制定計劃。但是在具體操作過程中還是存在以下幾種現(xiàn)象:一是項目計劃的制定不夠嚴(yán)謹(jǐn),隨意性大,可操作性差,因而實施中無法遵循(如項目計劃過于粗略,落實不足),沒有做到任務(wù)、進(jìn)度、資源三落實。二是缺乏貫穿項目全程的詳細(xì)項目計劃,甚至采取每周制定下周工作計劃的逐周項目計劃方式,其實質(zhì)是“項目失控合法化”。三是項目進(jìn)度的檢查(與進(jìn)度計劃比對)和控制不足,不能維護(hù)項目計劃的嚴(yán)肅性。
再完美的計劃也會時常遭遇不測,但并不表明我們不需要制定計劃了。如果沒有計劃我們就失去了參照物。項目經(jīng)理應(yīng)該能夠預(yù)測變化并且能夠適應(yīng)變化。經(jīng)常做一些“如果——那么”的假設(shè),避免安于項目現(xiàn)狀,在項目發(fā)生變化時能夠及時作出調(diào)整。計劃總在變化,計劃沒有變化快,關(guān)鍵是計劃能夠跟上變化。
在項目的實施過程中,經(jīng)常會將整個項目分成若干個小的項目,項目經(jīng)理應(yīng)有效的利用好時間,做到各個項目之間的有效、合理銜接,保持整體計劃的合理性和連貫性。
項目計劃粗細(xì)程度,是一個需要小心把握平衡的問題。越細(xì)則控制力度越大,但項目管理的成本越高;反之亦然。以國內(nèi)目前的狀況,個人看法,3個月以下的項目應(yīng)細(xì)到人天,至少2~3人天;半年以上的項目,至少應(yīng)到人周。
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真正理解“一把手工程”
ERP項目的實施是一把手工程,這是公認(rèn)的準(zhǔn)則。很多項目在實施前期都強調(diào)“一把手工程”,并且運用的特別好,比如:由總經(jīng)理召開會議、成立項目小組等等,但是往往在實施開始之后就不能很好地發(fā)揮“一把手”的作用,使得一把手工程變成了撒手工程。項目經(jīng)理應(yīng)該自始至終地發(fā)揮“一把手”的作用,應(yīng)該定期地(一般為一個月)或在某項小的項目結(jié)束時將階段總結(jié)呈遞給“一把手”,并且進(jìn)行簡短的交流,聽取“一把手”對于項目的看法,在必要時提議“一把手”召開會議。同時,對于項目經(jīng)理所在公司的“一把手”也要定期進(jìn)行匯報和交流,以獲取支持、理解和資源的調(diào)配。
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不要吝惜在培訓(xùn)上花的時間
培訓(xùn)是項目實施的一個重要環(huán)節(jié),目前國內(nèi)單位(特別是大型國營單位)的人員素質(zhì)比較低,對于信息化的理解幾乎等于零。所以我們在進(jìn)行培訓(xùn)時,應(yīng)該分層次、分階段的進(jìn)行培訓(xùn),不能期望一次培訓(xùn)就能使單位的人員理解和掌握軟件的操作。培訓(xùn)應(yīng)貫穿于項目的始終,并且應(yīng)做好適合用戶水平的操作手冊,必要時在單位內(nèi)部網(wǎng)頁上做“常見問題問答”的欄目。一定要避免“客戶理解太慢、太笨了,我?guī)退隽税伞钡认敕ê托袨榈某霈F(xiàn)。ERP項目是自己單位的項目,任何人都代替不了。
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進(jìn)行原型測試,做好一個理論和實踐都可行的實施方案
不管是培訓(xùn)還是計劃都必須建立在一個可行的實施方案的基礎(chǔ)上,否則即使你的方法再好,也不可能達(dá)到良好的效果。所以在實施之前,應(yīng)該進(jìn)行充分的系統(tǒng)分析和調(diào)研,充分聽取各個層次人員的意見,多方搜集資料,并且進(jìn)行多角度的原型測試,在項目小組(包括ERP單位方)同意的基礎(chǔ)上,才進(jìn)行實施和培訓(xùn)等計劃的制定和執(zhí)行。盡量避免在實施過程中進(jìn)行方案改變等情況的發(fā)生。
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合理的降低客戶的需求
任何軟件都不是萬能的,都不可能百分之百地解決客戶地所有問題。在項目的實施過程中,應(yīng)該實事求是地、明確地告訴用戶那些是軟件做不到的。一些軟件公司和實施人員不愿意和害怕把真象告訴用戶,只想把企業(yè)原本正確的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變成本公司軟件所規(guī)定的業(yè)務(wù)流程,結(jié)果造成雙方僵持。特別是一些軟件程序上的毛病,更是不愿接受用戶的指責(zé)。其實,這完全沒有必要。在不可能解決的問題上跟用戶兜