今天不談項目經(jīng)理需要管理的繁多的事務,僅僅談談項目的開篇:交流一下項目開張必須觀注的幾個重點。
一、 確定項目目標
項目怎么可能沒有目標呢?仔細想一下吧,你的項目目標明確嗎?會不會有好幾個目標?是否大家都有一致的認同?
項目應該只有一個主要的目標,過多的目標會分散注意力。超過兩個的主要目標,將會使項目組在以后的工作中難以分清工作重點,并且在某些目標不能實現(xiàn)時產生失落感。
如果有些目標是大家認為可以在項目過程中順便產生的,那么就讓它自然產生好了,不要一開始把它定為項目的目標。有時公司可能需要在項目中建立規(guī)范或其他嘗試性的工作 ——最好把這些工作作為獨立的項目——如果一定要在項目中進行,那么請注意計劃出這部分工作需要的投入。將目標盡可能的細分為明細的任務(子目標),這與多個目標不同,每個任務都是圍繞一個中心服從統(tǒng)一的原則的,不會互相抵觸。
更重要的一點是,大家眼中的目標是否一致。在項目開始前一定要與公司領導和客戶(如果與客戶有關)就該問題達成絕對一致的看法,然后將這個信息傳達到所有相關的人員。如何描述不是主要問題,可以直接交流、提交專門的報告,當然最好在正式的計劃中作出闡述。
二、 明確職責權限
是否有崗位職責書、項目任命書?有,那最好,仔細研讀一下,明確管理的職責和權限。
有些事是你能做的,有些是你愿做的,這里要明確哪些是你負責做的——具體的事情可能需要其他人協(xié)助或者授權給別人,但是責任還是你的。
作為管理者一定要明確你有哪些權利,而且要清楚如何利用職權(可不是濫用職權),這樣才能清楚可以采取的策略。權利很大,可以更威嚴,但是要公證;權利很小,試試多一些的感情投資。
明確的文檔也好,直接的交流也好,總之最好在項目開始前確定該做和能做的事。
三、 熟悉工作流程
通常公司會有對項目管理的規(guī)范,如ISO9000或CMM或其他即定的規(guī)范,應該使自己的項目過程符合規(guī)定。
項目開始前就應該弄清楚你的一些習慣是否與公司規(guī)范有沖突。如果確實有些好的操作是規(guī)范以外的,可以在項目中將它們結合起來,或者提出來并修改規(guī)范,但不能作為違反規(guī)范的理由。
有時規(guī)范可以在許可的情況下進行裁減或調整,但前題也是你要先清楚規(guī)范是什么。你所理解的流程會在項目中得以貫徹,所以一開始就要讓它是合乎要求的。
一般規(guī)范中都規(guī)定了需要產生的文檔和其他提交項,建議在項目開始的時候就將各環(huán)節(jié)需要的文檔建立好(當然只有名字和目錄),這樣在需要用時就不用到處找,也不會遺漏。
四、 掌握技術要點
如果項目是在需求明確后才確定實現(xiàn)的技術,那么現(xiàn)在可以不考慮這個問題。不過大多數(shù)情況在項目開始時就已決定使用某種技術了。
通常項目經(jīng)理可以不需要非常嫻熟的技術能力,因為可以在項目組或公司層面配置技術專家,但是項目經(jīng)理還是應該對需要使用的技術有一定的理解——這樣可以理解其他專家或資深技術人員所描述的問題和解決方案,然后作出決策。
項目經(jīng)理可以根據(jù)實際情況制定一個自己的學習計劃,不需要公布,但是最好有一個明確的計劃,并按照計劃執(zhí)行,否則日后忙于各種事務時就會總覺得沒時間補課——這很正常,因為開始就沒有給這件事安排時間??偸怯每赡苁S嗟牧阈菚r間來做的事是很難有成效的,所以要對應該做的事有個計劃。
五、 了解人力狀況
人員其實也是一種可用資源,之所以與其他資源分開考慮,是覺得這是最重要的要素。一般項目中人員的使用是分階段的,但是需要什么樣的人應該是開始就確定的,除非使用什么技術還沒確定,那人員確定也必定是階段性的。
確定項目需要的人員技能,了解所有可用的人員信息,根據(jù)需求選擇合適的人員組建項目組——這是理想狀況,幾
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