時(shí)間管理是指通過(guò)事先規(guī)劃和運(yùn)用一定的技巧、方法與工具實(shí)現(xiàn)對(duì)時(shí)間的靈活以及有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人或組織的既定目標(biāo)，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時(shí)間管理能力作為一項(xiàng)對(duì)企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)。
項(xiàng)目經(jīng)理常常會(huì)抱怨項(xiàng)目太復(fù)雜，時(shí)間總是不夠花，其實(shí)不管是工作還是生活中，要善于掌握一些技巧，總是會(huì)多出來(lái)時(shí)間的，下面這15條建議就是專門提供給覺得時(shí)間總是不夠用的項(xiàng)目經(jīng)理的。
01 會(huì)前溝通
在正式會(huì)議開始前，需要詢問(wèn)與會(huì)人員是否參加，如果他們有任何其他事情沖突的話，如果涉及到他們的決策，需要和他們談?wù)勊麄兊倪x擇，并非正式的認(rèn)可他們以正確的方式提出建議。
這可能需要花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間，但在實(shí)際的會(huì)議中節(jié)省了時(shí)間，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理能夠使用收集的信息來(lái)消除會(huì)議中可能存在的沖突，并使組織更快的做出決定。
02 信任項(xiàng)目流程
項(xiàng)目經(jīng)理不要總是擔(dān)心如何去處理變更，所以要設(shè)置可重復(fù)的工作流程來(lái)進(jìn)行工作，這個(gè)優(yōu)點(diǎn)是可以將相關(guān)的工作交給別人，讓別人按照和自己同樣的流程和步驟來(lái)完成所有的工作，另一方面，通過(guò)對(duì)流程的使用，可以不斷的找出其中可能存在的問(wèn)題來(lái)進(jìn)行循環(huán)優(yōu)化。
03 使用模板
項(xiàng)目經(jīng)理可能沒有真正寫過(guò)項(xiàng)目相關(guān)文檔，但總有一些可以使用的方法，比如使用模板。使用的模板可能有很多，比如項(xiàng)目計(jì)劃模板、狀態(tài)模板、考核模板等等，所有的各種模板使用只有一個(gè)目的就是節(jié)省時(shí)間。
04 批量完成相關(guān)工作
項(xiàng)目經(jīng)理在不同的任務(wù)之間切換會(huì)形成大量的無(wú)效時(shí)間，因此需要花時(shí)間去減少?gòu)囊粋€(gè)任務(wù)進(jìn)入到另一個(gè)任務(wù)的次數(shù)。
批量完成相關(guān)工作是指項(xiàng)目經(jīng)理采取相同的工具或技能來(lái)一次性處理類似的任務(wù)，比如集中時(shí)間整理多個(gè)會(huì)議紀(jì)要，或者對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行分類排序等等，其實(shí)最常用的就是集中某一個(gè)時(shí)間段來(lái)處理電子郵件，不用每隔一段時(shí)間就去查收郵件。
05 隨時(shí)寫報(bào)告
項(xiàng)目中的各種報(bào)告并非需要等到需要的時(shí)候才去寫，項(xiàng)目經(jīng)理要搭建好一個(gè)報(bào)告的框架后，突出顯示需要增加或更新的文本，那么在項(xiàng)目工作中，隨時(shí)記錄想到的內(nèi)容，然后對(duì)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行添加。
比如發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目中的一個(gè)問(wèn)題，那么就要把風(fēng)險(xiǎn)記錄到報(bào)告中去，當(dāng)報(bào)告結(jié)束的時(shí)候，大部分的更新就會(huì)完成，否則你無(wú)法想起過(guò)去究竟發(fā)生了哪些重要的事情。
06 整合通知到一個(gè)地方
項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)有各種被提醒的通知，那么不要在手機(jī)、Pad、PC或筆記本電腦以及各種即時(shí)通訊工具中到處設(shè)置，建議集中到一個(gè)地方比如郵箱中，通過(guò)集中所有的重要的通知，可以檢查是否存在沖突以及安排相應(yīng)的優(yōu)先級(jí)。
07 關(guān)閉彈窗口
項(xiàng)目經(jīng)理在做事的時(shí)候，很容易被電腦中彈出的窗口打擾導(dǎo)致分心，那么建議關(guān)閉所有可能的彈出窗口，特別是郵箱會(huì)彈出有新的郵件通知這種類型。
這樣做的額外好處是，當(dāng)你在忙于在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行演示某些東西時(shí)，不會(huì)在屏幕上彈出通知消息，有時(shí)候可能會(huì)被所有人看到，而你會(huì)去手忙腳亂的去處理這些信息。
08 站起來(lái)打電話
在打電話的時(shí)候站起來(lái)，這個(gè)工作原理是避免讓你在舒適的環(huán)境下長(zhǎng)時(shí)間通話。由于通話能夠比電子郵件或者發(fā)送即時(shí)消息提供更多的內(nèi)容，但實(shí)際上也不需要過(guò)多的溝通時(shí)間，站起來(lái)可以讓你更快的完成對(duì)話。