項目組合、項目群和項目(Portfolio, Program & Project, 簡稱P3) 這三者一道確保組織的戰(zhàn)略得以恰當(dāng)?shù)貙崿F(xiàn)。
二、項目管理的常見問題
當(dāng)組織成長到一定階段，同時開展跨部門的各類項目時，經(jīng)常會碰到以下問題：
1、實施項目過程中，缺乏項目成果的“閉環(huán)反饋”，以及績效管理。
2、公司高層對于創(chuàng)新項目的財務(wù)投資活動不滿意，在研發(fā)投入和商業(yè)回報之間缺乏聯(lián)系。由于缺乏監(jiān)督、對客戶不足、矛盾的優(yōu)先級、溝通困難、缺乏聚焦，甚至計劃超過了預(yù)算等這些原因，項目活動可能走向錯誤的方向，多數(shù)公司表示需要提高對于新產(chǎn)品引入的財務(wù)和戰(zhàn)略控制力。
3、身處變革項目的人員試圖自己做所有事情，結(jié)果是焦頭爛額，錯誤百出。事務(wù)性的工作，比如撰寫報告，可能會使他們從更加關(guān)鍵的工作方面分心，沒有足夠精力做好規(guī)劃、定期跟蹤和決策。
4、一些具體的或困難的任務(wù)受到忽視。比如，許多項目缺乏項目保障，項目委員會成員沒有時間或者不理解項目的需要，也沒有人指派做這件事情。缺乏保障的項目失敗的風(fēng)險大幅度提高，而且及時終止過時的項目可能比啟動為了解決今天問題的項目更加重要。但是該終止哪個項目，并且如何確保終止的執(zhí)行仍然是個問題。
5、項目之間缺乏協(xié)調(diào)，每個項目都有一套不同的機制。
6、有些業(yè)務(wù)部門自創(chuàng)一套跨項目的標(biāo)準，然而這個標(biāo)準不完備。
在實際操作中，如果項目僅通過一種集權(quán)式的領(lǐng)導(dǎo)或者各自為政各管各的，都有可能得不到堅持和執(zhí)行，而且項目的效率難以提高。如果成立了項目的管理部門，如：項目管理部、項目管理中心、項目管理辦公室等，對項目進行整體管理、監(jiān)控、支持等，這些部門就是我們所說的項目管理辦公室，情況會好些。戰(zhàn)略變革的實施需要更加聚焦。
三、P3O在多項目管理中的價值
一直以來，國際上沒有一套公開的、成熟的、體系化的PMO運作參考標(biāo)準。項目治理辦公室(Portfolio, Program & Project Offices，P3O)是由英國商務(wù)部(Office of Government Commerce ，OGC)于2008年10月28日發(fā)布的最佳實踐指南，彌補了國際上的這一空白。
P3O指南旨在形成對項目進行統(tǒng)一集成的治理和上報機制，揭示變革發(fā)起活動組合的規(guī)律，為項目組合、項目群和項目提供決策支持和交付服務(wù)的一個完整的框架。簡單來說，P3O模型提供了一整套促使組織變革的功能和服務(wù)。這些服務(wù)提供給項目、項目群和高級管理層，為這些團隊中的項目群經(jīng)理和項目經(jīng)理提供支持。
P3O指南成功實現(xiàn)了業(yè)務(wù)變革時增強運營效率，通過集成項目群、項目和業(yè)務(wù)運營單位實現(xiàn)組織戰(zhàn)略和績效的要求。P3O指南構(gòu)建了一套輸出評價指標(biāo)，確保收益可以得到管理、衡量、監(jiān)督以及完善，進而實現(xiàn)優(yōu)化投資和戰(zhàn)略目標(biāo)。P3O指南針對一個組織內(nèi)部所有的變革提供了一套決策支持和交付與支持的體系結(jié)構(gòu)，包括：
P3O的介紹：在不同情況和需求下，為什么、何時以及如何使用P3O模型?
價值：為什么P3O?P3O可以為組織帶來什么價值，包括業(yè)務(wù)實證、財務(wù)支持模型和績效評估?
模型：什么是P3O?不同P3O模型的介紹。
生命周期：如何設(shè)立P3O?新設(shè)、改建、改進和關(guān)閉項目管理及治理辦公室。
功能和技術(shù)：如何運行P3O?P3O模型中項目辦公室所提供的功能和服務(wù)，技術(shù)和工具。
P3O指南描述了一個高階的組織模型和機制，構(gòu)建組織內(nèi)部所有關(guān)于變革的決策支持與交付的結(jié)構(gòu)及機制，允許永久的和臨時的辦公室及其組合，而員工分配到項目群和項目中。具體的形式既可能是集中式的一個常設(shè)的專門辦公室，也可以是分布式的成網(wǎng)狀的體系，由一系列辦公室的結(jié)合而成(包括項目組合辦公室、項目群辦公室，項目辦公室)，這些辦公室可以是常設(shè)的(支持業(yè)務(wù)目標(biāo)，并且保持一致性)，提供集中式和分散式的服務(wù)相結(jié)合。實施P3O，并不意味著需要設(shè)立一個單一的辦公室交付所有的P3O服務(wù)。合適的P3O需要根據(jù)公司的愿景、戰(zhàn)略、現(xiàn)有的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)展的要求等，尋求在合理的成本上提供所有必要的支持功能和服務(wù)。