方就項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、系統(tǒng)所需功能、性能方面的要求展開(kāi)討論。這種會(huì)議召開(kāi)多次，每次對(duì)需求進(jìn)一步細(xì)化，對(duì)某些不明確或認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一的地方逐一確認(rèn)，直到雙方對(duì)需求達(dá)成共識(shí)。除了正式的會(huì)議外，我們還經(jīng)常采用非正式溝通的方式，與客戶拉近距離，在輕松和隨意的談話中獲得更多的隱性需求信息。 為了及時(shí)了解項(xiàng)目的真實(shí)情況，包括項(xiàng)目的當(dāng)前時(shí)刻，時(shí)間、成本、資源消耗，還需多少時(shí)間、成本、資源，項(xiàng)目中遇到得問(wèn)題等信息，與項(xiàng)目開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)成員的溝通是必不可少的。本項(xiàng)目的重點(diǎn)是系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)，所以我與系統(tǒng)機(jī)構(gòu)師的溝通非常頻繁。本項(xiàng)目的架構(gòu)師是一名軟件工程的研究生，有多年BOSS系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，技術(shù)水平比較高。但有時(shí)表現(xiàn)比較自負(fù)，不易聽(tīng)取別人的意見(jiàn)，說(shuō)話的語(yǔ)氣、神態(tài)也讓人難以接受。我作為項(xiàng)目經(jīng)理，一方面抱著學(xué)習(xí)的態(tài)度，虛心聽(tīng)取他對(duì)系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)上的見(jiàn)解，另一方面在探討技術(shù)問(wèn)題同時(shí)，指出團(tuán)隊(duì)合作的重要性，努力協(xié)調(diào)他與開(kāi)發(fā)小組其他成員的關(guān)系。在不斷的磨合中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的凝聚力有所加強(qiáng)，逐漸形成了一個(gè)有戰(zhàn)斗力的集體。
會(huì)議是項(xiàng)目溝通的一種重要形式。如何組織高效的會(huì)議也是項(xiàng)目經(jīng)理需要考慮的問(wèn)題。在本項(xiàng)目中，我們的做法是：事先在溝通計(jì)劃中制定例會(huì)制度；明確會(huì)議的目的和希望解決的問(wèn)題；會(huì)議前將會(huì)議資料發(fā)到參會(huì)人員；由專人記錄會(huì)議紀(jì)要；會(huì)議最后要有結(jié)論。按照這種方法，節(jié)約了時(shí)間和會(huì)議成本，有效解決了項(xiàng)目中遇到的問(wèn)題，保證項(xiàng)目正常實(shí)施。
3． 實(shí)施進(jìn)展情況報(bào)告
BOSS系統(tǒng)的實(shí)施直接關(guān)系到某公司業(yè)務(wù)的開(kāi)展，開(kāi)發(fā)方和客戶方的高層很關(guān)心項(xiàng)目的狀態(tài)和進(jìn)展問(wèn)題：時(shí)間是否會(huì)延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，就應(yīng)該及時(shí)給相關(guān)人員反饋這些信息，特別是將會(huì)有延期、將添加項(xiàng)目成本、質(zhì)量將會(huì)有問(wèn)題的苗頭等，必須提早匯報(bào)，以及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。
在本項(xiàng)目中我們采用定期匯報(bào)、階段評(píng)審和重大問(wèn)題報(bào)告評(píng)估三種形式報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展情況。定期報(bào)告就是在某一特定時(shí)間內(nèi)將完成的工作量向干系人匯報(bào)，報(bào)告的時(shí)間和頻度在溝通計(jì)劃中制定，報(bào)告的主要內(nèi)容包括：項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前問(wèn)題、解決辦法、下階段計(jì)劃等。在項(xiàng)目進(jìn)行到重要階段或里程碑式的項(xiàng)目發(fā)展階段，就要進(jìn)行階段評(píng)審。如需求評(píng)審、概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)評(píng)審、代碼復(fù)審、測(cè)試計(jì)劃評(píng)審等。在出現(xiàn)重大問(wèn)題時(shí)，進(jìn)行緊急報(bào)告評(píng)估，內(nèi)容包括：當(dāng)前發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、相關(guān)影響、如何解決（所需資源）、問(wèn)題緊迫性（必須什么時(shí)間內(nèi)得到反饋）等。
項(xiàng)目干系人對(duì)及時(shí)取得項(xiàng)目情況表示滿意，并對(duì)得到的信息及時(shí)反饋，共同解決項(xiàng)目執(zhí)行中的問(wèn)題。
結(jié)束語(yǔ)
主動(dòng)溝通、良好的溝通技巧有助于項(xiàng)目經(jīng)理控制項(xiàng)目進(jìn)度和成本，保證項(xiàng)目成功。正是由于在BOSS項(xiàng)目的建設(shè)中良好的溝通和沖突管理，才保證了項(xiàng)目如期完成。目前系統(tǒng)運(yùn)行正常，受到了客戶和本公司領(lǐng)導(dǎo)的一致好評(píng)，對(duì)項(xiàng)目給予了較高的評(píng)價(jià)。某公司高層也對(duì)在本項(xiàng)目中BOSS產(chǎn)品功能和所起得作用給予肯定。
當(dāng)然，每個(gè)項(xiàng)目都具有自身的特點(diǎn)，溝通方法、溝通形式都可能不同。但是無(wú)論怎樣，作為項(xiàng)目經(jīng)理，必須保證項(xiàng)目在一個(gè)規(guī)則、和諧、合作、理解、溝通的環(huán)境下進(jìn)行，因此，如何更好地把握項(xiàng)目溝通的原則，改善溝通技巧并靈活運(yùn)用到實(shí)際項(xiàng)目中去，還有待于我們?nèi)パ芯俊⑻剿?、?shí)踐和總結(jié)。