應(yīng)商， 并遞交供應(yīng)商報價、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購定價由市場供求關(guān)系確定， 采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價與批量折扣相結(jié)合的價格政策。 ② 合同采購。 對于持常性的材料采購， 可選擇信譽佳配合能力好的供應(yīng)商， 與之訂立長期合同。 與誠實、信譽佳的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價格等方面的關(guān)照。 供應(yīng)商為了維護自己的商業(yè)信譽和利益， 建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會摻假， 并能保持良好的合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié)。 ③ 最低價格采購。為了以最低的價格取得最優(yōu)質(zhì)的材料， 在價格確定前， 采購員必須先調(diào)查市場行情。 所有采購， 應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商報價， 并與供應(yīng)商價格檔案進行比較核實， 而且經(jīng)財務(wù)部認可。 公司得到各供應(yīng)商對各種材料的報價后， 不一定完全選擇最低價格， 因為并不是最低的價格就是最可取的， 應(yīng)考慮價格對應(yīng)的質(zhì)量， 并同時考慮與供應(yīng)商的長遠合作關(guān)系和其它材料的總體價格等因素， 選擇多數(shù)材料價格最低的供應(yīng)商， 并與之協(xié)商， 使總體材料的采購價格達到最低最優(yōu)水平。
四。對采購工作進行嚴格的日?？刂?。
1.事前批準， 并嚴格按采購審批權(quán)限執(zhí)行。 所有采購， 必須事前獲得批準。 未經(jīng)計劃并報審核和批準， 不得采購。 采購員應(yīng)根據(jù)需求計劃選擇供應(yīng)商和報價。 報價單必須經(jīng)采購管理會計審核簽名并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理認可后送總經(jīng)理審批， 審批后的報價單作為依據(jù)由采購員填制正式采購訂單， 同時分發(fā)采購管理會計留存?zhèn)洳椤?采購訂單經(jīng)采購管理會計審核無誤并簽字后由財務(wù)經(jīng)理簽字認可， 然后送總經(jīng)理批準。 總經(jīng)理批準后的采購訂單才為執(zhí)行采購的有效憑據(jù)， 由財務(wù)部分發(fā)至采購部門及需求部門和倉存部門。 所有采購的審批， 必須按權(quán)限和明確分工進行。
2.規(guī)定各種采購及時結(jié)算。 ① 釷對采購員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn)且未進行清結(jié)的情況， 規(guī)定所有采購員經(jīng)手的現(xiàn)金采購， 必須于采購發(fā)票日起5日內(nèi)到財務(wù)部報帳結(jié)算并進行款項清結(jié)， 報帳程序按財務(wù)部[報帳規(guī)定]辦理。 禁止采購員自行墊支和預(yù)付訂金， 用款時可憑已獲批準的采購訂單向財務(wù)部辦理借支， 借支經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后送總經(jīng)理批準。 ② 釷對月結(jié)供應(yīng)商貨款有跨月或遺漏入帳情況， 規(guī)定月結(jié)供應(yīng)商的送貨單經(jīng)驗收入庫后， 由采購員分類整理并于翌日10時前送采購管理會計。 月結(jié)供應(yīng)商帳單由采購管理會計整理并進行會計處理， 月末統(tǒng)一編制[應(yīng)付帳款明細表]， 并送財務(wù)經(jīng)理審核認可。 為清晰債權(quán)債務(wù)， 不使支付貨款時雙方有異議， 每月中旬和下旬， 采購管理會計對每個供應(yīng)商上個月貨款分別編制[供應(yīng)商貨款確認表]， 經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核后， 作為結(jié)付貨款的憑據(jù)傳達至供應(yīng)商， 如有不符及時解決， 避免日后糾紛。
3.召開采購管理會議。 針對采購工作中存在的問題、有關(guān)采購管理的政策修改或更新、重大的采購事項等，財務(wù)部定期或不定期主持召開采購管理會議， 采購管理會議可以固定在每個月月末舉行， 也可以根據(jù)需要臨時性地召開， 一般由財務(wù)經(jīng)理主持， 各采購部門參加， 有必要時請總經(jīng)理及相關(guān)主管人員參加。 各部門可以在會議上提出在采購工作中遇到的自己無法解決或決定的問題， 大家通過相互協(xié)調(diào)相互理解， 在達成公司利益目標的軌道上研究出可行的解決方案。 會議上通過的事項或決定各部門必須切實執(zhí)行， 不得形式化和兩面化， 對不切實執(zhí)行的部門， 在責令改正的同時， 不排除以行政手段追究相應(yīng)人員責任。 作為工作執(zhí)行和糾正措施的追溯依據(jù)， 采購管理會議必須有會議記錄存檔并以文件形式下發(fā)各相關(guān)部門。
經(jīng)過兩個月的籌劃、研究、形成文件，財務(wù)部于同年8月正式下發(fā)[采購管理辦法]， 作為公司采購管理工作的準繩和采購工作的執(zhí)行標準， 財務(wù)部同時作為公司所有采購活動的監(jiān)控部門正式進入采購管理角色。 經(jīng)過兩年多的運行， 公司的采購工作
在公司制度的控制和引導(dǎo)下逐漸走入了規(guī)范化的正軌， 采購工作基本上按筆者的設(shè)想和思路進行， 且基本上解決了筆者剛上任時公司采購工作中存在的那些問題。 通過有關(guān)財務(wù)指標反應(yīng)， 公司的成本水平比兩年前有了明顯的下降。 通過對采購管理工作的進一步思考和探索， 筆者認為， 采購管理是一項圍繞降低成本和風險而進行的管理工作， 是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)之一， 具有長期性、持續(xù)性、系統(tǒng)性和過程性， 不可操之過急， 也不可能一步到位， 只有持之以恒毫不松懈地進行， 才能取得應(yīng)有的績效。 在財務(wù)監(jiān)控的模式下， 一步步培養(yǎng)各采購部門自我約束和自我管理的工作意識和工作風格， 是達到公司管理最佳效果的目標之一， 也是財務(wù)管理希望達到的理想目標之一， 而要達到這個層面， 良好的公司文化、健全而嚴密的管理制度和高層管理的全力支持是不可或缺的保證。