段意圖:確定適合的承約方,并就項目合同條件達(dá)成一致。該階段結(jié)束的標(biāo)志是合同簽訂。
A.工程管理部參與合同談判,并負(fù)責(zé)合同談判過程中關(guān)于技術(shù)、工期和其他現(xiàn)場管理方面的談判與把關(guān)。再次審定合同文本中的技術(shù)、工期和其他現(xiàn)場管理方面的相應(yīng)條款。
B.合同管理部牽頭組織、主持合同談判,并負(fù)責(zé)談判過程中商務(wù)問題的談判與把關(guān)。負(fù)責(zé)合同范本的管理,合同文本的最后匯總、審定,包括協(xié)調(diào)合同條款之間的關(guān)系。
C.預(yù)算成本管理部參與合同談判,并負(fù)責(zé)合同談判過程中關(guān)于預(yù)算、結(jié)算、支付等方面的談判與把關(guān)。再次審定合同文本中工程量清單等預(yù)算管理相關(guān)的條款。
在該階段,由合同管理部組織其他兩個部門,根據(jù)招標(biāo)文件對投標(biāo)人進(jìn)行評選,并經(jīng)過澄清與談判,確定承約方,并簽訂合同。
(4)合同實施階段(執(zhí)行項目)(從合同生效——竣工驗收)
階段意圖:按照合同條件進(jìn)行項目管理,確保項目目標(biāo)的實現(xiàn)。該階段結(jié)束的標(biāo)志是項目竣工驗收。
A.工程管理部按照合同和相關(guān)管理辦法,對項目的質(zhì)量與進(jìn)度進(jìn)行管理,并根據(jù)進(jìn)度,對承約方提出的付款申請進(jìn)行初步審核,對承約方提出的合同變更提出初步審核意見。
B.合同管理部主持合同變更會審會議。參與審核合同款的支付。根據(jù)合同支付臺帳和合同變更管理臺帳,完成總體項目的合同管理季度報告。
C.預(yù)算成本管理部按照相關(guān)辦法和合同,對計量支付申請中完成工作的價格進(jìn)行審核,并進(jìn)行相關(guān)扣款處理。參與變更會審會議。審定合同變更金額。
在該階段合同管理過程中,除付款之外,主要是合同變更的會審。對照合同實施過程中的實際情況與合同條款,由合同管理部組織其他兩個部門進(jìn)行會審,必要時與承約方、監(jiān)理進(jìn)行協(xié)商、談判。合同變更的管理是合同實施過程中,成本控制的關(guān)鍵。工程管理部重點從承約方所提出的變更申請的工程現(xiàn)場情況與技術(shù)方面,提出會審意見。預(yù)算成本管理部對變更金額進(jìn)行審定,合同管理部從合同條款角度,同時考慮同類合同變更情況的處理,最終提出合同變更處理意見。
(5)合同收尾階段(結(jié)束項目)(從竣工驗收完畢——缺陷責(zé)任期滿)
階段意圖:總結(jié)合同管理的經(jīng)驗與教訓(xùn),檢查合同結(jié)束所需的各種檔案資料歸檔情況,確保合同管理的各項歷史資料齊備。
A.工程管理部項目經(jīng)理編寫各自的合同管理總結(jié)報告,協(xié)助合同部完成全面的合同管理總結(jié)報告和合同管理經(jīng)驗庫。參與合同管理專業(yè)培訓(xùn)。組織相關(guān)部門解決在質(zhì)保期內(nèi)出現(xiàn)的問題。參與工程結(jié)算工作。
B.合同管理部編寫合同管理總結(jié)報告,建立合同管理經(jīng)驗庫,編寫合同管理典型案例。組織合同管理專業(yè)培訓(xùn)。參與工程結(jié)算工作。參與質(zhì)保期內(nèi)問題的解決。
C.預(yù)算成本管理部各經(jīng)辦人編寫各自的合同管理總結(jié)報告,協(xié)助合同部完成全面的合同管理總結(jié)報告和合同管理經(jīng)驗庫。參與合同管理專業(yè)培訓(xùn)。參與質(zhì)保期內(nèi)問題的解決。牽頭組織、主持工程結(jié)算工作。 由于項目接近收尾,該階段的合同管理工作常常被忽視,從而導(dǎo)致合同管理過程中的寶貴經(jīng)驗與教訓(xùn)沒有被很好的總結(jié)。矩陣式組織模式下,提升合同管理專業(yè)管理水平的優(yōu)勢得到很好的發(fā)揮。認(rèn)真做好該階段的總結(jié)工作,合同管理工作才能不斷上臺階,整個建設(shè)管理單位的合同管理水平才能得到提高。
5 地鐵工程合同管理應(yīng)該得到業(yè)內(nèi)管理層的高度重視,應(yīng)該由業(yè)內(nèi)的專業(yè)人士與社會專業(yè)力量的合力推動
將項目管理理論在地鐵工程建設(shè)合同管理過程中應(yīng)用推廣,將為不同組織目標(biāo)、組織環(huán)境下進(jìn)行有效合同管理提供借鑒,將有助提高地鐵工程建設(shè)項目管理的水平,同時為其他重大工程建設(shè)項目管理提供參考。
目前,在中國地鐵工程建設(shè)行業(yè),建設(shè)管理單位之間通過協(xié)會的方式,就技術(shù)方面的溝通已經(jīng)建立了平臺。但合同管理方面仍未的到足夠的重視,各單位之間的交流缺乏。希望通過本文,能夠喚起地鐵工程管理層的重視,喚起專業(yè)人員與社會專業(yè)團(tuán)體對合同管理的關(guān)注,共同通過大型工程合同管理水平的提升,推動中國項目管理的發(fā)展。
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