一個項(xiàng)目成員，對項(xiàng)目經(jīng)理的安排的項(xiàng)目任務(wù)，可以參加，也可以以手中的工作為由推辭。技術(shù)處是一個職能型的單位，這就意味著項(xiàng)目組成員往往隸屬于某一部門，手中有日常的工作任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理在這種職能式組織結(jié)構(gòu)里，權(quán)力相對比較少，更多的時候只能擔(dān)任“項(xiàng)目協(xié)調(diào)員”的角色。
職能式組織結(jié)構(gòu)里，項(xiàng)目經(jīng)理可能除了需要對項(xiàng)目進(jìn)行協(xié)調(diào)外，還有自己項(xiàng)目外的工作需要按時開展，也就是說，他的日常工作不僅僅是進(jìn)行項(xiàng)目管理就可以了。技術(shù)處的項(xiàng)目實(shí)施不分白天、黑夜，項(xiàng)目經(jīng)理要跟進(jìn)測試、檢查上線準(zhǔn)備、控制軟件版本、組織培訓(xùn)、協(xié)調(diào)相關(guān)人員、記錄使用情況、撰寫報告等，項(xiàng)目經(jīng)理沒有三頭六臂，即使是超人也頂不住，更別說還有日常的部門工作、會議。
負(fù)責(zé)一個項(xiàng)目，就要承擔(dān)與之相應(yīng)的責(zé)任，承受的巨大壓力，既有身體上的，也有精神上的。壓力面前，有的人不是積極面對，而是選擇逃避，“知道越少、參與越少，責(zé)任就越小”，站在旁邊遠(yuǎn)遠(yuǎn)地旁觀，有成績了我就進(jìn)來，出問題了就閃人，天大的事有項(xiàng)目經(jīng)理扛著；有的人不說參加，也不說不參加，一有任務(wù)就找借口推脫，實(shí)在推不掉，就跟著，只看不說，不發(fā)表意見，你都不知道他來干什么的，稍一不留心，他就跑到一邊歇著去了；有的人發(fā)現(xiàn)一點(diǎn)問題，就四處匯報，唯恐領(lǐng)導(dǎo)不知道他的功勞，把項(xiàng)目小組的團(tuán)結(jié)拋到腦后；有的人有困難也不說，“沉默是金”，解決不了，就放在那兒，也不反映，急死你；也有的人想進(jìn)步，抱怨在項(xiàng)目實(shí)施過程中，因?yàn)橐恢碧幱谂浜衔恢?，沒有機(jī)會發(fā)揮自己的能力，獲得提升。
無規(guī)矩不成方圓，大到部門，小到項(xiàng)目組，都是這樣。項(xiàng)目經(jīng)理既不能選擇一個團(tuán)隊(duì)，也不能辭退（從項(xiàng)目組）一個人，更不能要求部門給骨干成員加薪。項(xiàng)目經(jīng)理能做什么，改變這種被動管理的局面？既要給大家一個發(fā)展的平臺，也要管理好團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目分組管理制度，是我們項(xiàng)目小組，針對這些問題進(jìn)行的初步嘗試。
1、跟進(jìn)實(shí)施組任務(wù)：項(xiàng)目啟動前，與各應(yīng)用部門溝通，檢查上線準(zhǔn)備情況，按需求分配項(xiàng)目組人手。項(xiàng)目實(shí)施中及時檢查進(jìn)展?fàn)顩r，實(shí)時調(diào)度人員。每日流程結(jié)束后，召集在場的項(xiàng)目組成員開項(xiàng)目小結(jié)會議，收集意見、問題、建議，整理成日進(jìn)度報告。
2、軟件版本控制內(nèi)容：用表格及時記錄每臺機(jī)器軟件版本。
3、測試組參與新版本軟件的使用前測試，保證上線系統(tǒng)的基本穩(wěn)定。測試時間一般在每天的下午4：00-6：00。
4、小組第一人為負(fù)責(zé)人員，測試組、版本控制組每周發(fā)一份報告。
5、所有報告請發(fā)到項(xiàng)目經(jīng)理郵箱，并抄送到分管領(lǐng)導(dǎo)郵箱。
配套的措施有：
1、各小組工作要求要劃分清楚，基本工作要流程化，落實(shí)到位。
2、要利用項(xiàng)目小組會議檢查項(xiàng)目執(zhí)行情況，交流經(jīng)驗(yàn)，表揚(yáng)先進(jìn)，輔導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施。
3、項(xiàng)目組工作也要計入個人年終考評，自己怎么講沒有用，看看項(xiàng)目進(jìn)度報告，誰用心了，干了多少工作，一目了然。
4、加強(qiáng)項(xiàng)目小組內(nèi)部了解，培養(yǎng)互相配合的精神。經(jīng)常會有這樣的現(xiàn)象：一個項(xiàng)目下來，甲、乙雙方都有人連名字都叫不上，項(xiàng)目實(shí)施過程中相互能有多少配合、協(xié)調(diào)可想而知。在方法上，可以開展一些諸如登山、拓展、打球等互動式的活動。