采購是公司生產(chǎn)產(chǎn)品及維護正常運作而必須消耗的物品及必須配置的設施之購入活動的總稱， 是公司成本控制的重點。 無論是公司管理者還是財務部門， 對采購工作存在的風險都有著非常強的敏感， 這不僅因為采購是直接影響生產(chǎn)成本的主要因素， 而且有著很高的人為欺詐的可能。 在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營管理模式中， 公司管理當局越來越注重財務管理和財務運作的有效性， 那幺， 作為中小企業(yè)， 怎樣進行采購管理才能達到預期的效果呢？ 以筆者所在公司的經(jīng)歷表明， 以財務職能控制采購無論是在理論上還是在實務中都是直接可行而且行之有效的途徑。
筆者曾任職深圳某公司財務經(jīng)理。 上任后， 經(jīng)對公司的全盤財務運作及利潤分析， 筆者發(fā)現(xiàn)公司的成本管理松弛， 有降低成本的空間。 經(jīng)進一步分析得出， 導致公司成本松弛的原因， 很大一個方面為采購管理工作的薄弱和不到位， 綜合后主要存在以下幾方面問題： 1.沒有專門的職能部門對公司采購活動進行全盤控制。 2. 沒有有效的采購控制制度對公司采購工作進行規(guī)范和約束 3.沒有相應的事前控制措施， 即未經(jīng)批準即可辦理采購業(yè)務或采購業(yè)務發(fā)生后辦理補批手續(xù)。 4.采購單價與市場行情不盡相符， 正面評價有議價不力情形， 負面評價有人為欺詐可能。 5. 采購員持有大筆公司現(xiàn)金流轉， 且未進行清結（其中一人一次借支5萬元采購工程物資， 后來采取多種措施都未有有效的憑據(jù)平衡此帳）， 財務上隱藏著很大的風險。 6.采購員有跨月或跨數(shù)月的采購報帳（有的采購單據(jù)兩三個月后才報帳）， 月結供應商送貨單據(jù)有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等。 如何徹底解決以上問題呢？ 結合公司的實際情況， 筆者圍繞著控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營中必需的成本及防止和減少人為欺詐兩個方面 .將公司的采購管理作為成本控制的一個專項進行籌劃， 并形成了一套系統(tǒng)的運作流程進行貫徹執(zhí)行， 下面對此進行綜合簡述。
一。設立采購監(jiān)管部門。
針對沒有專門的職能部門對公司所有的采購活動進行控制， 作為綜合性的管理部門， 筆者認為， 財務部具有包括生產(chǎn)物料、工模材料、總務維護、設備維修、辦公用品、飯?zhí)没锸臣昂笄谟闷返仍趦?nèi)的所有采購活動的全面管理的涵蓋面， 因為公司任何活動都以資金作為介質， 所以， 以財務職能來控制公司的全盤采購是再合適不過了。 .作為采購管理工作的開始， 首先對財務部在采購管理中扮演的角色進行合適的定位。 在其位， 謀其職， 只有名正了， 才能言順， 才能有人信服和認可。 公司管理當局在公司組織架構上賦予財務部為公司之采購監(jiān)控部門的職能， 即財務部負責有關采購政策的制訂和采購實務的監(jiān)控工作。 管理當局明確授權： 財務部有權對公司任何采購事宜進行質疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參予，并對不合理或不利于公司利益之采購事項否決或終止（有必要時， 報請總經(jīng)理或管理委員會決定）。 財務部設專職（本文中取名采購管理會計）分管采購控制工作， 此職位亦可由相應崗位兼任，并直接向財務經(jīng)理負責。 財務部之采購監(jiān)控工作直接向總經(jīng)理負責。
二。建立和實施制度化的采購管理程序。
建立和實施制度化的采購管理程序， 這是采購管理工作有效進行的根本保證。 有法必依， 違法必究， 這是制度能切實貫徹執(zhí)行的保證。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。 采購管理程序主要包括以下方面： ① 規(guī)定采購條件。 明確采購人員對供應商的選擇、采購物品的質量、需求的滿足保證等負完全責任， 并明確采購主管人對下屬的工作過程和結果的監(jiān)控負責、采購物品必須是必需的不可或缺的， 而且經(jīng)查對無庫存或庫存不足以滿足需要者。 采購物品必須適量， 不得超標積壓或不可用或根本不需用、采購物品的單價須為掌握內(nèi)的合適單價， 而且力求是最低的單價。 執(zhí)行價格不得高于公司核定價格或掌握的現(xiàn)行市場價