有段時(shí)間沒有分享項(xiàng)目實(shí)戰(zhàn)案例了，剛好最近線下交流時(shí)，有位項(xiàng)目經(jīng)理提了一個(gè)值得探討的問題：“如何從高層領(lǐng)導(dǎo)處獲得有效支持”，大家紛紛開啟吐槽模式。那么本期內(nèi)容就圍繞這個(gè)話題進(jìn)行一些分享和探討，下面簡(jiǎn)述一下他負(fù)責(zé)的項(xiàng)目背景和所遇到的問題。
1.項(xiàng)目案例背景
這個(gè)項(xiàng)目是一個(gè)以軟件開發(fā)為主、集成為輔的綜合性項(xiàng)目，需要公司其他業(yè)務(wù)部門的配合。但找到相關(guān)部門的經(jīng)理時(shí)，他們總是以手頭工作很緊張，派不出人手為由不給予積極配合。所以項(xiàng)目目前無(wú)法推動(dòng)下去，眼看著要延期了。
顯然，項(xiàng)目當(dāng)下的問題，不是他這個(gè)層面可以解決的了，也有同事建議讓他找高層領(lǐng)導(dǎo)尋求幫助。首先他擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)不太懂具體的項(xiàng)目情況；其次他之前有跟領(lǐng)導(dǎo)提過(guò)項(xiàng)目遇到困難的事，但是領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，我請(qǐng)你來(lái)就是解決問題的。這兩點(diǎn)讓他不知道如何去找高層領(lǐng)導(dǎo)尋求幫助。
項(xiàng)目問題分析：
這個(gè)項(xiàng)目所遇到的是資源管理和跨部門協(xié)作兩方面的問題，由于項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力比較微弱，無(wú)法有效調(diào)動(dòng)其他部門配合，導(dǎo)致資源匱乏；所以還是得從高層那里下手、想辦法獲得支持。
2. 如何有效向上管理，獲得支持和幫助？
有效的向上管理，離不開跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，首先給大家分享一些溝通時(shí)常見的誤區(qū)，幫大家避避雷，同時(shí)看看如何進(jìn)行有效的向上管理，解決項(xiàng)目難題。
2.1向上溝通時(shí)的一些誤區(qū)
一些初級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理在跟領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)，很容易陷入這幾種誤區(qū)，趕緊來(lái)自查一下。
A. 報(bào)喜不報(bào)憂
發(fā)現(xiàn)問題，自己扛著，等到一發(fā)不可收拾了才向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，這時(shí)候?qū)?xiàng)目造成的影響就會(huì)特別大。進(jìn)行匯報(bào)時(shí)要將好消息和壞消息同時(shí)告知。
B. 有問題愛當(dāng)著領(lǐng)導(dǎo)抱怨
一遇到點(diǎn)小事情，沒事就在領(lǐng)導(dǎo)面前發(fā)發(fā)牢騷，這種解決不了問題，還容易讓人懷疑你的能力。
C. 將矛盾與問題上交，被動(dòng)等待領(lǐng)導(dǎo)解決
這種就屬于把問題都扔給領(lǐng)導(dǎo)就不管了，在提出問題的同時(shí)，一定要給出自己的建議和方案，讓領(lǐng)導(dǎo)做決策、分配資源。
D. 匯報(bào)時(shí)一兩句就帶過(guò)
這種就屬于擔(dān)心領(lǐng)導(dǎo)提出過(guò)多的意見和問題，趕緊匯報(bào)了事。
以上是管理過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理找管理層溝通時(shí)容易存在的誤區(qū)，下面看看如何才是正確的溝通方式。
2.2正確的溝通方式
遇到問題時(shí)，不要只拋出問題，要帶上解決方案，必要時(shí)有簡(jiǎn)明扼要的文字說(shuō)明與必要的背景材料作為支撐，講清楚方案需要領(lǐng)導(dǎo)需要哪些支持。溝通時(shí)，可以按照這個(gè)“結(jié)構(gòu)化表達(dá)”思路來(lái)：答案—背景—沖突。
答案：針對(duì)問題提出的解決建議。
背景：即目前這一項(xiàng)目處于什么狀態(tài)，遇到了什么問題。
沖突：即項(xiàng)目實(shí)際情況與計(jì)劃有沖突。
那么我根據(jù)上述項(xiàng)目案例的情況，舉個(gè)溝通的例子：
答案：根據(jù)項(xiàng)目目前的進(jìn)度狀態(tài)，需要您這邊幫忙協(xié)調(diào)下，讓各部門負(fù)責(zé)人指派一位成員配合。
背景：我已經(jīng)多次跟部門負(fù)責(zé)人溝通過(guò)，他們反饋沒有多余人手安排。
沖突：如果再不增派人手，那么項(xiàng)目可能面臨延期的風(fēng)險(xiǎn)。
但要想獲得有效的支持，不能等到問題發(fā)生了才去溝通、尋求幫助，而是在整個(gè)管理過(guò)程中有意識(shí)的引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)層關(guān)注以及重視你的項(xiàng)目。