消耗預算定單也將陸續(xù)發(fā)生各種成本。所有這些統(tǒng)稱為“已分配資金”。當然我們可以使用“資金使用概覽”等報表控制預算的使用，但是這種控制是被動的，也就是說，你必須自己去看這個報表才能知道預算使用情況，才能實施某種控制手段，比如凍結成本的發(fā)生，或通知相關人員。ERP項目管理系統(tǒng)還提供了主動的“可用性控制”。在執(zhí)行成本相關的操作時，系統(tǒng)將自動計算已分配資金并和預算比較。如果超過了某個容忍水平（比如“90%預算已分配”，或“預算超過5%”等等），將觸發(fā)各種系統(tǒng)反映（比如，警告，警告并發(fā)送電子郵件或錯誤信息）。我們可以在后臺靈活地定義各種容忍水平和系統(tǒng)的反映方式。系統(tǒng)在計算已分配資金時會自動尋找相關的WBS元素，并自動匯總它下層的所有成本對象的已分配資金。
對于預算控制，系統(tǒng)還提供了各種工具：原始預算編制，預算更新，預算釋放和預算結轉。預算更新包括了預算增加，預算返還和預算劃撥。預算釋放功能使得我們可以分階段部分地釋放預算，以避免預算過早的耗盡。預算的結轉是指可以將本年未使用完的項目預算結轉到下一會計年度。
此外，如果我們使用ERP的投資管理模塊。那么投資項目作為企業(yè)投資計劃的實現工具，將被納入整個企業(yè)投資計劃的成本計劃和預算控制架構中。
承諾和實際成本
和其他管理會計模塊類似，項目實際成本流的來源是ERP系統(tǒng)的各種業(yè)務模塊。除了實際成本流以外，承諾（指采購申請和采購定單這些將來的成本流）也是項目需要控制的。這些業(yè)務模塊包括：<1>采購：采購申請，采購定單，收貨和服務確認。<2>庫存管理：物料領用。<3>財務會計：總帳過帳。<4>管理會計：間接費用法，流程成本（ABC成本法），利息計算，結算（定單），分配，分攤，作業(yè)分配。<5>項目系統(tǒng)管理：確認（Confirmation）。
確認（Confirmation）記錄了活動或活動元素的進展情況（主要包括實際時間和預計剩余時間），從而使我們可以作出關于項目將來發(fā)展的預測。確認的動作在系統(tǒng)中會實現多項功能，其中包括實際成本過帳。我們可以用很多方式來完成確認：<1>單獨確認，對個別網絡，活動，活動元素或產能的確認。<2>匯總確認。<3>從信息系統(tǒng)出發(fā)，生成要求確認的工作流，發(fā)送給相關用戶進行確認。<4>使用跨模塊的時間表（Time Sheet）。時間表是ERP系統(tǒng)中記錄個人工作時間及工作對象的工具。說它是跨模塊的，是因為時間表的數據可以被很多模塊使用，比如人力資源，項目系統(tǒng)，設備維護，管理會計，服務管理等等。<5>使用Internet完成單獨確認，匯總確認或填寫時間表。<6>通過系統(tǒng)接口，從PDA設備，或其他外部系統(tǒng)輸入數據。
項目中的物料
在項目結構這一節(jié)中，我們介紹了物料構件可以分配給網絡中的活動。這種分配的含義是指這些部件或原材料是在項目的這個階段所必須的，因此需要被保留或預定。根據項目以及物料的特征，這些物料將通過觸發(fā)MRP或者采購來獲得。從圖三我們看到項目系統(tǒng)這個模塊從項目的角度集成了銷售，采購和生產等模塊。而項目中的物料是這種集成的一種重要形式。
項目中的物料是項目管理中一個復雜的組成部分。比如有些物料是直接采購的，有些物料有BOM和工藝路線，是企業(yè)內部制造的（如圖三中分別指向采購和生產的箭頭）。再比如有些物料是納入庫存管理的，有些則完全不納入庫存管理體系。再比如有些庫存是項目專用的，而有些是企業(yè)統(tǒng)籌計劃的。再比如有些庫存是有價值的，而有些是不含價值的（或者說