*制作項(xiàng)目人員的聯(lián)絡(luò)數(shù)據(jù)，包含項(xiàng)目組織圖、項(xiàng)目成員名單、項(xiàng)目及相關(guān)人員通訊薄、項(xiàng)目及相關(guān)單位聯(lián)絡(luò)窗口等。
　*確定信息公布與通知的主要渠道‘
　*確定會(huì)議作業(yè)程序，包含臨時(shí)性協(xié)調(diào)會(huì)召開的程序以及決議事項(xiàng)的處理及跟催。
　*確定工作傳遞機(jī)制，包含審核作業(yè)的數(shù)據(jù)傳遞。


文件管理與案例
　
　“拜托那么趕快找一找好不好，總經(jīng)理已經(jīng)在發(fā)脾氣了。就是D客戶的服務(wù)計(jì)劃書與合約書啊！三個(gè)月前簽約的那一家，找到了趕快拿過來。”電話的另一邊周秘書匆忙掛掉電話，項(xiàng)琳手上拿著話筒愣了一下，剛剛的聲音仿佛還在腦海里盤旋，嘴里反復(fù)念著“服務(wù)計(jì)劃書？與合約書？”按了一下把電話切掉，“這該找誰要??！D客戶，先問業(yè)務(wù)部吧！”
　撥了通電話到業(yè)務(wù)部，找到負(fù)責(zé)D客戶的馮剛業(yè)務(wù)員，的到的答復(fù)是“服務(wù)計(jì)劃書怎么會(huì)問我呢！又不是我寫的，你找客服部吧，看當(dāng)初是誰寫的，或是找一下他們的檔案夾，可能會(huì)有”。項(xiàng)琳碰了個(gè)釘子正有點(diǎn)惱火，電話剛掛上還沒拿起就響了“對(duì)了，除了剛剛那些，總經(jīng)理還要客戶的需求數(shù)據(jù)，趕快拿過來，不然待會(huì)挨罵的可能是你哦！”。再次傳來周秘書急切的聲音，項(xiàng)琳滿肚子不高興，反駁著說“為什么都找我，我又沒參與客戶項(xiàng)目，何況我們從來沒有整理過客戶需求資料??！”。周秘書看情況不對(duì)，稍稍把語氣放軟“反正你們就什么都管吧！不然怎么會(huì)叫管理部呢！如果沒有客戶需求資料就找類似的，總經(jīng)理要看一下客戶所提的是否有超出當(dāng)初答應(yīng)客制的范圍，拜托拜托啦?！表?xiàng)琳也沒轍，只好打電話給客服部助理小容。
　“服務(wù)計(jì)劃書哦！哪一家，D客戶，好我?guī)湍悴橐幌卢F(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，待會(huì)打給你”聽到小容的答復(fù)，項(xiàng)琳想說趁這個(gè)時(shí)間問一下法務(wù)室“合約書哦，全部堆在一起，各式各樣都有......現(xiàn)在！我正忙，你要不要自己過來翻一下?！甭犃嗽f這樣說，項(xiàng)琳也無可奈何，只好上樓到法務(wù)室，在曾穎的指示下打開存放合約書的柜子，頓時(shí)倒抽可一口涼氣“這么多！四堆耶......起碼有五六百份，怎么找，有沒有編號(hào)？”“怎么找，慢慢找，我們還沒有時(shí)間整理，再說這么多，也不知該如何分類，只好讓它逐漸長(zhǎng)大?！表?xiàng)琳心想，也只有碰碰運(yùn)氣了，從最左邊的那一堆開始翻“希望不要像上次去圖書館找數(shù)據(jù)一樣，翻到最后一份才找到，那我就吐血給她看。上帝保佑”。
　還好這次上帝沒有拋棄項(xiàng)琳，剛翻到第二堆就看到了D客戶的名字“是這一份嗎？”項(xiàng)琳回頭問了曾穎一句“應(yīng)該是吧，我也只記得跟他們簽過一次約”。于是項(xiàng)琳手上拿著合約書，順路先到客服部找小容。小容正在檢查放項(xiàng)目資料的柜子，看到項(xiàng)琳走進(jìn)來“找不到，我?guī)湍銌栆幌吕钣?，他是?xiàng)目負(fù)責(zé)人，應(yīng)該知道哪里有，你等一下?！鞭D(zhuǎn)身走到座位上打電話。項(xiàng)琳趁這個(gè)空擋瞄了一下資料柜，不小心看到一個(gè)機(jī)械業(yè)的檔案夾，隨手拿出來翻了一下，內(nèi)心嘀咕著“流程圖、計(jì)劃書、窗提清冊(cè)、系統(tǒng)分析，這不是上次唐副理想要參考的數(shù)據(jù)??？原來這里有”。轉(zhuǎn)過頭來問了小容一句“是不是每一個(gè)檔案都有流程圖、窗提清冊(cè)、系統(tǒng)分析這些資料”。小容答道“不一定！要看項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，他們放了哪些資料，檔案夾內(nèi)就有哪些。??！要的計(jì)劃書有著落了，李勇那邊有，你去跟他拿”。“那客戶需求數(shù)據(jù)呢？幫我想一下，有沒有類似的數(shù)據(jù)？”項(xiàng)琳像是抓到救生圈一樣，緊黏著小容不放“客戶需求哦！客戶服務(wù)記錄表里應(yīng)該是有啦，不過都零零星星的，你整份拿去好了。”
?。玻胺昼姾螅?xiàng)琳找齊了所有數(shù)據(jù)，滿心歡喜的交給周秘書?；氐阶徊抛麓藘煽跉猓粗巴庥幸恢缓谏镍B飛過，電話鈴聲又想了，“你合約書拿錯(cuò)了，不是這一份，這一份是我們跟D客戶合辦教育訓(xùn)練的，總經(jīng)理要的是另一份項(xiàng)目導(dǎo)入的。還有，總經(jīng)理說客戶服務(wù)記錄表上的需求

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