作為項(xiàng)目經(jīng)理，你的主要工作是領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，以生產(chǎn)客戶期望的成品。
在許多項(xiàng)目中，尤其是大型或復(fù)雜項(xiàng)目，有許多人致力于實(shí)現(xiàn)這一共同目標(biāo)。
他們具有不同技能、不同個(gè)性、不同地理位置和不同動(dòng)機(jī)。在任何給定時(shí)間也可能要完成幾項(xiàng)活動(dòng)，團(tuán)隊(duì)遇到的幾個(gè)問題，以及客戶需要做出的幾項(xiàng)決策才能繼續(xù)推進(jìn)該項(xiàng)目。
本文將分享項(xiàng)目管理過程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該跟蹤的六大重點(diǎn)事項(xiàng)，以提供最佳結(jié)果。
可能還有其他類型的信息需要分享或跟蹤，這取決于正在運(yùn)行的項(xiàng)目類型，但你至少應(yīng)該跟蹤以下這六大事項(xiàng)。
1、范圍、章程或工作說明
對(duì)于你運(yùn)行的每個(gè)項(xiàng)目，第一件需要跟蹤的事是范圍、章程或工作說明。
該文檔是項(xiàng)目經(jīng)理和要求你生產(chǎn)成品的人(也稱為請(qǐng)求者或客戶)之間的書面協(xié)議或合同。
它描述了你將為他們制造或生產(chǎn)的產(chǎn)品，一些常規(guī)參數(shù)(例如尺寸和形狀)，以及通常如何進(jìn)行操作，包括通常負(fù)責(zé)做某事的人員。
例如你的團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)構(gòu)建事物，而你的客戶負(fù)責(zé)在整個(gè)項(xiàng)目中提供需求和各種批準(zhǔn)。
它不應(yīng)該像項(xiàng)目進(jìn)度表那樣詳細(xì)，但應(yīng)包括高級(jí)信息，例如總體工時(shí)表、所涉及的每個(gè)人的總體職責(zé)以及總體成本。
不過，請(qǐng)不要陷入設(shè)計(jì)解決方案的陷阱，只捕獲客戶的需求。在項(xiàng)目的稍后部分，你應(yīng)該有機(jī)會(huì)創(chuàng)建更詳細(xì)的設(shè)計(jì)。
2、WBS、工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目進(jìn)度表
WBS、工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目進(jìn)度表是你同意為客戶生產(chǎn)的商定項(xiàng)目可交付成果以及所需的活動(dòng)和資源的層次分解。
這兩件事通常是相伴而生的。
實(shí)際上，許多人將WBS和項(xiàng)目進(jìn)度表看作是同一件事，但從技術(shù)上講，它們并不相同。
WBS和項(xiàng)目進(jìn)度表應(yīng)該具有相同的總體結(jié)構(gòu)，但是項(xiàng)目進(jìn)度表比WBS詳細(xì)得多。
WBS是范圍文檔中描述的可交付成果的分層細(xì)分。
如果范圍文檔創(chuàng)建正確，那么你應(yīng)該能夠?qū)⒃撐臋n中的高級(jí)可交付結(jié)果作為WBS的起點(diǎn)，從而進(jìn)一步細(xì)分它們。
項(xiàng)目進(jìn)度表應(yīng)包括來自WBS的可交付成果明細(xì)，以及計(jì)劃的活動(dòng)和生產(chǎn)它們所需的資源。
你可以在電子表格中創(chuàng)建WBS和項(xiàng)目進(jìn)度表，但建議你使用項(xiàng)目進(jìn)度表軟件來創(chuàng)建和管理這些內(nèi)容。
3、設(shè)計(jì)文檔
設(shè)計(jì)文檔是一份詳細(xì)的文檔或一組文檔，描述了你將如何為客戶構(gòu)建或創(chuàng)建成品。
現(xiàn)在，設(shè)計(jì)的大小、細(xì)節(jié)和格式各不相同，具體取決于你制作的項(xiàng)目類型。
它們可以是概念草圖、電氣原理圖，可以是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或CAD
在構(gòu)建任何東西之前，請(qǐng)記住要讓你的設(shè)計(jì)獲得客戶的認(rèn)可，否則你可能會(huì)冒著客戶改變設(shè)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)，并迫使你在以后花費(fèi)時(shí)間和金錢進(jìn)行重新構(gòu)造。
如果你的客戶確實(shí)希望在獲得批準(zhǔn)后更改設(shè)計(jì)的某些方面，請(qǐng)要求他們重新批準(zhǔn)更新的設(shè)計(jì)，以及從時(shí)間或成本的角度考慮更改對(duì)項(xiàng)目造成的任何影響。
4、變更請(qǐng)求
變更請(qǐng)求與范圍文檔、項(xiàng)目進(jìn)度表和設(shè)計(jì)文檔緊密相關(guān)。
變更請(qǐng)求是與最初商定的項(xiàng)目范圍、工時(shí)表和成本估算的任何偏差。
你可以將變更請(qǐng)求視為對(duì)你的團(tuán)隊(duì)和客戶之間形成的原始協(xié)議或合同的修訂。
這些更改可以包括范圍更改，如時(shí)間表或截止日期的更改，或成本的更改。
這些更改可以由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或你的客戶提出建議，但是在你解釋了對(duì)任何時(shí)間和項(xiàng)目成本的影響后，應(yīng)由客戶批準(zhǔn)。
請(qǐng)記住，范圍、時(shí)間和成本更改可以互斥。
例如，你的項(xiàng)目可能會(huì)有范圍變更，但是可能會(huì)也可能不會(huì)因?yàn)樵摲秶淖?/span>