統(tǒng)計(jì)數(shù)字顯示,80%ERP項(xiàng)目失敗的根源在于招標(biāo)與選型沒有做好。目前做EPR的軟件公司很多,但良莠不齊、各有所長(zhǎng),這些公司所說的和所做的、用戶看到的和聽到的未必一樣,正因?yàn)槿绱?招標(biāo)才成為必要。本文圍繞ERP項(xiàng)目初始階段的幾項(xiàng)關(guān)鍵工作做出詳細(xì)介紹,以利ERP項(xiàng)目的第一步走穩(wěn)、走實(shí)。
一、招標(biāo)是項(xiàng)目選型前的關(guān)鍵
招標(biāo)是ERP項(xiàng)目立項(xiàng)后的首要工作,也是項(xiàng)目選型前的關(guān)鍵工作。不少企業(yè)認(rèn)為實(shí)施ERP就是買一套軟件,根本不把它當(dāng)做一個(gè)項(xiàng)目看待,更不會(huì)把實(shí)施ERP當(dāng)做改善管理的契機(jī),沒有給予足夠的重視。說到底,這是由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的理念決定的,應(yīng)想清楚實(shí)施ERP是為解決面子問題還是肚子問題,如果是解決面子問題,招標(biāo)無(wú)疑會(huì)流于形式、有失公正。
一般來(lái)說,企業(yè)實(shí)施ERP 的方式有自主開發(fā)、合作開發(fā)和購(gòu)買成型軟件這三種方式。其中自主開發(fā)和合作開發(fā)都需要企業(yè)有比較強(qiáng)大的研發(fā)能力,而且有足夠的時(shí)間和經(jīng)費(fèi),所以,企業(yè)一般以購(gòu)買軟件為主。招標(biāo)采取科學(xué)的程序?qū)㈨?xiàng)目需求廣而告之,再擇優(yōu)錄取,最終經(jīng)過用戶和廠商的一系列接觸、談判等活動(dòng),完成合作。具體執(zhí)行上,可以由企業(yè)自己主持招標(biāo),也可以委托其他有經(jīng)驗(yàn)的單位或機(jī)構(gòu)主持招標(biāo)。
二、找準(zhǔn)問題 量化指標(biāo)
作為招標(biāo)企業(yè),首先要弄清楚自己的整體需求,明白自己想要什么,做到心中有數(shù),然后再展開招標(biāo)工作。當(dāng)然,這個(gè)整體需求并不代表項(xiàng)目的最終需求或詳細(xì)需求,當(dāng)投標(biāo)方中標(biāo)并簽訂項(xiàng)目合同后,必須以此為依據(jù),與招標(biāo)公司共同進(jìn)行詳細(xì)的需求分析,并編寫《系統(tǒng)需求分析說明書》。
招標(biāo)很重要的一環(huán)是起草招標(biāo)書。招標(biāo)書的框架大同小異,首先招標(biāo)方需要對(duì)企業(yè)進(jìn)行介紹并說明項(xiàng)目?jī)?nèi)容,包括項(xiàng)目概況、項(xiàng)目實(shí)施的范圍及各系統(tǒng)內(nèi)容。重點(diǎn)是項(xiàng)目需求,要讓人明白項(xiàng)目要做什么,以及要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。實(shí)施ERP的企業(yè)可能原因不盡相同,目的也可能不只一個(gè),但需要在項(xiàng)目需求里盡可能具體地分析,將問題找準(zhǔn)、將指標(biāo)量化,只有這樣招標(biāo)質(zhì)量才能提高,后期雙方合作才能基礎(chǔ)牢固。
三、審核投標(biāo)人資質(zhì)及標(biāo)書細(xì)節(jié)
用戶對(duì)投標(biāo)人資質(zhì)的審核無(wú)外乎包括以下三項(xiàng): 1. 公司的合法性和正規(guī)性; 2. 公司實(shí)力,包括資本、人才和財(cái)務(wù)經(jīng)營(yíng)指標(biāo); 3. 項(xiàng)目能力,包括成熟的ERP解決方案及自主產(chǎn)品介紹,以及在同行業(yè)中軟件開發(fā)及項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)和案例。對(duì)投標(biāo)人的資質(zhì)審核可以初步篩掉一些不合格或不合適的軟件廠商。
最后,招標(biāo)方要通報(bào)一些注意事項(xiàng)和聯(lián)絡(luò)方式。比如投標(biāo)書的投遞形式和截止時(shí)間,交代投標(biāo)書要附帶電子文檔光盤,便于在接到投標(biāo)書后組織審查和評(píng)定; 還會(huì)指明將選出多少家投標(biāo)人進(jìn)行第二階段的講標(biāo)、演示及考察,屆時(shí)招標(biāo)方會(huì)電話通知被選中者。
作為招標(biāo)方,還要保證對(duì)所有標(biāo)書保密,無(wú)論投標(biāo)人是否中標(biāo),招標(biāo)公司都有權(quán)利對(duì)投標(biāo)書進(jìn)行處理,不再返還投標(biāo)人。在招標(biāo)書的最后,要注明招標(biāo)方的公司地址、聯(lián)系方式、聯(lián)系人等信息。為了穩(wěn)妥起見,最好在投標(biāo)日期結(jié)束前,設(shè)立項(xiàng)目說明會(huì)和標(biāo)書答疑環(huán)節(jié),可采取公開的方式,也可設(shè)立專用電話、郵箱等,進(jìn)行一對(duì)一溝通。
招標(biāo)書擬好并經(jīng)確認(rèn)后,企業(yè)就可以進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布的途徑既要廣泛又要對(duì)口,可以選擇報(bào)刊及網(wǎng)站為招標(biāo)發(fā)布的主要媒體,其中網(wǎng)站可以是公司網(wǎng)站、專業(yè)信息化網(wǎng)站及相關(guān)招投標(biāo)網(wǎng)站。同時(shí),可以配合電話、郵件、信函等形式與主要ERP廠家聯(lián)系,發(fā)出招投標(biāo)邀請(qǐng)函。
四、評(píng)標(biāo)需剝?nèi)ァ疤且隆?/span>
招標(biāo)方在評(píng)標(biāo)時(shí)應(yīng)剝開投標(biāo)書華麗的外表,找準(zhǔn)問題的實(shí)質(zhì)。這一過程中需要注意:
1. 重視實(shí)質(zhì)和內(nèi)容,不要過于看重形式