出現(xiàn)偏差首先要考慮的工作量的估算是否合理，是否考慮了工作中存在的技術(shù)難點(diǎn)，是否考慮了項(xiàng)目成員自身的技能，是否考慮了其它應(yīng)該考慮的風(fēng)險(xiǎn)。任務(wù)計(jì)劃下達(dá)給項(xiàng)目成員時(shí)候應(yīng)該獲取承諾，但很多時(shí)候獲取承諾是無用的，是否可以承諾或者是否能完成承諾跟項(xiàng)目成員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和技能有太大的關(guān)系。
當(dāng)偏差出在估算上，而且后續(xù)項(xiàng)目都是采用的相同估算模式的情況，調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃往往是必須的了。對于短期型的項(xiàng)目，如果這個(gè)時(shí)候才發(fā)現(xiàn)是項(xiàng)目成員技能問題，而想通過培訓(xùn)來提高技能以取得立竿見影的效果往往已經(jīng)是不現(xiàn)實(shí)的。
如果項(xiàng)目任務(wù)中存在著技術(shù)攻關(guān)或技術(shù)難點(diǎn)需要解決，對于這種任務(wù)往往是很難估計(jì)工作量的，而且一旦在技術(shù)問題上被卡住往往對項(xiàng)目進(jìn)度產(chǎn)生致命的影響。唯一的方式就是把無法預(yù)測和不透明的東西轉(zhuǎn)換為透明，在項(xiàng)目開始之前就應(yīng)該進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和應(yīng)對，提前進(jìn)行技術(shù)問題的預(yù)研，開發(fā)原型，積累相關(guān)的知識和經(jīng)驗(yàn)。
估算問題的根源又出在歷史項(xiàng)目或版本對項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)的采集和分析不夠，準(zhǔn)確的估算依賴于專家的經(jīng)驗(yàn)，但專家的經(jīng)驗(yàn)同樣是依賴于歷史項(xiàng)目和歷史數(shù)據(jù)。估算問題的根源還在于對項(xiàng)目成員技能和生產(chǎn)率水平?jīng)]有較清楚的認(rèn)識，一個(gè)軟件類任務(wù)的完成往往存在著巨大的個(gè)人生產(chǎn)率差異和進(jìn)度差異。
2.任務(wù)本身的粒度問題
對于一個(gè)軟件項(xiàng)目，出現(xiàn)1-2天的偏差很容易得到糾正。而如果出現(xiàn)1-2周的偏差則很難再進(jìn)行糾正。任務(wù)本身的粒度和工作量直接和偏差的大小相關(guān)。當(dāng)任務(wù)本身的粒度太大的時(shí)候是不適宜進(jìn)行跟蹤的，任務(wù)本身是否會(huì)偏差不在取決于跟蹤者，而是執(zhí)行者對于大粒度的任務(wù)是否有很好的細(xì)分和自我控制能力。
任何一個(gè)任務(wù)，要么不出現(xiàn)偏差，要么出現(xiàn)成倍的偏差。一個(gè)任務(wù)的粒度如果是1個(gè)月，那這個(gè)任務(wù)很有可能要2個(gè)月才能完成，如果我們的進(jìn)度偏差最多允許一周，則需要把任務(wù)粒度細(xì)化到周，按周進(jìn)行跟蹤。如果對于任務(wù)最多允許偏差1-2天，則需要把任務(wù)粒度細(xì)化到天，按天來進(jìn)行跟蹤。細(xì)粒度的跟蹤目的就是要消除不確定性因素和風(fēng)險(xiǎn)，盡可能早的發(fā)現(xiàn)任務(wù)中的問題，這樣才有可能有時(shí)間來解決問題和糾正偏差。
對于大粒度的項(xiàng)目任務(wù)，任務(wù)內(nèi)部本身也存在跟蹤但一般只能有項(xiàng)目成員自己進(jìn)行。任務(wù)沒有細(xì)分，成員反饋的任何任務(wù)完成40%,70%等完成百分比都是不可靠和主觀的數(shù)據(jù)。項(xiàng)目成員的自我監(jiān)控能力對進(jìn)度是否偏差起到重要的影響，在這種情況下，任務(wù)是否能夠按期完成對項(xiàng)目經(jīng)理是不可控的，因此項(xiàng)目經(jīng)理必須對成員有充分的了解和信任。
3.項(xiàng)目經(jīng)理對業(yè)務(wù)和技術(shù)領(lǐng)域的不熟悉
對于IT領(lǐng)域項(xiàng)目經(jīng)理，對業(yè)務(wù)和技術(shù)領(lǐng)域的熟悉是必須具備的能力。有了這些能力才可能和項(xiàng)目組一起得出比較好的WBS分解和任務(wù)工作量的估算，有了這些能力才可能實(shí)現(xiàn)細(xì)粒度任務(wù)的劃分，并定義清晰的出入口準(zhǔn)則。
在項(xiàng)目的跟蹤過程中往往體現(xiàn)的較多的是項(xiàng)目管理能力，但在項(xiàng)目控制過程中體現(xiàn)更多的則是業(yè)務(wù)和技術(shù)能力?？刂频哪康氖钦嬲グl(fā)現(xiàn)問題的根源，去解決問題并糾正偏差。舉個(gè)例子：項(xiàng)目經(jīng)理給項(xiàng)目成員安排了一個(gè)任務(wù)，要求本周完成，到了周末項(xiàng)目成員反饋無法完成需要延期2天，項(xiàng)目經(jīng)理就確認(rèn)延期兩天并調(diào)整后續(xù)任務(wù)。到了下周二，項(xiàng)目成員又反饋出現(xiàn)了