關(guān)鍵。
曾經(jīng)碰到一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，檢查團(tuán)隊(duì)成員的工作時(shí)松時(shí)緊，工期快到了和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進(jìn)度比想象慢得多，以后的工作自然很被動(dòng)。盡早溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項(xiàng)目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項(xiàng)目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。
溝通是人與人之間交流的方式。主動(dòng)溝通說到底是對(duì)溝通的一種態(tài)度。在項(xiàng)目中，我們極力提倡主動(dòng)溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時(shí)候。當(dāng)溝通是項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)用戶或上級(jí)、團(tuán)隊(duì)成員面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)，主動(dòng)溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你對(duì)項(xiàng)目的重視和參與，會(huì)使溝通的另一方滿意度大大提高，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目非常有利。
溝通必須是雙向的，必須保證信息被接收者接到。所有的溝通方式，必須有反饋機(jī)制。例如：使用Mail進(jìn)行溝通，必須要求接收者簡(jiǎn)單回復(fù)“已收到”以進(jìn)行回應(yīng)。信息收到后還必須保證理解是正確的。很多信息是傳達(dá)到了，但卻被錯(cuò)誤理解了，產(chǎn)生了大量扯皮的問題。項(xiàng)目經(jīng)理在溝通管理中對(duì)較重要的通知、變更等信息要求通過Mail進(jìn)行二次表述。這種表述是在接收方確認(rèn)自己理解了的同時(shí)再去細(xì)化或轉(zhuǎn)敘，而不是復(fù)述。說得直白些，就是要求信息接收方說明具體明白了哪些，打算如何去做，并用Mail把相關(guān)的想法或欲采取的措施傳給發(fā)送者，讓發(fā)送者進(jìn)行確認(rèn)。
4、部門橫向溝通可以節(jié)約成本
合理的組織機(jī)構(gòu)有利于信息溝通，也可以促使項(xiàng)目的良好進(jìn)行。如果項(xiàng)目涉及的相關(guān)職能部門太多，之間又缺乏溝通、協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌，那么就必定影響項(xiàng)目實(shí)施的整體過程，拖延項(xiàng)目的進(jìn)度。所以增加職能部門間的溝通管理是必要的。
如果組織機(jī)構(gòu)臃腫，機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理，各部門之間職責(zé)不清，分工不明，形成多頭領(lǐng)導(dǎo)，或因人設(shè)事，人浮于事，就會(huì)給溝通雙方造成一定的心理壓力，影響溝通的進(jìn)行。部門間的溝通不順暢，將增加了項(xiàng)目的實(shí)施成本。
部門之間協(xié)調(diào)的高昂成本，不僅存在于大規(guī)模組織內(nèi)，同樣也困擾著成長(zhǎng)中的中小型公司。首先，職能部門未能將各自的目標(biāo)有效地整合在組織目標(biāo)之下—盡管制定的目標(biāo)都很明確細(xì)致；其次，組織內(nèi)部資源的緊缺與競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的壓力，導(dǎo)致各部門之間溝通的代價(jià)日益增加。在公司里，員工和中級(jí)主管花在內(nèi)部溝通的時(shí)間大約占其工作時(shí)間的40%～50%，而對(duì)于高層主管，這個(gè)比率會(huì)更高。
橫向溝通渠道指的是在組織系統(tǒng)中層次相當(dāng)?shù)膫€(gè)人及團(tuán)體之間所進(jìn)行的信息傳遞和交流。在整個(gè)公司范圍內(nèi)，橫向溝通又可具體的劃分為三種類型。一是公司決策階層與職能部門之間的信息溝通；二是高層管理人員之間的信息溝通；三是職能部門之間的信息溝通與中層管理人員之間的信息溝通。橫向溝通也可以采取正式溝通的形式，也可以采取非正式溝通的形式。通常是以后一種方式居多，尤其是在正式的或事先擬定的信息溝通計(jì)劃難以實(shí)現(xiàn)時(shí)，非正式溝通往往是一種極為有效的補(bǔ)救方式。 橫向溝通具有很多優(yōu)點(diǎn)：第一，它可以使辦事程序、手續(xù)簡(jiǎn)化，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。第二，它可以使企業(yè)各個(gè)部門之間相互了解，有助于培養(yǎng)整體觀念和合作精神，克服本位主義傾向。
5、總結(jié)
對(duì)于項(xiàng)目來說，溝通是保證組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項(xiàng)目的順利實(shí)施的潤(rùn)滑劑。結(jié)合項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理在溝通管理計(jì)劃中應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際明確雙方認(rèn)可的溝通渠道，比如與用戶之間通過正式的報(bào)告溝通，與項(xiàng)目成員之間通過電子郵件溝通，與其他職能部門之間通過有效的表格溝通；建立溝通反饋機(jī)制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項(xiàng)目溝通情況，不斷加以調(diào)整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個(gè)難題。
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