材料的質(zhì)量， 公司采購員應(yīng)作好材料采購市場的有關(guān)價格信息的收集和整理， 及時地了解市場行情和動態(tài)， 并與已在采用的采購價格進行比較和分析， 同時進行相應(yīng)的調(diào)整和更新。 調(diào)整和更新后的價格檔案應(yīng)同時分發(fā)采購管理會計確認并留存。 如有必要， 采購管理會計可直接通過各種渠道收集采購價格信息， 同時知會采購員， 由采購員進一步確認后進行歸檔并執(zhí)行。
2.建立健全的供應(yīng)商檔案。 為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況， 并對供應(yīng)商進行相應(yīng)的資質(zhì)考評， 應(yīng)對所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案。 所謂重要性供應(yīng)商， 即在貨品質(zhì)量、價格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達到公司接受標準，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商。 當一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進行持常性往來， 且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標準后， 應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進行檔案管理。 供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購部及財務(wù)部聯(lián)合進行。 供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號、詳細地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評級、銀行帳號等， 并定期或不定期更新， 由專人負責管理， 同時由財務(wù)部留存副本。 原則上公司采購只選擇重要供應(yīng)商進行。 如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問題， 公司可考慮對其酌情處理， 嚴重者終止其業(yè)務(wù)往來，并保留追究法律責任的權(quán)利。
3.對采購員進行考核、激勵和約束， 這是防范采購中人為欺詐的有效方法。 采購員是采購的實際實施者， 在采購過程中起著至為重要的作用， 經(jīng)歷表明， 采購員以與供應(yīng)商串通抬價、采購的實物與約定不符、采購?fù)任锪峡梢缘蛢r但不選擇低價采購等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣， 這是采購中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐， 而這則在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守，因此， 一要注重考核采購員的職業(yè)素養(yǎng)， 以公司制度約束其行為操守， 能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生。二是注重考核采購員的專業(yè)能力， 一個合格的采購員既要熟悉公司的生產(chǎn)運作和物料存儲， 又要了解物料的本身屬性、市場行情等， 這樣才能防止上當受騙或避免采購回不適用或根本不可用的材料， 使公司不會蒙受不必要的損失。 公司對采購員的考核應(yīng)定期舉行， 一般可采用半年考核制，考核由人事部及采購部聯(lián)合進行， 財務(wù)部同時參予。 對考核結(jié)果優(yōu)良， 完成或降低公司采購成本任務(wù)的采購員按公司規(guī)定或適度的標準進行精神和物質(zhì)獎勵， 以提高采購員的積極性， 事實表明，只有合適的利益得取才是良好貢獻和抑制貪污的主因。 而對于考核結(jié)果不合格， 不能完成規(guī)定任務(wù)， 或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購員， 應(yīng)按公司規(guī)定或適度的標準視不同情節(jié)懲罰， 如有必要， 應(yīng)毫不猶豫地辭退， 并保留追究法律責任的權(quán)利。 考核和獎懲結(jié)果歸入個人檔案。 在對采購人員進行考核和激勵的同時，應(yīng)對采購員進行操守約束。 沒有約束的權(quán)力最易產(chǎn)生貪污和腐敗， 這是屢已驗證的經(jīng)驗教訓(xùn)。 為保證公司的合法利益不受侵害， 也保護供應(yīng)商的合法利益不受侵害， 在對采購員進行制度約束的同時， 應(yīng)對其進行道德約束， 以降低人為欺詐動機。 公司可建立員工操守守則使員工按守則條款進行操守承諾， 總經(jīng)理應(yīng)向供應(yīng)商頒發(fā)《操守承諾書》， 以公司制度和法律責任明確禁止采購人員向供應(yīng)商收受和索取任何形式的不正當利益， 同時禁止供應(yīng)商向采購員以任何形式送贈有損公司利益的不正當利益。
4.選擇合理的采購方式。 根據(jù)不同資質(zhì)不同類型的材料，選擇合適的采購方式， 這是降低采購價格的良好途徑。 ① 公開競爭招標。 對于大宗材料采購， 實行公開競爭招標的方式， 往往能通過供應(yīng)商的相互比價， 達到采購成本最低質(zhì)量最好的目摹?采購員應(yīng)聯(lián)系三家或三家以上的供