開始做項(xiàng)目是一件令人激動的事情，項(xiàng)目組的每個成員都面臨著新的機(jī)會和挑戰(zhàn)。但同時也多少有些令人不安，大家都會考慮這樣一個問題："我們?nèi)绾伟磿r完成一個高質(zhì)量的項(xiàng)目?"因?yàn)樵陧?xiàng)目開始之前往往存在許多不確定的因素，它們也許會一直持續(xù)到整個項(xiàng)目結(jié)束。所以在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，也有許多工作要做。
前提條件與主要任務(wù)
開始做項(xiàng)目是需要前提條件的(輸入條件)，不同的項(xiàng)目類型有不同的前提條件。如果是為客戶定制的項(xiàng)目，需要與客戶達(dá)成某種形式的合作意向，對于比較大型的項(xiàng)目，則中標(biāo)往往被作為一個最基本的前提條件;如果是產(chǎn)品項(xiàng)目，則需要市場調(diào)研報告等作為輸入條件;即使是那些內(nèi)部研發(fā)項(xiàng)目，也需要類似可行性報告的分析來表明執(zhí)行項(xiàng)目的必要性。通常，我們把此階段稱為調(diào)研階段或論證階段，一旦此階段的結(jié)論認(rèn)為可以正式啟動項(xiàng)目，就進(jìn)入項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段或啟動階段。
項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的主要任務(wù)是簽訂合同(外部項(xiàng)目)或立項(xiàng)(內(nèi)部項(xiàng)目)，此階段所生成的工作說明書(Statement Of Work，SOW)與后續(xù)軟件開發(fā)活動直接相關(guān)。SOW通常作為合同或立項(xiàng)材料一個最主要的組成部分。在SOW中定義項(xiàng)目的工作范圍，并依據(jù)工作范圍確定所需的時間、質(zhì)量、費(fèi)用和資源。這些內(nèi)容要得到相關(guān)利益人的認(rèn)可，作為合同的組成部分對雙方具有約束力。
典型困境與分析
客戶：你們最多需要多長時間能夠完成項(xiàng)目?
開發(fā)方：我們現(xiàn)在還不清楚需要完成的工作，如果你們把需求提得更明確一些，我們會給出一個可信度較高的計劃。
客戶：你們最好先做出一個東西來，我們就可以提出更明確的需求?，F(xiàn)在不可能提出所有的需求。
開發(fā)方：那我們?nèi)绾未_定交付時間?我們甚至不知道需要完成哪些功能。
客戶：交付時間已經(jīng)確定了，系統(tǒng)必須在三個月的期限內(nèi)上線。你們可以安排更多的人員來參加這個項(xiàng)目。
這是軟件開發(fā)的一個典型的例子，也許就是我們總有那么多的項(xiàng)目滯后于交付時間的主要原因。這種情形對于開發(fā)商和客戶都充滿了風(fēng)險，其結(jié)果往往是風(fēng)險變成了事實(shí)。如何在這個階段降低這種由于工作范圍不明確所造成的風(fēng)險，具有重要的意義。軟件開發(fā)的同行們經(jīng)常會彼此詢問："你們是不是又要封閉開發(fā)了?"所謂的封閉開發(fā)即是每周工作六天(也有七天的情形)，每天工作接近12小時。封閉開發(fā)或項(xiàng)目延期的最主要原因來自兩個方面：一是工作范圍不明確;另一點(diǎn)是不知道自己的生產(chǎn)率有多高。這兩個因素使項(xiàng)目計劃與實(shí)際的情況偏離甚遠(yuǎn)。
對于軟件項(xiàng)目而言，一個最為直觀的衡量標(biāo)準(zhǔn)就是時間，每個人都可以對時間做出直觀的判斷。影響項(xiàng)目的交付時間主要有三方面的因素：項(xiàng)目的工作范圍、成本和質(zhì)量。有這樣一個比喻可以說明它們之間的關(guān)系：將項(xiàng)目看作是一部復(fù)雜的機(jī)械裝置，把項(xiàng)目的交付時間、工作范圍、成本和質(zhì)量看作是四個控制桿，調(diào)節(jié)每一個控制桿都要至少調(diào)節(jié)其它的控制桿。所以我們經(jīng)常會在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中調(diào)節(jié)項(xiàng)目的人員投入。而對于質(zhì)量的調(diào)節(jié)，則通過壓縮測試時間保證項(xiàng)目的交付時間不至于延遲過多。進(jìn)度拖延的壓力使開發(fā)組織往往不計成本地投入人力，而使項(xiàng)目的收益狀況惡化;進(jìn)度的壓力同時導(dǎo)致測試時間的壓縮，使項(xiàng)目在交付給用戶以后仍然存在許多遺留缺陷，降低了客戶的滿意度;而項(xiàng)目范圍的變更則更直接地影響到其它三個方面，會使本來就充滿風(fēng)險的項(xiàng)目雪上加霜?；谏鲜鲈?，我們實(shí)際執(zhí)行的項(xiàng)目往往需要同時滿足四個方面的要求。