使各溝通責(zé)任人能夠清晰地了解他所負(fù)責(zé)的溝通任務(wù)，可以按規(guī)定的時(shí)機(jī)和內(nèi)容與他所負(fù)責(zé)的溝通對(duì)象進(jìn)行及時(shí)的溝通。
在IT信息化項(xiàng)目中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要采用統(tǒng)一的項(xiàng)目文檔管理方式，包括統(tǒng)一的文檔書寫格式、規(guī)定的文檔目錄、文檔保存的方式、信息讀寫的權(quán)限等，使文檔的書寫、保存和檢索非常清晰和方便，用戶和溝通責(zé)任人能夠快速地提取到所需要的信息。為保證溝通的真正實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要建立溝通反饋機(jī)制：規(guī)定溝通必須保證信息被接收者接到并理解。
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要通過各種例行的和隨機(jī)的會(huì)議和報(bào)告與用戶進(jìn)行溝通，將提交給用戶的報(bào)告分為定期報(bào)告、階段審查報(bào)告和緊急報(bào)告三類，規(guī)定具體的報(bào)告格式及提交時(shí)間。將溝通作為用戶參與的基礎(chǔ)、號(hào)角和保障。
三、與子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管的溝通
溝通原則：了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報(bào)實(shí)際成績。信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目常常被稱為是主要負(fù)責(zé)人工程，而此項(xiàng)目則可以稱為主要負(fù)責(zé)人CIO工程，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以了解戰(zhàn)略意圖、解決出現(xiàn)的問題、匯報(bào)實(shí)際成績作為與子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管進(jìn)行溝通的原則，建立好與他們的溝通，這樣既使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)始終在集團(tuán)的總體建設(shè)規(guī)劃之中，又使子公司的信息系統(tǒng)建設(shè)能夠?qū)嶋H地為自身的發(fā)展提供動(dòng)力，并且使子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管在項(xiàng)目中切實(shí)參與，起到了直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)的作用。
事前，對(duì)于信息系統(tǒng)項(xiàng)目來說，系統(tǒng)的管理思想、管理體系的建設(shè)通常是自上而下的行為，而在這個(gè)項(xiàng)目中。由于子公司自身業(yè)務(wù)的發(fā)展是集團(tuán)總體發(fā)展戰(zhàn)略的組成部分，因此信息系統(tǒng)的建設(shè)不但是自集團(tuán)總體戰(zhàn)略而下，而且也是自子公司自身戰(zhàn)略而上，是集團(tuán)和下屬子公司的戰(zhàn)略組合。制定信息化戰(zhàn)略就成為了十分重要的一項(xiàng)任務(wù)，需要項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)從項(xiàng)目一開始就要同主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息化主管進(jìn)行充分的溝通。
另外，主要負(fù)責(zé)人最關(guān)心的是項(xiàng)目的投資回報(bào)、項(xiàng)目的進(jìn)度，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要讓他明確地了解信息系統(tǒng)建設(shè)的前景和建設(shè)過程、可能會(huì)遇到的困難和風(fēng)險(xiǎn)、雙方所需要付出的努力、選派一位合格的用戶方信息系統(tǒng)建設(shè)負(fù)責(zé)人的重要性等信息，特別是主要負(fù)責(zé)人在信息系統(tǒng)建設(shè)中的重要作用和所需要做的工作。
通過溝通這些信息，使主要負(fù)責(zé)人在信息系統(tǒng)建設(shè)之初就親自確定好總體規(guī)劃、分步實(shí)施、效益驅(qū)動(dòng)的實(shí)施原則，制定或?qū)徍肆似髽I(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，建立以自己親自掛帥、信息部門牽頭、各級(jí)部門參與的實(shí)施組織。設(shè)立各級(jí)責(zé)任制，保障各級(jí)部門和人員的積極參與。
事中，每當(dāng)項(xiàng)目的某個(gè)階段將要進(jìn)行時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都要提前向主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管發(fā)出通知，明確告之該項(xiàng)目階段將要進(jìn)行的活動(dòng)內(nèi)容及其要達(dá)到的階段目標(biāo)和里程碑是什么、需要得到他們的支持是什么;當(dāng)項(xiàng)目的某個(gè)階段正在進(jìn)行時(shí)，及時(shí)向他們通報(bào)項(xiàng)目遇到的困難和風(fēng)險(xiǎn)有哪些、出現(xiàn)了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策。
直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)，以保證項(xiàng)目推進(jìn)的順利進(jìn)行，及時(shí)向他們通報(bào)項(xiàng)目遇到的困難和風(fēng)險(xiǎn)有哪些、出現(xiàn)了哪些問題、需要他們付出哪些努力和做出哪些決策，使他們能夠真正直接領(lǐng)導(dǎo)、直接控制、直接協(xié)調(diào)，以保證項(xiàng)目推進(jìn)的順利進(jìn)行。
由于子公司主要負(fù)責(zé)人和集團(tuán)信息主管在項(xiàng)目中的影響和作用不同，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與他們溝通的內(nèi)容、時(shí)機(jī)和方式也就相應(yīng)有所不同，因此首先需要掌握好事前、事中和事后這三個(gè)與他們溝通的時(shí)機(jī)，其次需要掌握好與他們溝通的內(nèi)容。