項(xiàng)目組合、項(xiàng)目群和項(xiàng)目(Portfolio, Program & Project, 簡稱P3) 這三者一道確保組織的戰(zhàn)略得以恰當(dāng)?shù)貙?shí)現(xiàn)。
二、項(xiàng)目管理的常見問題
當(dāng)組織成長到一定階段，同時(shí)開展跨部門的各類項(xiàng)目時(shí)，經(jīng)常會(huì)碰到以下問題：
1、實(shí)施項(xiàng)目過程中，缺乏項(xiàng)目成果的“閉環(huán)反饋”，以及績效管理。
2、公司高層對(duì)于創(chuàng)新項(xiàng)目的財(cái)務(wù)投資活動(dòng)不滿意，在研發(fā)投入和商業(yè)回報(bào)之間缺乏聯(lián)系。由于缺乏監(jiān)督、對(duì)客戶不足、矛盾的優(yōu)先級(jí)、溝通困難、缺乏聚焦，甚至計(jì)劃超過了預(yù)算等這些原因，項(xiàng)目活動(dòng)可能走向錯(cuò)誤的方向，多數(shù)公司表示需要提高對(duì)于新產(chǎn)品引入的財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略控制力。
3、身處變革項(xiàng)目的人員試圖自己做所有事情，結(jié)果是焦頭爛額，錯(cuò)誤百出。事務(wù)性的工作，比如撰寫報(bào)告，可能會(huì)使他們從更加關(guān)鍵的工作方面分心，沒有足夠精力做好規(guī)劃、定期跟蹤和決策。
4、一些具體的或困難的任務(wù)受到忽視。比如，許多項(xiàng)目缺乏項(xiàng)目保障，項(xiàng)目委員會(huì)成員沒有時(shí)間或者不理解項(xiàng)目的需要，也沒有人指派做這件事情。缺乏保障的項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)大幅度提高，而且及時(shí)終止過時(shí)的項(xiàng)目可能比啟動(dòng)為了解決今天問題的項(xiàng)目更加重要。但是該終止哪個(gè)項(xiàng)目，并且如何確保終止的執(zhí)行仍然是個(gè)問題。
5、項(xiàng)目之間缺乏協(xié)調(diào)，每個(gè)項(xiàng)目都有一套不同的機(jī)制。
6、有些業(yè)務(wù)部門自創(chuàng)一套跨項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)，然而這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不完備。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章
在實(shí)際操作中，如果項(xiàng)目僅通過一種集權(quán)式的領(lǐng)導(dǎo)或者各自為政各管各的，都有可能得不到堅(jiān)持和執(zhí)行，而且項(xiàng)目的效率難以提高。如果成立了項(xiàng)目的管理部門，如：項(xiàng)目管理部、項(xiàng)目管理中心、項(xiàng)目管理辦公室等，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行整體管理、監(jiān)控、支持等，這些部門就是我們所說的項(xiàng)目管理辦公室，情況會(huì)好些。戰(zhàn)略變革的實(shí)施需要更加聚焦。
三、P3O在多項(xiàng)目管理中的價(jià)值
一直以來，國際上沒有一套公開的、成熟的、體系化的PMO運(yùn)作參考標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目治理辦公室(Portfolio, Program & Project Offices，P3O)是由英國商務(wù)部(Office of Government Commerce ，OGC)于2008年10月28日發(fā)布的最佳實(shí)踐指南，彌補(bǔ)了國際上的這一空白。
P3O指南旨在形成對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一集成的治理和上報(bào)機(jī)制，揭示變革發(fā)起活動(dòng)組合的規(guī)律，為項(xiàng)目組合、項(xiàng)目群和項(xiàng)目提供決策支持和交付服務(wù)的一個(gè)完整的框架。簡單來說，P3O模型提供了一整套促使組織變革的功能和服務(wù)。這些服務(wù)提供給項(xiàng)目、項(xiàng)目群和高級(jí)管理層，為這些團(tuán)隊(duì)中的項(xiàng)目群經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理提供支持。
P3O指南針對(duì)一個(gè)組織內(nèi)部所有的變革提供了一套決策支持和交付與支持的體系結(jié)構(gòu)，包括：
P3O的介紹：在不同情況和需求下，為什么、何時(shí)以及如何使用P3O模型?
價(jià)值：為什么P3O?P3O可以為組織帶來什么價(jià)值，包括業(yè)務(wù)實(shí)證、財(cái)務(wù)支持模型和績效評(píng)估?
模型：什么是P3O?不同P3O模型的介紹。
生命周期：如何設(shè)立P3O?新設(shè)、改建、改進(jìn)和關(guān)閉項(xiàng)目管理及治理辦公室。
功能和技術(shù)：如何運(yùn)行P3O?P3O模型中項(xiàng)目辦公室所提供的功能和服務(wù)，技術(shù)和工具。
P3O指南描述了一個(gè)高階的組織模型和機(jī)制，構(gòu)建組織內(nèi)部所有關(guān)于變革的決策支持與交付的結(jié)構(gòu)及機(jī)制，允許永久的和臨時(shí)的辦公室及其組合，而員工分配到項(xiàng)目群和項(xiàng)目中。具體的形式既可能是集中式的一個(gè)常設(shè)的專門辦公室，也可以是分布式的成網(wǎng)狀的體系，由一系列辦公室的結(jié)合而成(包括項(xiàng)目組合辦公室、項(xiàng)目群辦公室，項(xiàng)目辦公室)，這些辦公室可以是常設(shè)的(支持業(yè)務(wù)目標(biāo)，并且保持一致性)，提供集中式和分散式的服務(wù)相結(jié)合。實(shí)施P3O，并不意味著需要設(shè)立一個(gè)單一的辦公室交付所有的P3O服務(wù)。合適的P3O需要根據(jù)公司的愿景、戰(zhàn)略、現(xiàn)有的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)發(fā)展的要求等，尋求在合理的成本上提供所有必要的支持功能和服務(wù)。
P3O指南成功實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)變革時(shí)增強(qiáng)運(yùn)營效率，通過集成項(xiàng)目群、項(xiàng)目和業(yè)務(wù)運(yùn)營單位實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略和績效的要求。P3O指南構(gòu)建了一套輸出評(píng)價(jià)指標(biāo)，確保收益可以得到管理、衡量、監(jiān)督以及完善，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化投資和戰(zhàn)略目標(biāo)。