清楚、信息豐富的概要至關(guān)重要。在準(zhǔn)備用于討論的項(xiàng)目信息時(shí)，要包含高層目標(biāo)、里程碑項(xiàng)目日程表、項(xiàng)目評(píng)估，以及主要任務(wù)與風(fēng)險(xiǎn)概要。如果你的計(jì)劃顯示當(dāng)前項(xiàng)目規(guī)劃跟所要求的項(xiàng)目目標(biāo)不匹配,你還應(yīng)該有若干高層建議，描述可行替代方案。
擁有數(shù)據(jù)是成功的關(guān)鍵，因?yàn)樵诖祟愓勁兄校α繉?duì)比不利于你。雖然資助者和經(jīng)理們?nèi)菀讓?duì)擔(dān)憂和意見置之不理，要他們忽視硬性事實(shí)就難多了。有證明文件的歷史數(shù)據(jù)支持的任何項(xiàng)目信息都可以成為以事實(shí)為基礎(chǔ)的目標(biāo)談判的起點(diǎn)。
5、確認(rèn)項(xiàng)目計(jì)劃
討論和協(xié)商后，要確認(rèn)就項(xiàng)目達(dá)成共識(shí)。
要使用來自于規(guī)劃過程的，并經(jīng)商議變動(dòng)過的項(xiàng)目文件，以建立項(xiàng)目基線規(guī)劃記錄。在終定計(jì)劃之前，要對(duì)其加以評(píng)審，以確保其在整個(gè)過程中包含階段性風(fēng)險(xiǎn)重估活動(dòng)。在這些評(píng)審中，要辨識(shí)額外的風(fēng)險(xiǎn)，并更新應(yīng)變計(jì)劃。
公布最終項(xiàng)目文件，讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能在項(xiàng)目整個(gè)過程中使用，以管理進(jìn)度。
在設(shè)定項(xiàng)目基線時(shí)，要固定所有具體要求。要同時(shí)設(shè)定項(xiàng)目范圍和基線計(jì)劃，必須運(yùn)用既定的變動(dòng)流程，才能對(duì)兩者進(jìn)行改變。
6、闡明變動(dòng)控制程序
項(xiàng)目計(jì)劃被接受，具體要求固定下來后，要仔細(xì)考慮所有變動(dòng)再加以最后確定。決策者簽署項(xiàng)目文件后，讓項(xiàng)目再出現(xiàn)未經(jīng)審核的變動(dòng)是非常冒險(xiǎn)的。雖然新信息始終圍繞技術(shù)項(xiàng)目流動(dòng)，保持要求的穩(wěn)定性對(duì)項(xiàng)目成功至關(guān)重要。
未經(jīng)管理的變動(dòng)會(huì)導(dǎo)致日程偏離和預(yù)算問題。有效的變動(dòng)管理流程中，所有變動(dòng)都被認(rèn)為是不必要的，除非能證明必須變動(dòng)。有效控制變動(dòng)的另一項(xiàng)要求是確保負(fù)責(zé)變動(dòng)流程的人員有權(quán)推行自己的決定。變動(dòng)評(píng)審者必須在項(xiàng)目中有足夠的參與度，以有效了解變動(dòng)可能產(chǎn)生的積極和消極影響。每個(gè)變動(dòng)都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風(fēng)險(xiǎn)。